Organiser un défilé aux lampions, étape par étape

Un défilé aux lampions se prépare d’abord comme un événement de circulation, puis comme une animation lumineuse. Commencez par définir l’itinéraire, le départ et l’arrivée, avant de demander les autorisations et les mesures de circulation. Faites ensuite contrôler le parcours, informez les riverains et structurez les inscriptions. Les derniers jours servent à vérifier la météo, tester les lumières, préparer l’accueil et attribuer clairement chaque rôle aux bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire
2 personnes
2
Définir le point de départ et d'arrivée
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Demander des mesures de circulation
5
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
6
Informer les riverains
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Vérifier les prévisions météo
14
Communiquer le plan météo
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Vérifier le matériel
3 personnes
17
Tester les lumières
3 personnes
18
Imprimer la carte d'itinéraire
19
Préparer les dossards
2 personnes
20
Préparer les colis par courrier
3 personnes
21
Préparer le point café
2 personnes
22
Installer le bureau d’accueil
3 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les tentes de fête
4 personnes
25
Installer l'éclairage
4 personnes
26
Marquer le point de départ et d’arrivée
3 personnes
27
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
28
Installer les barrières
4 personnes
29
Brancher le point musique
2 personnes
30
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
31
Préparer le service traiteur
4 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

34
Distribuer des lumières
4 personnes
35
Enregistrer les participants
3 personnes
36
Expliquer l’itinéraire et les règles
2 personnes
37
Remplir la zone de départ
4 personnes
38
Ouvrir le défilé
2 personnes
39
Accompagner l’avant-garde
4 personnes
40
Encadrer la fin de course
4 personnes
41
Sécuriser les croisements
6 personnes
42
Soutenir les participants en cours de route
4 personnes
43
Fournir la musique
2 personnes
44
Servir le café
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Tenir le point de contact des premiers secours
2 personnes
49
Enregistrer les objets trouvés
50
Accueillir les arrivées
3 personnes
51
Animer le moment final
3 personnes
52
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
53
Collecter des guirlandes lumineuses
3 personnes

Suivi

54
Éteindre l’éclairage
2 personnes
55
Retirer les barrières
4 personnes
56
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Démonter les tentes de fête
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Ranger le service traiteur
3 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Ranger les provisions restantes
2 personnes
66
Gérer les objets trouvés
67
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Ensembles de tables de bièreqté 4
Nappesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12
Torches LEDqté 20
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Mégaphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 3
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Chargeurs de téléphoneqté 6

Matériel de circulation

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Flèches de directionqté 16
Panneaux d'avertissementqté 8
Ruban de balisage en nylonqté 4

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 8
Gantsqté 12

Décoration

Lanternes en papierqté 80
Bougies chauffe-plat LEDqté 120
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux de plan de routeqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 4
Papier aluminiumqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Numéros de départqté 150
Braceletsqté 150
Cartes d'itinéraireqté 150
Étiquettes nominativesqté 150

Catering

Courses

Conseils

Validez le parcours au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Repérez les traversées, les zones peu éclairées et les endroits où les bénévoles devront ralentir ou regrouper le cortège.
Prévoyez un responsable pour 10 à 15 participants, avec des gilets réfléchissants et des talkies-walkies pour les personnes placées en tête, au milieu et à la fin du défilé.
Testez toutes les lanternes LED, torches, guirlandes et projecteurs 2 à 3 jours avant. Rechargez les batteries et prévoyez des lampes de poche ainsi que des batteries externes de rechange.
Envoyez aux participants, au plus tard 3 jours avant, l’heure d’arrivée, le point de départ, la durée prévue, la carte du parcours et les consignes en cas de mauvais temps.
Installez le bureau d’accueil, les tables, le point café et la signalisation au moins 90 minutes avant le départ. Gardez les inscriptions, les besoins alimentaires et les colis regroupés au même endroit pour éviter les recherches de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé aux lampions ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour définir le parcours, obtenir les autorisations et organiser la circulation. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, la météo, le matériel et les consignes aux participants.
Quand demander l’autorisation pour un défilé aux lampions ?: Déposez la demande dès que l’itinéraire et les horaires sont fixés, idéalement au moins 4 semaines avant l’événement. Le délai dépend de la commune et des mesures de circulation nécessaires.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé aux lampions ?: Comptez environ 1 bénévole pour 10 à 15 participants, puis ajoutez une petite équipe pour l’accueil, le point café et la coordination. Pour 60 participants, prévoyez donc au moins 4 à 6 personnes sur le parcours, plus 2 à 3 personnes à l’arrivée.
Que faire s’il pleut le soir du défilé aux lampions ?: Décidez d’un plan météo au moins 48 heures avant et communiquez-le aux participants. Protégez le matériel électrique, prévoyez des lampes de rechange et définissez à l’avance si le parcours est raccourci, reporté ou annulé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.