Zo organiseer je een lentemarkt zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en vergunningen; pas daarna leg je kramen, stroom en verzekering vast. Benader vervolgens kraamhouders en open het aanmeldformulier, zodat je weet hoeveel ruimte, tafels en voorzieningen nodig zijn. Werk de indeling uit zodra de aanmeldingen binnenkomen en leg kraamnummers, prijskaartjes en plattegronden op tijd klaar. In de laatste week draait alles om bevestigingen, leveringen, vrijwilligers en inkopen. Zo voorkom je dat je op de ochtend zelf nog koffieapparaten, contant geld of pijlborden moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Marktkramen reserveren
4
Stroompunten controleren
2 personen
5
Verzekering controleren
6
Kraamhouders benaderen
2 personen
7
Kraamindeling maken
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Promotieposters verspreiden
3 personen
11
Socialmediabericht plaatsen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Kraamhouders bevestigen
2 personen
15
Leveringen afspreken
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Plattegrond afdrukken
18
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
19
Kraamnummers maken
20
Menukaarten maken
2 personen
21
Vrijwilligersinstructies printen
22
Kassabonnen voorbereiden
23
Contant geld bestellen
24
Boodschappenlijst controleren
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
27
Verse producten ontvangen
2 personen
28
Terrein inspecteren
2 personen
29
Marktkramen opbouwen
6 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Stroom aansluiten
2 personen
32
Verlichting ophangen
3 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Kraamnummers plaatsen
2 personen
35
Kraamhouders ontvangen
2 personen
36
Kraamhouders instrueren
2 personen
37
Catering voorbereiden
4 personen
38
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
39
Hapjes voorbereiden
3 personen
40
Kassa inrichten
2 personen
41
Kassa afstorten voorbereiden
42
Welkomsttafel inrichten
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen
44
Afvalpunten plaatsen
2 personen
45
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

46
Bezoekers verwelkomen
2 personen
47
Programma aankondigen
48
Kassa bemannen
2 personen
49
Informatie verstrekken
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Tafels afruimen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds reinigen
57
Voorraad controleren
58
Contant geld veiligstellen
2 personen
59
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

60
Kassa afsluiten
2 personen
61
Kraamhouders uitchecken
2 personen
62
Marktkramen afbreken
6 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Afval verzamelen
3 personen
68
Terrein schoonmaken
4 personen
69
Voorraad tellen
2 personen
70
Materialen controleren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Kleding en textiel wassen
73
Kassageld tellen
2 personen
74
Donatiebedrag overmaken
75
Bedankbericht versturen
2 personen
76
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Klaptafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Waterkaraffenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Papieren bloemenaantal 80
Bloemenvazenaantal 12
Kunstbloemenaantal 40
Tafelkledenaantal 12
Kraamdoekenaantal 12
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Kraamnummersaantal 12
Prijshoudersaantal 40
Krijtbordenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Pinapparatenaantal 2
Kassa'saantal 2
Portoplaadstationsaantal 2
Handmegafoon
Batterijlampenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelcontainersaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de kraamindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd per kraam ruimte voor een tafel, looproute en eventuele kledingrekken; nummer de kramen daarna meteen op de plattegrond en met losse kraamnummers.
Controleer stroompunten minstens 2 weken vooraf. Tel hoeveel koffiezetapparaten en waterkokers tegelijk nodig zijn en leg verlengsnoeren, veilige looproutes en een alternatief voor ontbrekende stroom vast.
Bevestig kraamhouders en leveringen uiterlijk 7 dagen voor de markt. Vraag daarbij ook dieetwensen en praktische aankomsttijden uit, zodat menukaarten, borden en serveerbladen niet op het laatste moment aangepast hoeven te worden.
Maak voor vrijwilligers één geprinte instructie met starttijd, taak, telefoonnummer en wisselmoment. Reken voor een markt van 4 uur op minimaal 2 mensen voor opbouw, 1 aanspreekpunt en voldoende bezetting bij verkoop of koffie.
Regel betalingen en verbruiksmaterialen uiterlijk 3 dagen vooraf. Controleer kassabonnen, bestel contant geld, tel herbruikbare bekers en servies en zet koelboxen, waterkaraffen en tafelkleden bij elkaar voor de uitgifte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lentemarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en marktkramen. Kraamhouders en promotie regel je daarna; de definitieve indeling en vrijwilligersplanning kunnen in de laatste 2 weken.
Wanneer moet ik een vergunning voor een lentemarkt controleren?: Controleer dit meteen zodra datum en locatie bekend zijn, dus minimaal 8 weken vooraf. Sommige aanvragen hebben een langere behandelingstermijn, waardoor wachten tot de laatste maand risico geeft.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lentemarkt?: Plan minimaal 2 mensen voor de opbouw, 1 aanspreekpunt tijdens de markt en extra bezetting voor verkoop, koffie of opruimen. Bij een markt van 4 uur werkt een wisselschema met blokken van 2 uur meestal beter dan één lange dienst.
Wanneer maak je de kraamindeling van een lentemarkt?: Maak eerst een voorlopige indeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en leg die definitief vast 7 tot 10 dagen vooraf. Dan kun je kraamnummers, plattegronden, pijlborden en eventuele stroompunten nog aanpassen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.