Zo organiseer je een lichtjesoptocht

Begin een lichtjesoptocht niet met versiering, maar met de route en de veiligheid. Leg eerst het start- en eindpunt vast, controleer de route en regel daarna vergunningen en verkeersmaatregelen. Informeer omwonenden op tijd en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens van deelnemers. In de laatste week draait alles om testen, indelen en klaarzetten: lichtjes, routekaarten, startnummers, vrijwilligers, ontvangstbalie en een plan voor regen of harde wind.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route vaststellen
2 personen
2
Start- en eindpunt bepalen
2 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
5
Routecontrole uitvoeren
2 personen
6
Omwonenden informeren
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Weersverwachting controleren
14
Weersplan communiceren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Materialen controleren
3 personen
17
Lichtjes testen
3 personen
18
Routekaart afdrukken
19
Startnummers voorbereiden
2 personen
20
Pakketten per post samenstellen
3 personen
21
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
22
Ontvangstbalie opbouwen
3 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Partytenten opzetten
4 personen
25
Verlichting ophangen
4 personen
26
Start- en eindpunt markeren
3 personen
27
Routepijlen plaatsen
3 personen
28
Afzettingen plaatsen
4 personen
29
Muziekpunt aansluiten
2 personen
30
EHBO-punt inrichten
2 personen
31
Catering voorbereiden
4 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

34
Lichtjes uitdelen
4 personen
35
Deelnemers registreren
3 personen
36
Route en regels uitleggen
2 personen
37
Startvak vullen
4 personen
38
Optocht openen
2 personen
39
Voorhoede begeleiden
4 personen
40
Achterhoede begeleiden
4 personen
41
Kruispunten beveiligen
6 personen
42
Deelnemers onderweg ondersteunen
4 personen
43
Muziek verzorgen
2 personen
44
Koffie serveren
3 personen
45
Hapjes serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
EHBO aanspreekpunt bemannen
2 personen
49
Verloren voorwerpen registreren
50
Aankomst begeleiden
3 personen
51
Eindmoment begeleiden
3 personen
52
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
53
Lichtjes inzamelen
3 personen

Nazorg

54
Verlichting uitschakelen
2 personen
55
Afzettingen verwijderen
4 personen
56
Routepijlen verwijderen
3 personen
57
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Catering opruimen
3 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Geleende spullen retourneren
2 personen
65
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
66
Gevonden voorwerpen afhandelen
67
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsetsaantal 4
Tafelkleedjesaantal 8

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 12
LED-fakkelsaantal 20
Oplaadbare werklampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Megafonenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 3
Walkietalkiesaantal 10
Powerbanksaantal 6
Telefoonladersaantal 6

Verkeersmateriaal

Dranghekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 24
Routepijlenaantal 16
Waarschuwingsbordenaantal 8
Nylon afzetlintaantal 4

Veiligheid

Reflecterende hesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 10
Zaklampenaantal 8
Handschoenenaantal 12

Decoratie

Papieren lantaarnsaantal 80
LED-theelichtenaantal 120
Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 12
Welkomstbord
Routekaartbordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Openersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalcontainersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 150
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Startnummersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Routekaartenaantal 150
Naamstickersaantal 150

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route minstens 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer tijdens een routewandeling waar donkere stukken, smalle doorgangen en kruisingen zitten; bepaal daar meteen de posities van verkeerskegels, routepijlen, waarschuwingsborden en dranghekken.
Regel vergunningen en verkeersmaatregelen zodra startpunt, eindpunt en route bekend zijn. Informeer omwonenden uiterlijk 2 weken vooraf, zodat zij rekening kunnen houden met afzettingen, geluid en passerende deelnemers.
Maak één vrijwilligersindeling met herkenbare rollen: ontvangst, voor- en achterloper, kruispuntbegeleiding en koffiepunt. Plan per kritieke plek minimaal één persoon en geef verkeersbegeleiders reflecterende hesjes, zaklampen en een communicatiemiddel.
Test alle lichtjes en stroomvoorziening uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer LED-lichtsnoeren, lantaarns en fakkels afzonderlijk en laad werklampen, speakers, walkietalkies, powerbanks en telefoonladers volledig op; neem verlengkabels en stekkerdozen alleen mee waar ze veilig kunnen liggen.
Communiceer het weersplan uiterlijk 24 uur voor de start. Vermeld wat er gebeurt bij regen, harde wind of onweer, waar deelnemers zich melden en welke onderdelen eventueel vervallen; zet partytenten, verlichting en papieren lantaarns pas neer nadat de weersverwachting is gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lichtjesoptocht organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met route, start- en eindpunt en vergunningen. Reserveer de laatste 2 weken voor omwonenden informeren, deelnemersgegevens, vrijwilligers en materialen.
Welke vergunning heb je nodig voor een lichtjesoptocht?: Dat hangt af van de route en de gemeente, maar een optocht op de openbare weg kan een evenementenvergunning en verkeersmaatregelen vereisen. Vraag dit minimaal 6 tot 8 weken vooraf na, omdat behandeling en aanvullende verkeersplannen tijd kosten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lichtjesoptocht?: Plan minimaal één vrijwilliger op elk kruispunt of ander risicopunt, plus een voorloper, achterloper, ontvangstteam en coördinator. Tel bij een route met 4 kruispunten dus al snel 8 tot 10 mensen, exclusief het koffiepunt.
Wat doe je bij regen tijdens een lichtjesoptocht?: Maak uiterlijk 24 uur vooraf een besluit op basis van de weersverwachting. Gebruik partytenten voor ontvangst en koffie, bescherm elektrische aansluitingen tegen vocht en annuleer of verplaats de tocht bij onweer, stormachtige wind of onveilige zichtbaarheid.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.