Ein Lichtfestival Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Lichtfestival entscheidet nicht nur die Lichttechnik über den Ablauf. Lege zuerst Datum, Programm und Route fest, bevor du Strom, Künstler und Ausstattung buchst. Danach folgen Genehmigungen, Sicherheits- und Stromplanung sowie die praktische Versorgung mit Toiletten, Catering und Abfallentsorgung. Plane außerdem feste Fristen für Anmeldungen, Helfer, Lieferungen und einen Wettercheck ein. So erkennst du Engpässe, bevor am Veranstaltungstag Kabel, Batterien oder Informationen für Besucher fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Elektrische Ausstattung reservieren
- 6
Lichtkünstler kontaktieren
2 Personen
- 7
Lichtanlagen auswählen
2 Personen
- 8
Plan für Lichtzonen erstellen
2 Personen
- 9
Route für Besucher festlegen
2 Personen
- 10
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 11
Stromplan erstellen
2 Personen
- 12
Catering reservieren
- 13
Toiletten reservieren
- 14
Müllentsorgung organisieren
- 15
Fotograf buchen
- 16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 17
Einladungen verschicken
2 Personen
- 18
Online-Anmeldungen öffnen
- 19
Werbung in sozialen Medien posten
- 20
Poster aufhängen
2 Personen
- 21
Anmeldungen bearbeiten
- 22
Ernährungswünsche erfassen
- 23
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 24
Lieferungen bestätigen
- 25
Wettervorhersage prüfen
- 26
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
3 Personen
- 28
Lichtmaterial kontrollieren
2 Personen
- 29
Kabel und Stecker testen
2 Personen
- 30
Schilder und Streckenkarten drucken
Event
- 31
Lichtkünstler empfangen
2 Personen
- 32
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 33
Gelände inspizieren
2 Personen
- 34
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 36
Lichtanlagen aufbauen
6 Personen
- 37
Lichtprojektoren ausrichten
3 Personen
- 38
Lichterketten aufhängen
4 Personen
- 39
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
- 40
Stromgruppen testen
2 Personen
- 41
Dekoration anbringen
3 Personen
- 42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 43
Infotisch einrichten
2 Personen
- 44
Kasse und Kartenterminal testen
2 Personen
- 45
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 46
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 48
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 49
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 50
Besucher empfangen
4 Personen
- 51
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 52
Routeninformationen geben
2 Personen
- 53
Lichtanlagen bedienen
3 Personen
- 54
Kinderlampions austeilen
2 Personen
- 55
Snacks servieren
3 Personen
- 56
Getränke servieren
3 Personen
- 57
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 58
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
- 59
Mülleimer leeren
2 Personen
- 60
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 61
Lichtanlagen zusätzlich prüfen
2 Personen
- 62
Abendprogramm ankündigen
- 63
Fotos vom Festival machen
- 64
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 65
Lichtanlagen ausschalten
3 Personen
- 66
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 67
Lichtmaterial abbauen
6 Personen
- 68
Kabel aufrollen
3 Personen
- 69
Zelte abbauen
4 Personen
- 70
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
- 71
Dekoration entfernen
3 Personen
- 72
Abfall trennen
3 Personen
- 73
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 74
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 75
Gelände reinigen
4 Personen
- 76
Toiletten abholen lassen
- 77
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 78
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 79
Fotos archivieren
- 80
Dankeschön an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- StehtischeAnz. 8
- BiertischeAnz. 10
- BänkeAnz. 12
- StühleAnz. 40
- TischdeckenAnz. 18
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 20
- LED-SpotsAnz. 12
- LED-ProjektorenAnz. 8
- BatterielaternenAnz. 24
- LED-LampionenAnz. 40
- ErsatzbatterienAnz. 60
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 6
- KabelmattenAnz. 20
- FehlerstromschutzschalterAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 6
- LadestationenAnz. 2
Dekoration
- Dekorative StoffeAnz. 12
- SpiegelfolieAnz. 10
- LeuchtbänderAnz. 20
- BallonsAnz. 100
- PfeiltafelnAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
- Programmatische PosterAnz. 20
Catering
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- Einkäufe
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- TellerAnz. 180
- SchalenAnz. 80
- BestecksetsAnz. 200
- ServierlöffelAnz. 12
- AusgießkannenAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und BrotmesserAnz. 8
- ServierschalenAnz. 20
- KüchenzangenAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- KühlelementeAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- MüllbeutelhalterAnz. 12
- PutzeimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 4
- Kehrschaufel und BesenAnz. 4
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionsspenderAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- AbsperrgitterAnz. 20
- WarnwestenAnz. 12
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- TaschenlampenAnz. 8
- Rutschfeste MattenAnz. 10
Büro
- AnmeldeformulareAnz. 250
- KugelschreiberAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 8
- NamensaufkleberAnz. 150
- Kassette für Bargeld
- PapierklebebandAnz. 8
- Wasserfeste StifteAnz. 12
Werkzeug
- KabelbinderAnz. 200
- GewebeklebebandAnz. 8
- HämmerAnz. 4
- SchraubendreherAnz. 4
- LeiternAnz. 3
Tipps
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Prüfe direkt danach Genehmigungen und Versicherung, weil Auflagen für Besucherwege, Strom und Brandschutz spätere Entscheidungen beeinflussen können.
- Plane die Route in einzelne Lichtzonen und lege für jede Zone Stromquelle, Kabelweg, Aufbauzeit und verantwortliche Person fest. Kabelmatten und Fehlerstromschutzschalter sollten dabei nicht erst am Veranstaltungstag eingeplant werden.
- Bestätige Lichtkünstler, Technik, Catering, Toiletten und Lieferungen spätestens 7 Tage vor dem Festival schriftlich. Frage dabei auch nach Anschlusswerten, Aufbauzeiten und dem benötigten Platz für Zelte, Tische oder Stationen.
- Öffne die Online-Anmeldung früh und erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor dem Termin. Teile die Freiwilligen anschließend in Schichten ein, sodass Einlass, Besucherinformation, Route und Abbau durchgehend besetzt sind.
- Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und noch einmal am Veranstaltungstag. Lege für Partyzelte, empfindliche Lichttechnik, Stromverbindungen und Besucherinformation eine trockene Ausweichlösung fest; Ersatzbatterien und Powerbanks gehören griffbereit an die Einsatzstellen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Lichtfestival organisieren?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Für Genehmigungen, Location, Lichtkünstler und Technik solltest du bereits in der ersten Planungswoche Anfragen verschicken.
- Wie plant man die Stromversorgung bei einem Lichtfestival?
- Erstelle pro Lichtzone eine Liste mit Geräten, Anschlusswerten und Kabellängen. Plane die Strom- und Sicherheitsprüfung spätestens 7 Tage vorher und nutze Kabeltrommeln, Verlängerungskabel, Kabelmatten sowie Fehlerstromschutzschalter passend zur Anlage.
- Wann sollte man Helfer für ein Lichtfestival einteilen?
- Rekrutiere die Freiwilligen mindestens 3 Wochen vorher und teile sie 5 bis 7 Tage vor dem Festival in Schichten ein. Jede Schicht braucht klare Zuständigkeiten für Einlass, Besucherroute, Funkgeräte und Notfälle.
- Was muss man bei schlechtem Wetter beim Lichtfestival vorbereiten?
- Treffe die Entscheidung anhand der Vorhersage 48 Stunden vorher und bestätige sie am Veranstaltungstag erneut. Schütze Technik und Stromanschlüsse vor Nässe, sichere Zelte und halte eine alternative Route oder einen überdachten Wartebereich bereit.
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