Organiser un marché de printemps, étape par étape

Un marché de printemps se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et capacité d’accueil. Ensuite, il faut sécuriser les exposants, ouvrir les inscriptions et prévoir précisément l’installation des stands, l’alimentation électrique et les livraisons. Les oublis arrivent souvent dans les derniers jours : signalétique, besoins alimentaires, monnaie, étiquettes de prix ou consignes pour les bénévoles. Suivez un ordre de préparation clair pour éviter les décisions prises dans l’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver les stands du marché
4
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
5
Vérifier l’assurance
6
Contacter les exposants
2 personnes
7
Établir la répartition des stands
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
11
Publier un message sur les réseaux sociaux
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer les exposants
2 personnes
15
Planifier les livraisons
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer le plan
18
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
19
Créer les numéros de stand
20
Créer les menus
2 personnes
21
Imprimer les consignes pour les bénévoles
22
Préparer les tickets de caisse
23
Commander de l’argent liquide
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
27
Réceptionner les produits frais
2 personnes
28
Inspecter le site
2 personnes
29
Monter les stands de marché
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Brancher l’électricité
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Installer les numéros de stand
2 personnes
35
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
36
Instruire les tenanciers de stand
2 personnes
37
Préparer le service traiteur
4 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Installer la caisse
2 personnes
41
Préparer le dépôt de caisse
42
Installer la table d’accueil
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes
44
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
45
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
2 personnes
47
Annoncer le programme
48
Tenir la caisse
2 personnes
49
Fournir les informations
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
54
Dégager les tables
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Nettoyer les toilettes entre-temps
57
Vérifier les stocks
58
Sécuriser l'argent liquide
2 personnes
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
62
Démonter les stands du marché
6 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Éteindre l’équipement
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Compter le stock
2 personnes
70
Vérifier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Laver les vêtements et les textiles
73
Compter l’argent de la caisse
2 personnes
74
Transférer le montant du don
75
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
76
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Carafes d'eauqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Fleurs en papierqté 80
Vases à fleursqté 12
Fleurs artificiellesqté 40
Nappesqté 12
Draps de standqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 8
Numéros des standsqté 12
Porte-prixqté 40
Panneaux en ardoiseqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Bornes de recharge pour téléphones portablesqté 2
Mégaphone à main
Lampes à batterieqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Thermosqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifiez aussi l’assurance et les points d’alimentation avant de confirmer les stands.
Donnez aux exposants une date limite d’inscription située environ 4 semaines avant le marché. Demandez dès le formulaire leurs besoins électriques, alimentaires et logistiques pour éviter les changements de dernière minute.
Dessinez la répartition des stands avant de commander ou d’installer le mobilier. Prévoyez les tentes, tables, chaises, passages et panneaux indicateurs afin que la circulation reste fluide, même par mauvais temps.
Préparez les éléments imprimés au plus tard 7 jours avant : plan, numéros de stand, étiquettes de prix, menus et consignes pour les bénévoles. Gardez quelques exemplaires supplémentaires pour les corrections ou les pertes.
Organisez les livraisons et les équipes avec des horaires précis, puis prévoyez l’argent liquide et les tickets de caisse la veille. Les gobelets, tasses, vaisselle, carafes d’eau et glacières sont souvent oubliés lors des dernières courses.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de printemps ?: Commencez 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de vérifier les autorisations, l’assurance, le lieu, les stands et la disponibilité des exposants sans devoir tout confirmer en urgence.
Quand contacter les exposants pour un marché de printemps ?: Contactez-les environ 8 semaines avant l’événement et fixez une clôture des inscriptions 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer leur présence, leurs besoins alimentaires et leur emplacement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Réservez au moins 3 heures avant l’ouverture pour installer les tentes, tables, chaises, numéros de stand, panneaux et décoration. Ajoutez du temps si les livraisons arrivent séparément ou si plusieurs équipes interviennent.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de printemps ?: Préparez la monnaie, les tickets de caisse, les étiquettes de prix, les menus, le plan imprimé et les consignes des bénévoles. Vérifiez aussi la liste des courses et regroupez le matériel par zone pour réduire l’installation du matin.

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