Organiser un spectacle de lumières étape par étape

Un spectacle de lumières se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un événement pour le public. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu avant de réserver l’éclairage ou le traiteur. Vérifiez ensuite les autorisations, les points d’alimentation et les contraintes de sécurité. Les derniers jours servent surtout aux tests, au repérage, au rangement du matériel et à la coordination de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
5
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
6
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Commander le catering
11
Réserver l’équipement d’éclairage
12
Réserver des tables et des chaises
13
Planifier un test technique
2 personnes
14
Créer le trajet et les infos de parking
15
Imprimer la signalisation
16
Imprimer le programme et le plan
17
Vérifier les stocks
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
19
Faire les courses
2 personnes
20
Récupérer le matériel d’éclairage
2 personnes
21
Stocker le catering au frais
2 personnes
22
Recharger les appareils
2 personnes
23
Inspecter le lieu
2 personnes
24
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
25
Nettoyer le site
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter la table de catering
2 personnes
28
Installer les équipements lumineux
4 personnes
29
Recouvrir les câbles en toute sécurité
3 personnes
30
Installer la décoration lumineuse
3 personnes
31
Marquer l’entrée et l’itinéraire
2 personnes
32
Balisage des zones de sécurité
3 personnes
33
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Programmer la technique
3 personnes
37
Tester techniquement le spectacle de lumière
3 personnes
38
Briefing des accompagnateurs du public
4 personnes

Événement

39
Ouvrir l’entrée
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
41
Distribuer le programme
2 personnes
42
Vérifier les installations lumineuses
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Accompagner le parcours du public
4 personnes
47
Annoncer le spectacle de lumière
48
Gérer le spectacle lumineux
3 personnes
49
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Annoncer le dernier spectacle de lumières
52
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes

Suivi

53
Éteindre l'éclairage
3 personnes
54
Ranger le service traiteur
3 personnes
55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
56
Récupérer la décoration
3 personnes
57
Retirer les câbles et les barrières
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
2 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Vérifier l'équipement
2 personnes
62
Retourner le matériel d'éclairage
2 personnes
63
Restituer le mobilier
2 personnes
64
Rassembler les objets perdus
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Gérer la caution et le matériel

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Tentes de réceptionqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 10
Lanternes LEDqté 20
Pieds d’éclairageqté 8
Contrôleur d'éclairage
Ampoules LED de rechangeqté 10

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passages de câblesqté 10
Chargeurs de batterieqté 4
Mégaphone
Talkies-walkiesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Tissus lumineuxqté 8
Étoiles décorativesqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4
Badges nominatifsqté 20

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 12
Gilets réfléchissantsqté 8
Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pince de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations : vérifiez au moins 4 à 6 semaines avant la date les règles applicables, les horaires et les points d’alimentation disponibles.
Dessinez le plan d’éclairage avant de commander le matériel. Placez les projecteurs LED, guirlandes, lanternes et pieds d’éclairage, puis prévoyez le passage des câbles et les barrières de sécurité.
Planifiez un test technique séparé, idéalement 7 jours avant le spectacle. Testez chaque prise, rallonge, multiprise, contrôleur d’éclairage et chargeur, sans attendre le jour de l’installation.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le catering. Conservez les informations à jour et prévoyez un espace au frais pour stocker les aliments à l’arrivée.
Le jour J, inspectez le site avant l’ouverture : rechargez les appareils, testez l’alimentation, vérifiez la signalisation et gardez des ampoules LED, des piles et du matériel de liaison en réserve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de lumières ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu et l’équipement, vérifier les autorisations, recueillir les inscriptions et organiser un test technique au moins 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il tester l’éclairage d’un spectacle ?: Faites un premier test complet environ une semaine avant, puis un contrôle le jour même avant l’arrivée du public. Vérifiez les projecteurs, le contrôleur, les rallonges, les multiprises et les points d’alimentation.
Comment sécuriser les câbles pendant un spectacle de lumières ?: Faites passer les câbles hors des zones de circulation autant que possible et protégez chaque traversée avec un passage de câbles. Contrôlez aussi l’installation pendant le repérage du lieu, puis juste avant l’ouverture.
Quand commander le traiteur pour un spectacle de lumières ?: Commandez-le après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires, généralement 7 à 10 jours avant la date. Prévoyez ensuite un stockage au frais dès la réception et vérifiez les quantités avant le service.

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