Einen Lichterumzug Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Lichterumzug entscheidet nicht nur die Dekoration über den Ablauf. Zuerst brauchst du eine genehmigungsfähige Route mit Start- und Endpunkt, danach folgen Verkehrsmaßnahmen, Anmeldungen und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem früh, wie Laternen, Lautsprecher und Notfallausrüstung unterwegs funktionieren. Die häufigsten Probleme entstehen, wenn Anwohner zu spät informiert werden, Batterien leer sind oder der Wetterplan erst am Veranstaltungstag feststeht.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Endpunkt festlegen
2 Personen
3
Genehmigungen beantragen
4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
5
Streckenkontrolle durchführen
2 Personen
6
Anwohner informieren
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Reservierungen vornehmen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Wetterplan kommunizieren
2 Personen
15
Einkaufen gehen
3 Personen
16
Materialien prüfen
3 Personen
17
Lichter testen
3 Personen
18
Routenkarte drucken
19
Startnummern vorbereiten
2 Personen
20
Pakete per Post zusammenstellen
3 Personen
21
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
22
Empfangstheke aufbauen
3 Personen
23
Tische aufstellen
3 Personen
24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
25
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
26
Start- und Zielpunkt markieren
3 Personen
27
Wegweiser aufstellen
3 Personen
28
Absperrungen aufstellen
4 Personen
29
Musikanschluss anschließen
2 Personen
30
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
31
Catering vorbereiten
4 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Snacks bereitstellen
3 Personen

Event

34
Lichter verteilen
4 Personen
35
Teilnehmer registrieren
3 Personen
36
Route und Regeln erklären
2 Personen
37
Startbereich füllen
4 Personen
38
Umzug eröffnen
2 Personen
39
Spitze begleiten
4 Personen
40
Nachhut begleiten
4 Personen
41
Kreuzungen absichern
6 Personen
42
Teilnehmer unterwegs unterstützen
4 Personen
43
Musik organisieren
2 Personen
44
Kaffee servieren
3 Personen
45
Snacks servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Mülleimer leeren
2 Personen
48
Erste-Hilfe-Anlaufstelle besetzen
2 Personen
49
Verlorene Gegenstände erfassen
50
Ankunft begleiten
3 Personen
51
Abschlussmoment begleiten
3 Personen
52
Teilnehmende verabschieden
3 Personen
53
Lichter einsammeln
3 Personen

Nachbereitung

54
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
55
Absperrungen entfernen
4 Personen
56
Wegweiser entfernen
3 Personen
57
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
58
Partyzelte abbauen
4 Personen
59
Geschirr abwaschen
3 Personen
60
Catering aufräumen
3 Personen
61
Abfall sammeln
4 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Materialien inventarisieren
2 Personen
64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
65
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
2 Personen
66
Fundsachen bearbeiten
67
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 30
BiertischgarniturenAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12
LED-FackelnAnz. 20
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MegafoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
LadestationenAnz. 3
Walkie-TalkiesAnz. 10
PowerbanksAnz. 6
TelefonladegeräteAnz. 6

Verkehrsmaterial

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 24
WegweiserAnz. 16
WarnschilderAnz. 8
Nylon-AbsperrbandAnz. 4

Sicherheit

WarnwestenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 10
TaschenlampenAnz. 8
HandschuheAnz. 12

Dekoration

PapierlaternenAnz. 80
LED-TeelichterAnz. 120
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HandseifenspenderAnz. 4

Registrierung

AnmeldeformulareAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
StartnummernAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
RoutenpläneAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Start- und Endpunkt mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Prüfe die Strecke anschließend zu Fuß und notiere enge Stellen, schlechte Beleuchtung und mögliche Ausweichwege.
Beantrage Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Rechne für Rückfragen und Änderungen mindestens 3 bis 4 Wochen Bearbeitungszeit ein.
Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Umzug. Nenne darin Treffpunkt, Startzeit, Streckenkarte, Verhalten an Straßenquerungen und eine Telefonnummer für Rückfragen.
Teste alle Lichter, Lautsprecher, Megafone und Funkgeräte am Vortag vollständig. Lade Akkus und Powerbanks auf und lege Ersatzbatterien sowie mindestens eine tragbare Arbeitsleuchte bereit.
Teile Helfer in feste Aufgaben ein: Empfang, Streckensicherung, Schlusskontrolle und Notfallkontakt. Gib ihnen Warnwesten, Taschenlampen und Walkie-Talkies spätestens 30 Minuten vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man einen Lichterumzug anmelden?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Route und Genehmigungen. Für Verkehrsmaßnahmen solltest du zusätzlich 3 bis 4 Wochen Puffer für Rückfragen und Auflagen einplanen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Lichterumzug?: Plane mindestens 1 Helfer für Empfang und Anmeldung, 2 bis 4 Personen für die Streckensicherung und 1 verantwortliche Person am Schluss ein. Bei mehreren Straßenquerungen brauchst du je Querung zusätzlich eine eingewiesene Person.
Was macht man bei schlechtem Wetter beim Lichterumzug?: Lege spätestens 48 Stunden vorher fest, ob der Umzug stattfindet, verschoben wird oder ausfällt. Kommuniziere den Wetterplan an alle Teilnehmer und Helfer über denselben Kanal, damit niemand mit einem alten Stand zur Startstelle kommt.
Wie testet man die Beleuchtung vor einem Lichterumzug?: Teste jede Lichterkette, Laterne und Fackel am Vortag mindestens 30 Minuten lang. Lade alle Akkus vollständig, beschrifte Ersatzmaterial und kontrolliere kurz vor dem Start noch einmal die Beleuchtung am Empfang und entlang der Route.

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