Organiser une soirée lumineuse, étape par étape

Une soirée lumineuse se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par fixer la date, le programme et le lieu avant de réserver le matériel ou d’envoyer les invitations. Prévois ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et une solution de repli si la météo change. Les derniers jours servent surtout à refroidir les boissons, tester chaque lumière et organiser l’acheminement du matériel pour que l’installation ne repose pas sur une seule personne.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Faire les réservations
5
Confirmer les fournisseurs
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Envoyer le programme aux participants
12
Vérifier les prévisions météo
13
Préparer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Indiquer clairement les allergènes
2 personnes
20
Tester les lumières
2 personnes
21
Vérifier les lanternes
2 personnes
22
Recharger les batteries
23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
24
Balisage du site
2 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
6 personnes
28
Installer les tables de buffet
3 personnes
29
Installer les tables des boissons
2 personnes
30
Préparer la vaisselle
2 personnes
31
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
32
Installer le point café et thé
2 personnes
33
Installer l'éclairage
4 personnes
34
Suspendre les lanternes
4 personnes
35
Installer des points lumineux sans bougies
3 personnes
36
Balisage du parcours
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Préparer la musique
2 personnes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
40
Aménager le stand d’information
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

42
Accueillir les invités
4 personnes
43
Cocher les inscriptions
2 personnes
44
Présenter le programme
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Distribuer des lumières
3 personnes
51
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
52
Tenir le stand photo
2 personnes
53
Fournir la musique
54
Encadrer le parcours des lumières
4 personnes
55
Annoncer le moment d’illumination
56
Animer le moment des lumières
4 personnes
57
Servir des boissons chaudes
3 personnes
58
Servir les derniers amuse-bouches
2 personnes
59
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

60
Éteindre l’éclairage
3 personnes
61
Réfrigérer les restes
2 personnes
62
Rassembler les déchets
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Rassembler les guirlandes et les câbles
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la cuisine
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Rapporter le matériel
4 personnes
70
Retourner le matériel loué
2 personnes
71
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
72
Recharger les lumières réutilisables
73
Gérer la caution et les clés
74
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tables de bièreqté 4
Tables hautesqté 6
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Nappesqté 14
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 160
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 16
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Lampionsqté 120
Guirlandes en papierqté 20
Étoiles lumineusesqté 20
Décorations de tableqté 14
Panneau d’accueil
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 18
Lanternes LEDqté 24
Bougies chauffe-plat LEDqté 160
Lampes à batterieqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 80

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Lecteur de musique
Glacièresqté 6
Chauffes-platqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 6
Ciseauxqté 4
Thermosqté 6
Cuillères à glaceqté 4
Pinces de serviceqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant de rédiger les invitations : indique les horaires d’arrivée, du repas et de fin, puis envoie les informations mises à jour quelques jours avant la soirée.
Vérifie le terrain et les autorisations au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Note où placer les tentes, les tables, les panneaux indicateurs et les points d’éclairage, surtout si le site est peu éclairé.
Teste les guirlandes lumineuses LED, les lanternes et les étoiles lumineuses 48 heures avant. Recharge toutes les batteries la veille et prévois un emplacement clairement éclairé pour l’accueil.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant les courses. Prépare les en-cas avec les allergènes indiqués séparément afin d’éviter les questions au moment du buffet.
Ne garde pas l’installation pour la dernière heure : réserve au moins 2 heures pour acheminer le matériel, installer les tables et les chaises, baliser le site et vérifier l’éclairage après la tombée du jour.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée lumineuse ?: Commence 4 à 6 semaines avant la date. Ce délai permet de vérifier le lieu, les autorisations, les réservations, les fournisseurs et l’envoi des invitations sans devoir tout faire dans les derniers jours.
Quand tester les lumières pour une soirée lumineuse ?: Teste les guirlandes, lanternes et autres éclairages 48 heures avant, puis vérifie leur fonctionnement sur place avant l’arrivée des invités. Recharge les batteries la veille.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée lumineuse ?: Prévois au moins 2 heures pour installer les tentes, tables, chaises, panneaux et décorations, puis ajoute 30 minutes pour contrôler les zones sombres et le balisage après la tombée du jour.
Que faire s’il pleut le soir de la soirée lumineuse ?: Prépare un plan de mauvais temps au moins 7 jours avant : emplacement des tentes, protection du buffet et déplacement des activités. Vérifie les prévisions 48 heures avant, puis une dernière fois le matin même.

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