Zo organiseer je een lichtfestival

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je lichtkunstenaars of leveranciers vastlegt. Daarna werk je van de plattegrond naar de bezoekersroute, lichtzones, stroomvoorziening en veiligheid. Reserveer vroeg toiletten, catering en elektrische voorzieningen: die worden vaak vergeten wanneer alle aandacht naar de installaties gaat. Open vervolgens de aanmeldingen, deel vrijwilligers in en controleer kort voor de start de leveringen en weersverwachting.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Elektrische voorzieningen reserveren
6
Lichtkunstenaars benaderen
2 personen
7
Lichtinstallaties selecteren
2 personen
8
Plattegrond voor lichtzones maken
2 personen
9
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
10
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
11
Stroomplan opstellen
2 personen
12
Catering reserveren
13
Toiletten reserveren
14
Afvalinzameling regelen
15
Fotograaf reserveren
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Uitnodigingen versturen
2 personen
18
Online aanmeldingen openen
19
Promotie op sociale media plaatsen
20
Posters ophangen
2 personen
21
Aanmeldingen verwerken
22
Dieetwensen verzamelen
23
Vrijwilligers indelen
2 personen
24
Leveringen bevestigen
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Lichtmateriaal controleren
2 personen
29
Kabels en stekkers testen
2 personen
30
Borden en routekaarten printen

Event

31
Lichtkunstenaars ontvangen
2 personen
32
Leveringen aannemen
2 personen
33
Terrein inspecteren
2 personen
34
Partytenten opbouwen
4 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
36
Lichtinstallaties opbouwen
6 personen
37
Lichtprojectoren uitrichten
3 personen
38
Lichtslingers ophangen
4 personen
39
Stroomkabels veilig wegwerken
3 personen
40
Stroomgroepen testen
2 personen
41
Decoratie plaatsen
3 personen
42
Routeborden plaatsen
2 personen
43
Informatietafel inrichten
2 personen
44
Kassa- en pinapparaat testen
2 personen
45
Cateringbuffet inrichten
3 personen
46
Dranken koud zetten
2 personen
47
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
48
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
49
Vrijwilligers instrueren
2 personen
50
Bezoekers ontvangen
4 personen
51
Aanmeldingen afvinken
2 personen
52
Route-informatie geven
2 personen
53
Lichtinstallaties bedienen
3 personen
54
Kinderlampionnen uitdelen
2 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Dranken serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Buffetvoorraad aanvullen
2 personen
59
Afvalbakken legen
2 personen
60
Toiletten controleren
2 personen
61
Lichtinstallaties extra controleren
2 personen
62
Avondprogramma aankondigen
63
Foto’s van het festival maken
64
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
65
Lichtinstallaties uitschakelen
3 personen
66
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

67
Lichtmateriaal demonteren
6 personen
68
Kabels oprollen
3 personen
69
Tenten afbreken
4 personen
70
Meubilair verzamelen
4 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Afval sorteren
3 personen
73
Servies afwassen
3 personen
74
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
75
Terrein schoonmaken
4 personen
76
Toiletten laten ophalen
77
Materialen inventariseren
2 personen
78
Geleende materialen retourneren
2 personen
79
Foto’s archiveren
80
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 12
Stoelenaantal 40
Tafelkledenaantal 18

Verlichting

Lichtslingersaantal 20
Ledspotsaantal 12
Ledprojectorenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 24
Ledlampionnenaantal 40
Reservebatterijenaantal 60

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 12
Kabelhaspelsaantal 6
Kabelmattenaantal 20
Aardlekschakelaarsaantal 6
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Decoratie

Decoratieve doekenaantal 12
Spiegelfolieaantal 10
Lichtgevende lintenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Pijlenbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 6
Programmapostersaantal 20

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Boodschappen

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Bordenaantal 180
Kommenaantal 80
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 12
Schenkkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Serveerschalenaantal 20
Keukentangenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Afzethekkenaantal 20
Reflecterende hesjesaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Antislipmattenaantal 10

Kantoor

Inschrijfformulierenaantal 250
Balpennenaantal 20
Clipboardsaantal 8
Naamstickersaantal 150
Contantgeldkistje
Papiertapeaantal 8
Watervaste stiftenaantal 12

Gereedschap

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Hamersaantal 4
Schroevendraaiersaantal 4
Laddersaantal 3

Tips

Maak eerst een plattegrond met lichtzones en een duidelijke bezoekersroute. Noteer per zone welke installatie, stroomaansluiting en kabelmatten nodig zijn; zo ontdek je vóór de opbouw waar verlengkabels of kabelhaspels tekortkomen.
Leg het stroomplan vast voordat je ledspots, ledprojectoren en lichtslingers plaatst. Plan aardlekschakelaars en houd reservebatterijen en powerbanks apart voor verlichting die niet op het elektriciteitsnet kan worden aangesloten.
Regel vergunningen, verzekering en het veiligheidsplan vroeg in het traject. Neem in je controle ook donkere doorgangen, kabelovergangen en noodroutes mee; juist die punten krijgen op de avond zelf vaak te weinig aandacht.
Reserveer toiletten, catering en afvalinzameling zodra de locatie en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn. Verzamel dieetwensen vóór je bestelt en zet thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers op een plek die de route niet blokkeert.
Plan de laatste controle 24 tot 48 uur vooraf. Bevestig leveringen, controleer de weersverwachting, deel vrijwilligers per zone in en zorg dat portofoons, oplaadstations en informatieborden klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lichtfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en vergunningen. Lichtkunstenaars, elektrische voorzieningen, toiletten en catering regel je daarna zo snel mogelijk, omdat beschikbaarheid daar vaak de planning bepaalt.
Hoe maak je een stroomplan voor een lichtfestival?: Zet per lichtzone alle installaties en het benodigde vermogen op de plattegrond. Leg vervolgens kabelhaspels, verlengkabels, stekkerdozen, aardlekschakelaars en kabelmatten vast en test elke aansluiting vóór opening, bij voorkeur uiterlijk op de opbouwdag.
Wat moet je regelen voor de veiligheid op een lichtfestival?: Maak een veiligheidsplan met noodroutes, kabelovergangen, donkere plekken en verantwoordelijkheden per zone. Wijs minimaal één aanspreekpunt per zone aan en instrueer vrijwilligers vóór de bezoekers binnenkomen.
Wanneer controleer je het weer voor een lichtfestival?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 24 uur vóór de start. Gebruik die momenten om partytenten, decoratieve doeken, elektrische apparatuur en de bezoekersroute aan te passen of extra bescherming te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.