Cómo organizar una noche de conferencias sin contratiempos
Una noche de conferencias se organiza mejor empezando por la sala, el ponente y el programa, no por la decoración. Después se abren las inscripciones, se recogen las preferencias dietéticas y se cierran las necesidades técnicas y de catering. La última semana sirve para confirmar asistentes, recibir la presentación y probar todo el equipo. El día del evento, reserva al menos dos horas para montar la sala, preparar el registro y comprobar que el catering y la tecnología están listos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Contratar al ponente
- 3
Elaborar el programa
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar técnica
- 8
Pedir el catering
2 personas
- 9
Hacer el plano
- 10
Cerrar la lista de participantes
- 11
Imprimir etiquetas con nombres
- 12
Imprimir los programas
- 13
Hacer la compra
2 personas
- 14
Recoger el equipo
2 personas
- 15
Comprobar el catering
2 personas
- 16
Recibir la presentación
- 17
Probar la técnica con antelación
2 personas
- 18
Enfriar las bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Limpiar la sala
2 personas
- 21
Montar mesas
3 personas
- 22
Colocar las sillas
3 personas
- 23
Instalar la tecnología
2 personas
- 24
Montar la mesa de registro
2 personas
- 25
Montar el buffet de catering
3 personas
- 26
Colgar señalización
2 personas
Evento
- 27
Recibir al ponente
- 28
Registrar a los participantes
3 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Moderación de la charla
2 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Servir el buffet del descanso
3 personas
- 33
Recoger la vajilla
2 personas
- 34
Moderar la ronda de preguntas
- 35
Gestionar la pausa de la tarde
2 personas
- 36
Llevar el control de asistencia
- 37
Despedir al ponente
- 38
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 39
Apagar el equipo
2 personas
- 40
Recoger la basura
3 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Limpiar el buffet
2 personas
- 44
Limpiar la sala
3 personas
- 45
Recoger objetos perdidos
- 46
Devolver el equipo
2 personas
- 47
Devolver las llaves
- 48
Guardar los restos
2 personas
- 49
Comprobar la entrega de la sala
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de registro
- Perchero
- Atril
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platos para postrecant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharillascant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil de presentación
- Micrófono inalámbrico
- Equipo de altavoces
- Clicker de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Kit de adaptadores HDMI
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portatarjetas de nombrecant. 60
Oficina
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Programas impresoscant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Bloc de notascant. 60
- Papel A4
- Cinta adhesivacant. 2
- Rotuladores fosforescentescant. 4
- Carteles de flechascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva la sala y confirma al ponente antes de preparar las invitaciones. Necesitas tener definidos el horario, la duración de cada intervención y la capacidad disponible para abrir las inscripciones con datos fiables.
- Cierra la lista de participantes entre 3 y 5 días antes. Ese plazo permite imprimir las etiquetas con nombres, ajustar el plano de mesas y comunicar al catering el número final y las dietas especiales.
- Recibe la presentación del ponente como muy tarde 48 horas antes. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, el cable HDMI y los adaptadores con el archivo real.
- Llega aproximadamente 2 horas antes de la primera intervención. Monta primero las sillas y mesas, después el registro y el buffet, y deja la instalación tecnológica para poder probarla con la sala ya distribuida.
- Calcula el servicio de café, agua y aperitivos según el número confirmado de asistentes, no según la capacidad de la sala. Comprueba las tazas, vasos, platos, cubiertos, jarras y bebidas antes de que llegue el primer invitado.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de conferencias?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar la sala, contratar al ponente y elaborar el programa. Deja cerrados el catering, las inscripciones y la técnica durante la última semana.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de asistentes?
- Ciérrala entre 3 y 5 días antes de la conferencia. Así puedes imprimir las tarjetas de nombre y los programas, ajustar el plano y confirmar las cantidades del catering.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar la presentación y el equipo?
- Recibe la presentación al menos 48 horas antes y haz una prueba completa con el portátil, el proyector, el micrófono y los altavoces. Repite una comprobación breve al llegar, unas 2 horas antes del inicio.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar la sala?
- Reserva como mínimo 2 horas para colocar mesas y sillas, preparar el registro y el buffet e instalar la tecnología. Si hay varias intervenciones o un montaje técnico complejo, añade entre 30 y 60 minutos.
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