Organiser une soirée de conférences sans rien laisser au dernier moment

Une soirée de conférences se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et l’intervenant, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions. Les points qui posent le plus souvent problème sont la technique, les besoins alimentaires et les supports envoyés trop tard. Prévoyez aussi une vraie phase d’installation pour les chaises, les tables, l’accueil, le buffet et les essais de présentation. Ce déroulé vous aide à passer de la réservation à l’accueil des participants sans improvisation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle
2
Réserver un intervenant
3
Établir le programme
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver la technique
8
Commander le catering
2 personnes
9
Créer le plan
10
Clôturer la liste des participants
11
Imprimer les badges nominatifs
12
Imprimer les programmes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Récupérer l'équipement
2 personnes
15
Vérifier le catering
2 personnes
16
Recevoir la présentation
17
Tester la technique à l’avance
2 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Nettoyer la salle
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Installer la technique
2 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
26
Installer la signalétique
2 personnes

Événement

27
Accueillir l’intervenant
28
Enregistrer les participants
3 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Animer la conférence
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Servir le buffet de pause
3 personnes
33
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
34
Animer la séance de questions-réponses
35
Assurer la pause du soir
2 personnes
36
Suivre la présence
37
Accompagner le conférencier jusqu’à sa sortie
38
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

39
Éteindre l’équipement
2 personnes
40
Rassembler les déchets
3 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Nettoyer le buffet
2 personnes
44
Nettoyer la salle
3 personnes
45
Rassembler les objets trouvés
46
Retourner le matériel
2 personnes
47
Rendre les clés
48
Ranger les restes
2 personnes
49
Vérifier la réception de la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Table d'inscription
Portant à vêtements
Pupitre

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettes à gâteauqté 60
Fourchettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Micro sans fil
Ensemble de haut-parleurs
Télécommande de présentation
Câble HDMIqté 2
Kit d’adaptateurs HDMI
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 60

Bureau

Badges nominatifsqté 60
Programmes imprimésqté 60
Stylosqté 20
Blocs-notesqté 60
Papier A4
Ruban adhésifqté 2
Marqueursqté 4
Panneaux de directionqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver la salle et l’intervenant, puis établissez le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 2 semaines entre l’ouverture des inscriptions et la date de la soirée pour obtenir les réponses et relancer les personnes manquantes.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et clôturez la liste des participants au plus tard 5 jours avant l’événement. Ce délai laisse au traiteur le temps d’ajuster les quantités et vous permet d’imprimer les badges nominatifs.
Recevez la présentation de chaque intervenant au moins 48 heures avant la soirée. Testez ensuite le vidéoprojecteur, l’écran, le micro, les haut-parleurs, les câbles et les adaptateurs avec l’ordinateur qui sera réellement utilisé.
Prévoyez l’installation de la salle au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Installez d’abord les chaises et les tables, puis la table d’inscription, le pupitre, la technique et enfin le buffet pour garder les passages dégagés.
Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas avant l’accueil, plutôt que pendant les conférences. Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez le catering à la durée totale et au nombre confirmé de participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de conférences ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Il faut ce temps pour réserver la salle et l’intervenant, ouvrir les inscriptions, commander le catering et tester la technique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée de conférences ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, puis faites une relance 7 jours avant la clôture des inscriptions. Fermez la liste au moins 5 jours avant la soirée pour finaliser le catering et les badges.
Quand tester la technique avant une conférence ?: Faites un premier test complet 48 heures avant, avec la présentation reçue et le matériel prévu. Refaites un contrôle sur place au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants.
Combien de chaises et de programmes faut-il prévoir ?: Prévoyez une chaise et un programme imprimé par participant confirmé, plus 5 à 10 % de marge pour les arrivées supplémentaires. Imprimez les badges sur la même base après la clôture de la liste.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.