Cómo organizar una Noche de las luces sin contratiempos

Organiza la Noche de las luces en un orden claro: primero fija la fecha, el programa y el recinto; después cierra permisos, reservas y proveedores. A continuación gestiona invitaciones, inscripciones, preferencias dietéticas y voluntarios. Durante la última semana, revisa el tiempo, prepara la comida y comprueba cada farolillo, guirnalda y batería. El día del evento, deja el montaje, la iluminación y la señalización en manos de personas concretas, no de quienes también reciben a los invitados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Revisar el recinto y el terreno
2 personas
3
Comprobar permisos
4
Hacer reservas
5
Confirmar proveedores
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Asignar voluntarios
2 personas
11
Enviar el programa a los participantes
12
Comprobar el pronóstico del tiempo
13
Preparar el plan para mal tiempo
2 personas
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Preparar aperitivos
4 personas
19
Marcar claramente los alérgenos
2 personas
20
Probar las luces
2 personas
21
Comprobar los farolillos
2 personas
22
Cargar baterías
23
Llevar materiales al lugar
4 personas
24
Cerrar el recinto
2 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar las sillas
4 personas
27
Montar las carpas
6 personas
28
Montar mesas de buffet
3 personas
29
Montar las mesas de bebidas
2 personas
30
Preparar la vajilla
2 personas
31
Montar aperitivos
3 personas
32
Montar el punto de café y té
2 personas
33
Colgar la iluminación
4 personas
34
Colgar farolillos
4 personas
35
Colocar puntos de luz sin velas
3 personas
36
Señalizar la ruta
2 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Preparar la música
2 personas
39
Realizar el control de seguridad
2 personas
40
Montar la mesa de información
2 personas
41
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

42
Recibir a los invitados
4 personas
43
Marcar las inscripciones
2 personas
44
Presentar el programa
45
Servir café y té
3 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el bufé
3 personas
49
Servir comidas especiales
2 personas
50
Repartir luces
3 personas
51
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
52
Atender el punto fotográfico
2 personas
53
Proporcionar la música
54
Guiar la ruta de luces
4 personas
55
Anunciar el momento de la luz
56
Guiar el momento de las luces
4 personas
57
Servir bebidas calientes
3 personas
58
Servir los últimos bocados
2 personas
59
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

60
Apagar la iluminación
3 personas
61
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
5 personas
64
Retirar la decoración
3 personas
65
Recoger luces y cables
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar la cocina
3 personas
68
Limpiar el recinto
4 personas
69
Devolver los materiales
4 personas
70
Devolver el material alquilado
2 personas
71
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
72
Cargar luces reutilizables
73
Gestionar la fianza y las llaves
74
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 100
Mesas de cervezacant. 4
Mesas altascant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Mantelescant. 14
Percheroscant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 160
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 16
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Farolilloscant. 120
Guirnaldas de papelcant. 20
Estrellas luminosascant. 20
Decoraciones de mesacant. 14
Cartel de bienvenida
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 18
Faroles LEDcant. 24
Velitas LEDcant. 160
Lámparas de bateríacant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Baterías de repuestocant. 80

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Reproductor de música
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Tijerascant. 4
Termoscant. 6
Cucharillas para heladocant. 4
Pinzas porcionadorascant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Acumuladores de fríocant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los permisos antes de enviar las invitaciones. Si el programa depende del lugar o de una autorización, comunicarlo antes puede obligarte a corregir horarios y carteles.
Envía el programa a los participantes con varios días de antelación y recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción. Así puedes marcar los alérgenos antes de preparar los aperitivos, no cuando ya estén sobre la mesa.
Asigna voluntarios por tareas concretas: montaje de mesas, recepción, buffet, iluminación y cierre. Prevé al menos una persona de referencia por zona para que los cambios no recaigan todos en el organizador.
Comprueba el pronóstico y decide el plan de mal tiempo con antelación. Las carpas, mesas y recorridos deben poder colocarse sin bloquear las entradas ni los carteles direccionales.
Prueba las luces y los farolillos antes de llevarlos al recinto, carga las baterías y prepara los materiales no perecederos por cajas. La revisión final debe hacerse con tiempo suficiente para comprar o sustituir lo que falle.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de las luces?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha, programa, recinto, permisos y reservas. Deja la última semana para confirmar proveedores, cerrar inscripciones y revisar el material.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento si necesitas gestionar inscripciones y preferencias dietéticas. Fija una fecha de respuesta al menos 7 días antes para poder calcular comida, mesas y voluntarios.
¿Cuándo se deben probar los farolillos y las luces?: Haz una primera prueba 3 o 4 días antes y vuelve a comprobarlas el mismo día. Carga las baterías con antelación y separa cualquier guirnalda o farolillo que no funcione antes del montaje.
¿Qué hacer si llueve durante la Noche de las luces?: Define el plan alternativo al menos 48 horas antes, después de consultar el pronóstico. Comprueba que las carpas, mesas, iluminación y recorridos caben en la opción protegida sin bloquear accesos.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.