Zo organiseer je een lezingavond zonder last-minute stress

Begin met de zaal en de spreker: pas daarna kun je het programma, de uitnodiging en de techniek goed plannen. Werk vervolgens toe naar een gesloten deelnemerslijst, zodat je catering, stoelen, naamkaartjes en programmabladen kunt afstemmen op het werkelijke aantal gasten. Test de presentatie, microfoon, beamer en kabels vooraf in dezelfde opstelling als op de avond zelf. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een duidelijke registratie en een goed voorbereide pauze.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Spreker vastleggen
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Techniek reserveren
8
Catering bestellen
2 personen
9
Plattegrond maken
10
Deelnemerslijst sluiten
11
Naamkaartjes printen
12
Programma's printen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Apparatuur ophalen
2 personen
15
Catering controleren
2 personen
16
Presentatie ontvangen
17
Techniek vooraf testen
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Zaal schoonmaken
2 personen
21
Tafels opstellen
3 personen
22
Stoelen opstellen
3 personen
23
Techniek installeren
2 personen
24
Registratietafel inrichten
2 personen
25
Cateringbuffet inrichten
3 personen
26
Bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

27
Spreker ontvangen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Koffie en thee serveren
2 personen
30
Lezing begeleiden
2 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Pauzebuffet serveren
3 personen
33
Servies afruimen
2 personen
34
Vragenronde begeleiden
35
Avondpauze verzorgen
2 personen
36
Aanwezigheid bijhouden
37
Spreker uitzwaaien
38
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Afval verzamelen
3 personen
41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
42
Servies afwassen
3 personen
43
Buffet schoonmaken
2 personen
44
Zaal schoonmaken
3 personen
45
Gevonden voorwerpen verzamelen
46
Apparatuur retourneren
2 personen
47
Sleutels retourneren
48
Restanten opslaan
2 personen
49
Zaal oplevering controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Registratietafel
Kledingrek
Sprekerslessenaar

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Gebaksbordenaantal 60
Vorkenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Waterkaraffenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoon
Luidsprekerset
Presentatieclicker
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapterset
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 60

Kantoor

Naamkaartjesaantal 60
Geprinte programma'saantal 60
Pennenaantal 20
Notitieblokkenaantal 60
A4-papier
Plakbandaantal 2
Markeerstiftenaantal 4
Pijlbordjesaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor de stoelopstelling, naamkaartjes, programma’s, catering en het aantal kopjes, glazen en gebaksborden.
Plan de techniekcontrole niet pas bij aanvang. Test de presentatie, beamer, projectiescherm, draadloze microfoon, luidsprekerset, HDMI-kabel en adapterset minimaal 60 minuten voor de eerste gast binnenkomt.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de lezing uit. Geef de definitieve aantallen daarna door aan de catering en zet hapjes, dranken, koffie en thee op een vaste plek die de registratie niet blokkeert.
Richt de registratietafel minstens 30 minuten voor ontvangst in met de deelnemerslijst, naamkaartjes, naamkaarthouders, pennen en eventueel notitieblokken. Leg de kaartjes op alfabetische volgorde; dat voorkomt zoeken bij binnenkomst.
Maak de zaalindeling vóór de opbouw en teken daarop registratie, buffet, spreker, scherm en looppaden. Zet eerst tafels en stoelen goed, plaats daarna de techniek en controleer tenslotte of kabels geen doorgang vormen.✅

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lezingavond organiseren?: Leg de zaal en spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de avond en sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen tevoren.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een lezingavond?: Zet stoelen klaar voor het definitieve aantal aanmeldingen en voeg 5 tot 10 procent reserve toe. Bij 40 deelnemers betekent dat bijvoorbeeld 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de ruimte.
Wanneer moet ik de techniek voor een lezing testen?: Doe een eerste volledige test minimaal 1 dag vooraf als de presentatie beschikbaar is. Test de complete opstelling op de avond zelf nogmaals, uiterlijk 60 minuten voor de ontvangst.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een lezingavond?: Gebruik het definitieve aantal deelnemers als basis en houd voor hapjes ongeveer 2 tot 3 kleine porties per persoon per pauzemoment aan. Reken daarnaast op 2 tot 3 drankjes per persoon tijdens het eerste uur en stem koffie en thee af op de duur van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.