Eine Lichtshow organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einer Lichtshow entscheidet nicht nur die Lichttechnik über den Ablauf. Du brauchst zuerst ein klares Programm, eine passende Location und geprüfte Stromanschlüsse. Danach folgen Lichtkonzept, Sicherheitsplan, Einladungen und die technische Vorbereitung. Plane den Test nicht erst am Veranstaltungstag: Kabel, Controller, Stative und LED-Leuchten müssen vorher unter realen Bedingungen funktionieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 5
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
- 6
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Catering bestellen
- 11
Lichttechnik reservieren
- 12
Tische und Stühle reservieren
- 13
Technischen Test planen
2 Personen
- 14
Routen- und Parkinformationen erstellen
- 15
Beschilderung drucken
- 16
Programm und Lageplan drucken
- 17
Bestand prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufsliste prüfen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Lichttechnik abholen
2 Personen
- 21
Catering gekühlt lagern
2 Personen
- 22
Geräte aufladen
2 Personen
- 23
Location inspizieren
2 Personen
- 24
Stromversorgung testen
2 Personen
- 25
Gelände reinigen
3 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
- 28
Lichtanlagen aufbauen
4 Personen
- 29
Kabel sicher abdecken
3 Personen
- 30
Lichtdekoration aufhängen
3 Personen
- 31
Eingang und Route markieren
2 Personen
- 32
Sicherheitszonen absperren
3 Personen
- 33
Geschirr und Becher bereitstellen
2 Personen
- 34
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 35
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 36
Technik programmieren
3 Personen
- 37
Lichtshow technisch testen
3 Personen
- 38
Briefing für Publikumsbetreuer
4 Personen
Event
- 39
Eingang öffnen
3 Personen
- 40
Besucher empfangen
4 Personen
- 41
Programm verteilen
2 Personen
- 42
Lichtanlagen prüfen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Publikumsroute betreuen
4 Personen
- 47
Lichtshow ankündigen
- 48
Lichtshow steuern
3 Personen
- 49
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
- 50
Mülleimer leeren
2 Personen
- 51
Letzte Lichtshow ankündigen
- 52
Besucher zum Ausgang begleiten
4 Personen
Nachbereitung
- 53
Lichttechnik ausschalten
3 Personen
- 54
Catering aufräumen
3 Personen
- 55
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 56
Dekoration abholen
3 Personen
- 57
Kabel und Absperrungen entfernen
3 Personen
- 58
Abfall sammeln
3 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 62
Lichttechnik zurückgeben
2 Personen
- 63
Möbel zurückgeben
2 Personen
- 64
Fundsachen sammeln
- 65
Abfall entsorgen
2 Personen
- 66
Kaution und Materialien abwickeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 3
- PartyzelteAnz. 2
- TischdeckenAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 80
- AusgießkannenAnz. 8
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- LED-LichterkettenAnz. 10
- LED-LaternenAnz. 20
- LichtstativeAnz. 8
- Lichtcontroller
- Ersatz-LED-LampenAnz. 10
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
- KabelbrückenAnz. 10
- BatterieladegeräteAnz. 4
- Megafon
- FunkgeräteAnz. 6
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- Leuchtende TücherAnz. 8
- DekosterneAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- ProgrammständerAnz. 4
- NamensschilderAnz. 20
Sicherheit
- AbsperrgitterAnz. 12
- WarnwestenAnz. 8
- Erste-Hilfe-Koffer
- FeuerlöscherAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe dabei sofort, ob die Location ausreichend Stromanschlüsse, Stellfläche für Lichtstative und sichere Wege für das Publikum bietet.
- Reserviere Lichttechnik und Mobiliar frühzeitig, besonders Lichtcontroller, LED-Spots, Kabeltrommeln, Kabelbrücken und Absperrgitter. Kontrolliere außerdem, ob Partyzelte und Beleuchtung zur geplanten Fläche passen.
- Plane den technischen Test spätestens 3 bis 5 Tage vor der Lichtshow. Lade Geräte und Batterien vollständig, prüfe Verlängerungskabel sowie Ersatz-LED-Lampen und teste jede Lichtszene in der vorgesehenen Reihenfolge.
- Erstelle den Sicherheitsplan vor dem Versand der Einladungen. Kabel gehören unter Kabelbrücken, Lichtstative müssen standsicher stehen und dunkle Wege brauchen LED-Laternen oder andere klar erkennbare Orientierungspunkte.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis spätestens 7 Tage vorher, damit das Catering rechtzeitig bestellt werden kann. Lagere gekühlte Speisen am Veranstaltungstag sofort kühl und drucke Programm, Lageplan und Wegweiser vor dem Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Lichtshow organisieren?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Genehmigungen, Technik, Mobiliar und Catering lassen sich dann noch ohne Zeitdruck koordinieren.
- Wann sollte der Techniktest für eine Lichtshow stattfinden?
- Plane den vollständigen Test 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Am selben Tag prüfst du zusätzlich Stromversorgung, geladene Geräte, Ersatzbatterien und die Position der Kabelbrücken.
- Wie viel Lichttechnik brauche ich für eine Lichtshow?
- Das hängt von Fläche und Programm ab, aber jede geplante Lichtquelle braucht einen festen Stellplatz, Stromanschluss und eine Bedienung. Erstelle deshalb vor der Reservierung einen Lichtplan und rechne mindestens eine Ersatz-LED-Lampe pro verwendeter Leuchtenart ein.
- Was muss man am Tag der Lichtshow zuerst erledigen?
- Inspiziere zuerst das Gelände und teste die Stromversorgung, bevor Technik und Mobiliar aufgebaut werden. Danach folgen Lichtstative, LED-Leuchten, Controller, Kabelsicherung und ein kurzer Funktionstest vor dem Einlass.
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