Cómo organizar un espectáculo de luces paso a paso
Un espectáculo de luces se organiza en dos líneas paralelas: la experiencia del público y la parte técnica. Empieza fijando la fecha, el programa y el lugar; después comprueba permisos, electricidad y seguridad antes de contratar equipos o enviar invitaciones. La prueba técnica no debe quedar para el mismo día: reserva tiempo para revisar focos, guirnaldas, controlador, cables y recorridos. También tendrás que coordinar aparcamiento, señalización, catering, mobiliario y limpieza.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 5
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
- 6
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Pedir el catering
- 11
Reservar el equipo de iluminación
- 12
Reservar mesas y sillas
- 13
Planificar una prueba técnica
2 personas
- 14
Crear información sobre la ruta y el aparcamiento
- 15
Imprimir señalización
- 16
Imprimir el programa y el plano
- 17
Comprobar el inventario
2 personas
- 18
Comprobar la lista de la compra
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Recoger el equipo de iluminación
2 personas
- 21
Guardar el catering en frío
2 personas
- 22
Cargar el equipo
2 personas
- 23
Inspeccionar el lugar
2 personas
- 24
Probar el suministro eléctrico
2 personas
- 25
Limpiar el recinto
3 personas
- 26
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 27
Montar la mesa de catering
2 personas
- 28
Montar las instalaciones de luz
4 personas
- 29
Cubrir los cables de forma segura
3 personas
- 30
Colgar la decoración luminosa
3 personas
- 31
Señalizar la entrada y la ruta
2 personas
- 32
Delimitar las zonas de seguridad
3 personas
- 33
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
- 34
Enfriar las bebidas
2 personas
- 35
Preparar aperitivos
3 personas
- 36
Programar la técnica
3 personas
- 37
Prueba técnica del espectáculo de luces
3 personas
- 38
Briefing para los guías de público
4 personas
Evento
- 39
Abrir la entrada
3 personas
- 40
Recibir a los visitantes
4 personas
- 41
Repartir el programa
2 personas
- 42
Comprobar las instalaciones de iluminación
2 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Guiar la ruta del público
4 personas
- 47
Anunciar el espectáculo de luces
- 48
Operar el espectáculo de luces
3 personas
- 49
Realizar rondas de seguridad
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Anunciar el último espectáculo de luces
- 52
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas
Seguimiento
- 53
Apagar la iluminación
3 personas
- 54
Recoger el catering
3 personas
- 55
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Retirar los cables y las barreras
3 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
2 personas
- 60
Limpiar el lugar
4 personas
- 61
Comprobar el equipo
2 personas
- 62
Devolver el equipo de iluminación
2 personas
- 63
Devolver el mobiliario
2 personas
- 64
Recoger objetos perdidos
- 65
Retirar los residuos
2 personas
- 66
Gestionar la fianza y los materiales
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas de buffetcant. 3
- Carpas de fiestacant. 2
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Jarras para servircant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Guirnaldas de luces LEDcant. 10
- Faroles LEDcant. 20
- Trípodes de iluminacióncant. 8
- Controlador de luces
- Lámparas LED de repuestocant. 10
Equipo
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Puentes de cablecant. 10
- Cargadores de bateríascant. 4
- Megáfono
- Walkie-talkiescant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Decoración
- Telas luminosascant. 8
- Estrellas decorativascant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Atriles para programascant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 20
Seguridad
- Vallas de separacióncant. 12
- Chalecos reflectantescant. 8
- Botiquín de primeros auxilios
- Extintorescant. 2
- Linternascant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas para servircant. 6
- Bandejas de serviciocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Haz una inspección del lugar antes de cerrar el plan de iluminación. Comprueba cuántos puntos de electricidad hay, dónde estarán las mesas y sillas y por qué zonas deberán pasar los cables.
- Programa la prueba técnica como una cita independiente, al menos un día antes si es posible. Enciende cada foco LED, guirnalda y farol, prueba el controlador y deja lámparas LED, baterías y cargadores de repuesto preparados.
- Cierra el plan de seguridad antes de invitar al público. Define las salidas, separa las zonas de paso con vallas y cubre los cables con puentes; los alargadores sueltos suelen convertirse en tropiezos durante el montaje.
- Envía la información práctica junto con la invitación, no después. Incluye ruta, aparcamiento, hora de llegada y un plano o programa; recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.
- Reserva el equipo y el mobiliario con margen suficiente para recogerlos, cargarlos y revisarlos. El día del montaje, guarda el catering en frío, comprueba el inventario y coloca primero la infraestructura antes de añadir telas luminosas, estrellas y carteles.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de luces?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para encontrar lugar, tramitar permisos y reservar iluminación, mesas y sillas. Deja la prueba técnica cerrada al menos 24 horas antes del espectáculo.
- ¿Qué hay que comprobar de la electricidad para un espectáculo de luces?
- Hazlo durante la inspección del lugar y vuelve a probar el suministro el día del montaje. Cuenta los puntos disponibles, separa las líneas cuando sea necesario y prepara alargadores, regletas, enrollacables y puentes de cable.
- ¿Cuándo se envían las invitaciones y se confirma el catering?
- Envía las invitaciones unas 3 o 4 semanas antes y fija una fecha límite de inscripción, por ejemplo 7 días antes. Pide el catering después de cerrar el número de asistentes y sus preferencias dietéticas.
- ¿Qué se hace el día del espectáculo de luces?
- Reserva al menos 3 o 4 horas para inspeccionar el recinto, montar la iluminación, probar la electricidad, colocar la señalización y revisar el plano. Mantén el equipo de comunicación y las baterías de repuesto accesibles durante toda la actividad.
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