Checklist voor een literaire wandeling organiseren

Een literaire wandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt leeslocaties, toestemming, voorlezers, routeaanduiding en een programma dat past binnen de wandeltijd. Ook ontvangst en het eindmoment verdienen aandacht: deelnemers moeten weten waar ze starten, waar ze pauzeren en wat er na afloop gebeurt. Met deze checklist werk je van route en programma naar materialen, catering en uitvoering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en thema vaststellen
2 personen
Leeslocaties selecteren
2 personen
Route vooraf lopen
2 personen
Toestemming route controleren
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Schrijvers en voorlezers boeken
2 personen
Programma en tijden uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Teksten en routekaarten afdrukken
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Voorleesmaterialen klaarleggen
2 personen
Routebordjes sorteren

Event

Startlocatie opbouwen
4 personen
Eindlocatie opbouwen
3 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Garderobe en ontvangst klaarzetten
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Programma toelichten
Wandeling begeleiden
3 personen
Voorleessessies begeleiden
3 personen
Groep bij elkaar houden
2 personen
Water uitdelen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Vragen van deelnemers beantwoorden
2 personen
Routebordjes verwijderen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet en tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locaties schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opbergen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Statafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 2
Kleedtafelsaantal 2

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 3

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 50
Waterkannenaantal 6
Schenk kannenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6
Hapjesschalenaantal 8
Dienbladenaantal 4

Decoratie

Routebordjesaantal 20
Pijlenstickersaantal 30
Programmastandaardsaantal 6
Tafelkledenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 4

Catering

Boodschappen

Communicatie

Routekaartenaantal 60
Programmafoldersaantal 60
Naamstickersaantal 70
Pennenaantal 12
Klembordenaantal 4
Presentielijstenaantal 4
Informatiebordenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflectiehesjesaantal 6
Zaklampenaantal 6
Paraplu'saantal 10

Schoonmaak

Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepaantal 3
Desinfecterende handgelaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Overig

Kluwe touwaantal 2
Kabelbindersaantal 100
Ducttapeaantal 4
Schaarsetsaantal 3
Opbergboxenaantal 6

Tips

Loop de volledige route vooraf en noteer per leeslocatie hoeveel tijd de groep nodig heeft om er te komen. Plan per voorleesmoment ongeveer 10 tot 15 minuten, plus tijd voor verplaatsing en vragen.
Controleer toestemming voor de route en alle leeslocaties voordat je schrijvers of voorlezers vastlegt. Regel dit bij voorkeur minimaal 4 weken vooraf, zodat je nog een alternatief hebt bij afwijzing.
Maak het programma niet alleen op basis van teksten, maar ook op basis van het tempo van de groep. Een wandeling met 4 leeslocaties duurt al snel 2 tot 3 uur wanneer je per locatie 15 minuten leest en onderweg tijd verliest.
Zet routebordjes en pijlenstickers pas op de dag zelf of kort ervoor op hun plek en neem een reserve-set mee. Test draagbare speakers, draadloze microfoons, verlengsnoeren en powerbanks vóór de deelnemers arriveren.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en druk de deelnemerslijst, teksten en routekaarten uiterlijk de dag ervoor af. Koel dranken vooraf en houd bij het eindpunt water, bekers en eventueel koffie klaar voor de hele groep.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een literaire wandeling?: Reken voor een literaire wandeling met 3 tot 4 leeslocaties op 2 tot 3 uur. Neem per locatie 10 tot 15 minuten voorleestijd en plan daarnaast tijd voor lopen, verzamelen en korte toelichtingen.
Hoe ver van tevoren moet ik een literaire wandeling organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, leeslocaties en voorlezers. Controleer uiterlijk 4 weken vooraf de toestemming en leg daarna het programma en de uitnodigingen vast.
Hoeveel leeslocaties heeft een literaire wandeling nodig?: Voor een programma van ongeveer 2 uur zijn 3 tot 4 leeslocaties meestal werkbaar. Plan liever minder locaties met voldoende rust dan 6 plekken waarbij de groep voortdurend moet doorlopen.
Wat moet ik meenemen naar een literaire wandeling?: Neem naast teksten en routekaarten ook routebordjes, pijlenstickers, een deelnemerslijst, voorleesmaterialen en een opgeladen speaker mee. Voor ontvangst en het eindpunt heb je daarnaast bekers, waterkannen, thermoskannen en eventueel dienbladen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.