Zo organiseer je een lantaarnfestival

Begin met het programma, de locatie en de route voor bezoekers voordat je lantaarns of catering bestelt. Deel het terrein daarna op in ontvangst, buffet, zitplaatsen, verlichting en veilige looproutes. Regel vergunningen, leveranciers en bezoekersinformatie ruim vooraf; vooral stroom, weersbescherming en dieetwensen worden snel vergeten. Werk op de dag zelf van terreinopbouw naar verlichting, buffet en briefing van vrijwilligers, zodat de publieksontvangst niet samenvalt met laatste controles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en terrein indelen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Leveranciers en reserveringen bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Bezoekersinformatie versturen
10
Lantaarns en verlichting bestellen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Muziek en afspeellijst voorbereiden
13
Weersverwachting controleren
14
Route- en parkeerborden maken
2 personen
15
Vrijwilligersinstructies uitdelen
16
Materialen controleren
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
4 personen
20
Lantaarns controleren
3 personen
21
Weersbescherming klaarzetten
2 personen

Event

22
Terrein afzetten
3 personen
23
Tenten opbouwen
5 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Buffettafels inrichten
3 personen
26
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
27
Drankenpunt inrichten
2 personen
28
Lantaarnuitgiftepunt inrichten
2 personen
29
Creatieve knutseltafels klaarzetten
3 personen
30
Decoratie ophangen
3 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
33
Stroom en kabels beveiligen
2 personen
34
Routebordjes plaatsen
2 personen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen
37
Aanmeldtafel bemannen
2 personen
38
Bezoekers ontvangen
3 personen
39
Lantaarns uitdelen
3 personen
40
Knutselactiviteit begeleiden
4 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Muziek afspelen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Lichtpunten controleren
2 personen
47
Optocht instrueren
3 personen
48
Lantaarnoptocht begeleiden
8 personen
49
Fotopunt bemannen
50
Avondeten uitserveren
4 personen
51
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
52
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
53
Lantaarns innemen
3 personen
54
Muziek en stroom uitschakelen
2 personen

Nazorg

55
Decoratie verwijderen
3 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
57
Tenten afbreken
5 personen
58
Servies verzamelen
3 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Terrein schoonmaken
4 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Apparatuur schoonmaken
2 personen
63
Overgebleven eten verwerken
2 personen
64
Materialen sorteren
2 personen
65
Geleende spullen retourneren
2 personen
66
Afval afvoeren
2 personen
67
Aanmeldgegevens archiveren
68
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 110
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 130
Herbruikbare kommenaantal 130
Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Besteksetsaantal 130
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Schenkkanenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

LED-lantaarnsaantal 120
Papieren lantaarnsaantal 80
Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 16
Lantaarnstokkenaantal 20
Krijtbordenaantal 8
Fotowand
Decoratieve mandenaantal 10

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 18
LED-schijnwerpersaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Muziekspeler
Koelboxenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 6
Oplaadbare batterijenaantal 40
Batterijladersaantal 8
Mobiele ladersaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Serveertangenaantal 10
Aluminium schalenaantal 20
Snijplankmattenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 12
Afzethekkenaantal 12
Pionnenaantal 20
Kabelbindersaantal 200
Werkhandschoenenaantal 12

Activiteiten

Knutseltafelsaantal 4
Knutselstoelenaantal 24
Kinderschortenaantal 30
Scharenaantal 30
Lijmpistolenaantal 6
Knutselbakkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Krijtstiftenaantal 20

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30
Afwasteilenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een terreinindeling met ontvangst, buffet, zitplaatsen en lantaarnroute. Houd looproutes vrij en leg vooraf vast waar partytenten, tafels, stoelen en buffettafels komen te staan.
Controleer vergunningen en meldingen voordat je leveranciers bevestigt. Plan deze controle minimaal 6 weken voor het festival, omdat voorwaarden voor terrein, verlichting of geluid je opzet kunnen veranderen.
Tel catering op basis van aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf. Zet herbruikbaar servies, opscheplepels, serveerschalen en schenkkanen apart klaar, zodat het buffet niet op het laatste moment moet worden aangevuld.
Test alle verlichting vóór de opbouw: LED-lantaarns, lichtsnoeren en schijnwerpers, maar ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten. Leg kabels nooit los over een bezoekersroute en zorg dat elke stroomaansluiting bereikbaar blijft.
Maak vrijwilligersinstructies met taken, tijden en een aanspreekpunt en deel die minstens 3 dagen vooraf uit. Controleer op de dag zelf eerst tenten, terreinafzetting en weersbescherming; hang daarna pas lantaarns en verlichting op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een lantaarnfestival organiseren?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Bestel lantaarns en bevestig leveranciers zodra het terrein en de bezoekersaantallen duidelijk zijn, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor het festival.
Hoeveel lantaarns heb je nodig voor een lantaarnfestival?: Dat hangt af van de route en het aantal lichtpunten, niet alleen van het aantal bezoekers. Plan bij een route om de 3 tot 5 meter een LED-lantaarn of ander lichtpunt en tel extra verlichting mee voor ingang, buffet, toiletten en nooduitgangen.
Wanneer regel je catering voor een lantaarnfestival?: Maak de eerste berekening 3 tot 4 weken vooraf op basis van de aanmeldingen. Bevestig hoeveelheden en dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en zet dranken minstens 2 uur voor aanvang koel.
Wat doe je bij regen tijdens een lantaarnfestival?: Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vooraf. Zet partytenten, weersbescherming en droge opbergruimte klaar voordat je tafels, verlichting en lantaarns plaatst; zo blijven materialen en bezoekersstromen beheersbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.