Zo organiseer je een Lichtjesavond zonder last-minute stress

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer daarna vergunningen, reserveringen en leveranciers, zodat je weet wat op tijd geregeld moet zijn. Voor een Lichtjesavond vraagt vooral de combinatie van donker, stroom, verlichting en buitenweer extra voorbereiding. Werk vervolgens de deelnemerslijst, dieetwensen, vrijwilligers en communicatie uit. In de laatste week test je alle lichtjes, laad je accu’s op en zet je een alternatief klaar voor regen of harde wind.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein controleren
2 personen
3
Vergunningen controleren
4
Reserveringen maken
5
Leveranciers bevestigen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Programma naar deelnemers sturen
12
Weersverwachting controleren
13
Slechtweerplan klaarzetten
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Allergenen duidelijk markeren
2 personen
20
Lichtjes testen
2 personen
21
Lampionnen controleren
2 personen
22
Accu's opladen
23
Materialen naar locatie brengen
4 personen
24
Terrein afzetten
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Stoelen opstellen
4 personen
27
Partytenten opbouwen
6 personen
28
Buffettafels inrichten
3 personen
29
Drankentafels inrichten
2 personen
30
Servies klaarzetten
2 personen
31
Hapjes uitstallen
3 personen
32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
33
Verlichting ophangen
4 personen
34
Lampionnen ophangen
4 personen
35
Kaarsvrije lichtpunten plaatsen
3 personen
36
Route bewegwijzeren
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Muziek klaarzetten
2 personen
39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
40
Informatietafel inrichten
2 personen
41
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

42
Gasten ontvangen
4 personen
43
Aanmeldingen afvinken
2 personen
44
Programma toelichten
45
Koffie en thee serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Lichtjes uitdelen
3 personen
51
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
52
Fotopunt bemannen
2 personen
53
Muziek verzorgen
54
Lichtjesroute begeleiden
4 personen
55
Lichtmoment aankondigen
56
Lichtjesmoment begeleiden
4 personen
57
Warme dranken serveren
3 personen
58
Laatste hapjes serveren
2 personen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Verlichting uitschakelen
3 personen
61
Overgebleven eten koelen
2 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
64
Versiering afnemen
3 personen
65
Lichtjes en kabels verzamelen
4 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Keuken schoonmaken
3 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Materialen terugbrengen
4 personen
70
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
71
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
72
Herbruikbare lichtjes opladen
73
Borg en sleutels afhandelen
74
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 14
Kapstokkenaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 16
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Lampionnenaantal 120
Papieren slingersaantal 20
Lichtgevende sterrenaantal 20
Tafeldecoratiesaantal 14
Welkomstbord
Programma-bordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 18
LED-lantaarnsaantal 24
LED-theelichtjesaantal 160
Batterijlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 80

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Muziekafspeelapparaat
Koelboxenaantal 6
Warmhoudersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Scharenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
IJslepelsaantal 4
Portioneertangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf de datum, route of terreinindeling en het programma. Controleer meteen of een vergunning nodig is en leg reserveringen en leveranciers vast voordat je deelnemers uitnodigt.
Maak de verlichting uiterlijk 3 dagen vooraf compleet klaar: test elk lichtsnoer en elke lampion, laad accu’s op en leg reservebatterijen of een andere oplossing apart. Controleer ook of kabels veilig liggen en niet over looproutes lopen.
Stuur het programma minstens 7 dagen vooraf naar deelnemers en vrijwilligers. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat allergenen bij hapjes en drankjes duidelijk gemarkeerd kunnen worden.
Bereid houdbare voorraad 2 tot 3 dagen vooraf voor en koel dranken pas op de dag zelf. Zet herbruikbaar servies, serveerschalen en opscheplepels per tafel of buffet bij elkaar; zo hoef je in het donker niet meer te zoeken.
Maak 24 uur vooraf een slechtweerplan en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels en stoelen zo neer dat bezoekers droog kunnen wachten en houd een duidelijke plek vrij voor materialen en jassen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Lichtjesavond organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Verstuur de uitnodigingen daarna zodra de basis vaststaat, bij voorkeur minstens 3 weken voor de avond.
Wanneer test je de verlichting voor een Lichtjesavond?: Test lichtsnoeren, lampionnen en LED-lantaarns uiterlijk 3 dagen vooraf. Laad accu’s dezelfde dag op en controleer op de ochtend van het evenement nog één keer of alles werkt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Lichtjesavond op te bouwen?: Reserveer minstens 2 tot 3 uur voor het afzetten van het terrein, het plaatsen van tafels en stoelen en het ophangen van verlichting. Plan daarnaast 30 minuten voor een veiligheids- en verlichtingstest zodra het donker wordt.
Wanneer controleer je het weer voor een Lichtjesavond?: Bekijk de weersverwachting 48 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Neem op basis daarvan uiterlijk de dag ervoor een besluit over partytenten, beschutting en het slechtweerprogramma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.