Zo organiseer je een lichtspektakel

Begin met het programma en de locatie, en werk daarna pas de techniek en aankleding uit. Controleer vroeg welke vergunningen, stroompunten en veiligheidsmaatregelen nodig zijn. Een lichtspektakel loopt vaak vertraging op door kabels, onvoldoende laadcapaciteit of een te late technische test. Plan daarom een vaste opbouwvolgorde, verzamel aanmeldingen en dieetwensen op tijd en houd op de dag zelf ruimte voor een volledige inspectie van terrein en apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Stroompunten controleren
2 personen
5
Lichtplan uitwerken
2 personen
6
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering bestellen
11
Lichtapparatuur reserveren
12
Tafels en stoelen reserveren
13
Technische test plannen
2 personen
14
Route en parkeerinformatie maken
15
Bewegwijzering printen
16
Programma en plattegrond printen
17
Voorraad controleren
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Lichtapparatuur ophalen
2 personen
21
Catering gekoeld opslaan
2 personen
22
Apparatuur opladen
2 personen
23
Locatie inspecteren
2 personen
24
Stroomvoorziening testen
2 personen
25
Terrein schoonmaken
3 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Cateringtafel opbouwen
2 personen
28
Lichtinstallaties opstellen
4 personen
29
Kabels veilig afdekken
3 personen
30
Lichtdecoratie ophangen
3 personen
31
Entree en route markeren
2 personen
32
Veiligheidszones afzetten
3 personen
33
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Techniek programmeren
3 personen
37
Lichtshow technisch testen
3 personen
38
Briefing publieksbegeleiders
4 personen

Event

39
Entree openen
3 personen
40
Bezoekers ontvangen
4 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Lichtinstallaties controleren
2 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Publieksroute begeleiden
4 personen
47
Lichtshow aankondigen
48
Lichtshow bedienen
3 personen
49
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Laatste lichtshow aankondigen
52
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

53
Lichtapparatuur uitschakelen
3 personen
54
Catering opruimen
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
56
Decoratie afhalen
3 personen
57
Kabels en afzettingen verwijderen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
2 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Apparatuur controleren
2 personen
62
Lichtapparatuur retourneren
2 personen
63
Meubilair retourneren
2 personen
64
Verloren voorwerpen verzamelen
65
Afval afvoeren
2 personen
66
Borg en materialen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 8

Verlichting

LED-spotsaantal 12
LED-lichtslingersaantal 10
LED-lantaarnsaantal 20
Lichtstatievenaantal 8
Lichtcontroller
Reserve-ledlampenaantal 10

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelbruggenaantal 10
Batterijladersaantal 4
Megafoon
Portofoonsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Lichtgevende doekenaantal 8
Decoratieve sterrenaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 20

Veiligheid

Afzethekkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
EHBO-koffer
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Opscheptangenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de lichtzones eerst vast. Noteer per zone welke LED-spots, lichtslingers of lantaarns nodig zijn en waar de lichtstatieven komen te staan.
Controleer de stroomvoorziening niet alleen op aanwezigheid, maar ook op bereik en veiligheid. Test stekkerdozen, verlengkabels en kabelhaspels tijdens de technische proef en werk kabels waar nodig weg met kabelbruggen.
Plan de technische test uiterlijk één dag vóór het evenement. Laad apparatuur en reservebatterijen volledig op, test de lichtcontroller en leg reserve-ledlampen klaar voordat bezoekers arriveren.
Regel bewegwijzering en publieksinformatie vóór de opbouw. Print route, parkeerinformatie, programma en plattegrond, en zet pijlborden en programmastandaards op logische kruispunten.
Bewaar catering gekoeld en controleer de voorraad voordat je boodschappen doet. Zet tafels, stoelen en buffettafels eerst op hun plek, zodat lichtslingers, lichtgevende doeken en afzethekken daarna niet opnieuw verplaatst hoeven te worden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lichtspektakel organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Controleer in diezelfde eerste week vergunningen, stroompunten en de beschikbaarheid van lichtapparatuur.
Wanneer moet je het lichtplan voor een lichtspektakel maken?: Maak het lichtplan uiterlijk 4 weken vooraf, nadat de locatie en looproute zijn vastgelegd. Plan de technische test minimaal 1 dag voor het evenement en houd op de dag zelf tijd vrij voor een laatste stroomtest.
Hoeveel stroompunten heb je nodig voor een lichtspektakel?: Dat hangt af van het aantal lichtzones en het vermogen van de apparatuur, maar reken per zone minstens één duidelijk bereikbaar stroompunt plus een reserveaansluiting. Controleer dit tijdens de locatie-inspectie en gebruik kabelbruggen op looproutes.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een lichtspektakel?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en vraag aanmeldingen, dieetwensen en eventuele parkeerbehoeften uiterlijk 7 dagen voor het evenement op. Zo kun je catering, zitplaatsen en route-informatie tijdig aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.