Cómo organizar un mercado de primavera sin perder el control
Un mercado de primavera se organiza por fases: primero aseguras la fecha, el lugar, los permisos y la infraestructura; después confirmas los puestos y abres las inscripciones. La distribución del espacio debe estar cerrada antes de imprimir números, carteles y planos. En las últimas semanas tendrás que coordinar entregas, preferencias dietéticas, voluntarios, cobros y material de servicio. El mayor riesgo es dejar para el final la electricidad, el seguro o las necesidades concretas de cada puesto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Comprobar permisos
- 3
Reservar puestos de mercado
- 4
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 5
Comprobar el seguro
- 6
Contactar a los puestos
2 personas
- 7
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
- 8
Abrir el formulario de inscripción
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Distribuir carteles promocionales
3 personas
- 11
Publicar en redes sociales
- 12
Gestionar inscripciones
2 personas
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Fijar los portatarimas
2 personas
- 15
Coordinar las entregas
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Imprimir el plano
- 18
Preparar etiquetas de precios
2 personas
- 19
Hacer números de puesto
- 20
Hacer menús
2 personas
- 21
Imprimir las instrucciones para voluntarios
- 22
Preparar los recibos
- 23
Solicitar efectivo
- 24
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 25
Hacer la compra
3 personas
- 26
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 27
Recibir productos frescos
2 personas
- 28
Inspeccionar el recinto
2 personas
- 29
Montar los puestos del mercado
6 personas
- 30
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 31
Conectar la corriente
2 personas
- 32
Colgar la iluminación
3 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Colocar los números de puesto
2 personas
- 35
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
- 36
Dar instrucciones a los titulares de los puestos
2 personas
- 37
Preparar el catering
4 personas
- 38
Preparar café y té
2 personas
- 39
Preparar aperitivos
3 personas
- 40
Preparar la caja
2 personas
- 41
Preparar el ingreso de caja
- 42
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
- 43
Comprobar los baños
2 personas
- 44
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 45
Realizar el control de apertura
3 personas
Evento
- 46
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 47
Anunciar el programa
- 48
Atender la caja
2 personas
- 49
Proporcionar información
2 personas
- 50
Servir café y té
2 personas
- 51
Servir aperitivos
2 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Reponer el bufé
2 personas
- 54
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
- 55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 56
Limpiar los baños periódicamente
- 57
Comprobar el inventario
- 58
Guardar el efectivo con seguridad
2 personas
- 59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 60
Cerrar la caja
2 personas
- 61
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
- 62
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
- 63
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Apagar el equipo
2 personas
- 66
Lavar la vajilla
3 personas
- 67
Recoger la basura
3 personas
- 68
Limpiar el recinto
4 personas
- 69
Contar el inventario
2 personas
- 70
Comprobar los materiales
2 personas
- 71
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 72
Lavar ropa y textiles
- 73
Contar el dinero de la caja
2 personas
- 74
Transferir el importe de la donación
- 75
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
- 76
Gestionar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 12
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Postes separadorescant. 12
- Percheroscant. 4
- Mesas plegablescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 120
- Cuencoscant. 60
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Cucharonescant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Flores de papelcant. 80
- Jarrones para florescant. 12
- Flores artificialescant. 40
- Mantelescant. 12
- Manteles para puestoscant. 12
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 8
- Números de puestocant. 12
- Portaprecioscant. 40
- Pizarrascant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Datáfonoscant. 2
- Cajas registradorascant. 2
- Estaciones de carga para portátilescant. 2
- Megáfono de mano
- Lámparas de bateríacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Termoscant. 8
- Contenedores frigoríficoscant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 12
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Papelelerascant. 8
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Bateríascant. 24
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ubicación y los permisos antes de anunciar el mercado. Comprueba también los puntos de electricidad y el seguro con varias semanas de margen, porque una carpa o una máquina de café pueden necesitar una toma concreta.
- Confirma los puestos antes de dibujar la distribución definitiva. Reserva espacio para el paso, las mesas, las sillas y las zonas de espera; después asigna un número a cada puesto y usa ese mismo número en el plano y los carteles.
- Abre las inscripciones con un formulario que permita recoger preferencias dietéticas y datos de contacto. Revisa las respuestas al menos una vez por semana y fija una fecha límite para cambios, idealmente 7 días antes del mercado.
- Coordina las entregas por franjas horarias en lugar de aceptar llegadas simultáneas. Entrega a cada voluntario instrucciones impresas y asigna turnos concretos para montaje, orientación, cobros y recogida.
- Haz la compra cuando la lista esté cerrada, no cuando empiece el montaje. Cuenta vasos reutilizables, tazas, platos, cuencos y cubiertos según el número previsto de visitantes, y prepara con antelación etiquetas de precios, menús, recibos y carteles direccionales.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de primavera?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, las carpas y la reserva de puestos deben estar encaminados durante las primeras 2 semanas; deja la última semana para confirmar entregas, voluntarios y compras.
- ¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?
- Cierra el plano al menos 10 días antes del mercado. Así tendrás tiempo para imprimir los números de puesto, el plano, las instrucciones y los carteles direccionales sin rehacerlos a última hora.
- ¿Cuándo se deben recoger las preferencias dietéticas?
- Solicítalas en el formulario de inscripción y fija el cierre 7 días antes del evento. Revisa los datos con los puestos y prepara los menús o etiquetas con suficiente antelación para evitar consultas durante el montaje.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior al mercado?
- El día anterior confirma electricidad, carpas, mesas, puestos, neveras portátiles y material de servicio. Comprueba también que los recibos, el efectivo solicitado, los números de puesto y las instrucciones para voluntarios estén preparados y separados por función.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!