Organiser un festival de lumière, étape par étape

Un festival de lumière se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un parcours à vivre. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, avant de réserver les installations électriques, les artistes, les toilettes et le catering. Dessine ensuite les zones éclairées et le parcours des visiteurs pour repérer les besoins en câbles, signalétique et sécurité. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les livraisons, répartir les bénévoles, traiter les inscriptions et adapter l’organisation à la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Réserver les installations électriques
6
Contacter des artistes de lumière
2 personnes
7
Sélectionner les installations lumineuses
2 personnes
8
Créer le plan des zones d’éclairage
2 personnes
9
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
10
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
11
Établir le plan électrique
2 personnes
12
Réserver le catering
13
Réserver les toilettes
14
Organiser l’enlèvement des déchets
15
Réserver le photographe
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les invitations
2 personnes
18
Ouvrir les inscriptions en ligne
19
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
20
Accrocher les affiches
2 personnes
21
Traiter les inscriptions
22
Recueillir les besoins alimentaires
23
Répartir les bénévoles
2 personnes
24
Confirmer les livraisons
25
Vérifier les prévisions météo
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Vérifier le matériel d’éclairage
2 personnes
29
Tester les câbles et les prises
2 personnes
30
Imprimer les plans et les cartes d’itinéraire

Événement

31
Accueillir les artistes lumière
2 personnes
32
Recevoir les livraisons
2 personnes
33
Inspecter le site
2 personnes
34
Monter les tentes de réception
4 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Monter les installations lumineuses
6 personnes
37
Orienter les projecteurs
3 personnes
38
Suspendre des guirlandes lumineuses
4 personnes
39
Cacher les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
40
Tester les groupes électrogènes
2 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
43
Aménager le stand d’information
2 personnes
44
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
45
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
46
Mettre les boissons au frais
2 personnes
47
Préparer le café et le thé
2 personnes
48
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
49
Briefer les bénévoles
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
4 personnes
51
Cocher les inscriptions
2 personnes
52
Donner des informations sur l’itinéraire
2 personnes
53
Gérer les installations d’éclairage
3 personnes
54
Distribuer les lampions des enfants
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir les boissons
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
2 personnes
61
Vérifier à nouveau les installations lumineuses
2 personnes
62
Annoncer le programme du soir
63
Prendre des photos du festival
64
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
65
Éteindre les installations d'éclairage
3 personnes
66
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

67
Démonter le matériel d'éclairage
6 personnes
68
Enrouler les câbles
3 personnes
69
Démonter les tentes
4 personnes
70
Rassembler le mobilier
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Trier les déchets
3 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Faire récupérer les toilettes
77
Inventorier le matériel
2 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Archiver les photos
80
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 10
Bancsqté 12
Chaisesqté 40
Nappesqté 18

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 20
Projecteurs LEDqté 12
Projecteurs LEDqté 8
Lampes à pilesqté 24
Lampions LEDqté 40
Piles de rechangeqté 60

Équipement

Rallongesqté 20
Multiprisesqté 12
Rallonges à enrouleurqté 6
Passe-câblesqté 20
Disjoncteurs différentielsqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Décoration

Tissus décoratifsqté 12
Film miroirqté 10
Rubans lumineuxqté 20
Ballonsqté 100
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Affiches du programmeqté 20

Catering

Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Bolsqté 80
Couvertsqté 200
Louchesqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Barrières de sécuritéqté 20
Gilets réfléchissantsqté 12
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 8
Tapis antidérapantsqté 10

Bureau

Formulaires d'inscriptionqté 250
Stylos à billeqté 20
Presse-papiersqté 8
Étiquettes nominativesqté 150
Caisse à espèces
Ruban de papierqté 8
Marqueurs indélébilesqté 12

Outils

Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Marteauxqté 4
Tournevisqté 4
Échellesqté 3

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations avant de confirmer les artistes ou les installations lumineuses : prévois au moins 8 semaines pour vérifier les règles applicables, l’assurance et les besoins électriques.
Dessine le parcours des visiteurs avant de louer le mobilier. Place les panneaux de direction, les points d’information, les sorties et les zones de repos sur le même plan que les projecteurs et les rallonges.
Fais valider le plan électrique par une personne compétente et prévois des passe-câbles, des multiprises adaptées et des disjoncteurs différentiels. Teste chaque zone éclairée au moins 2 heures avant l’ouverture.
Pour les bénévoles, prépare une répartition par zone et par horaire. Prévois au minimum un responsable pour les installations, un pour l’accueil et un contact joignable pendant toute la soirée avec des talkies-walkies ou des téléphones chargés.
Ne garde pas la météo pour le dernier jour : vérifie les prévisions 72 heures avant, confirme les tentes et protège les lampes, câbles, batteries et installations sensibles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de lumière ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un festival avec artistes, installations électriques et autorisations. Les 2 dernières semaines doivent être consacrées aux confirmations, aux inscriptions, au planning des bénévoles et aux tests techniques.
Quand faut-il vérifier les autorisations pour un festival de lumière ?: Vérifie les autorisations dès que la date et le lieu sont envisagés, idéalement 10 semaines avant l’événement. Les besoins peuvent concerner l’occupation du lieu, l’électricité, la sécurité, le bruit ou l’installation de tentes.
Comment sécuriser les câbles pendant un festival de lumière ?: Repère les passages de câbles sur le plan du parcours, puis protège-les avec des passe-câbles avant l’ouverture. Effectue un contrôle complet au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs et retire tout câble qui traverse une zone non sécurisée.
Quand confirmer les livraisons et le matériel technique ?: Confirme les livraisons 7 jours avant le festival, puis vérifie les quantités à réception. Teste les projecteurs LED, guirlandes, lampes à piles, rallonges et stations de recharge le jour du montage, avant la tombée de la nuit.

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