Organiser un festival des lanternes sans rien oublier

Un festival des lanternes se prépare d’abord comme un événement de plein air, puis comme une mise en scène lumineuse. Commencez par fixer la date, le programme et la répartition du terrain avant de réserver les prestataires ou de commander les lanternes. Les autorisations, les inscriptions et la météo conditionnent ensuite toute l’organisation. Gardez enfin assez de temps pour installer les tentes, baliser les accès, tester les éclairages et briefer les bénévoles avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Répartir le lieu et le terrain
2 personnes
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Confirmer les prestataires et les réservations
2 personnes
5
Rédiger les invitations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations aux visiteurs
10
Commander des lanternes et des éclairages
11
Calculer les quantités de catering
2 personnes
12
Préparer la musique et la playlist
13
Vérifier les prévisions météo
14
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
15
Distribuer les consignes aux bénévoles
16
Vérifier le matériel
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Vérifier les lanternes
3 personnes
21
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

22
Balisage du site
3 personnes
23
Monter les tentes
5 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Installer le point café et thé
2 personnes
27
Installer le point de boissons
2 personnes
28
Aménager le point de distribution des lanternes
2 personnes
29
Installer les tables de bricolage créatif
3 personnes
30
Installer la décoration
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Raccorder le matériel audio
2 personnes
33
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
34
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
2 personnes
36
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
37
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Distribuer les lanternes
3 personnes
40
Encadrer l’activité de bricolage
4 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Passer de la musique
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Vérifier les points lumineux
2 personnes
47
Briefer le défilé
3 personnes
48
Accompagner la parade des lanternes
8 personnes
49
Tenir le stand photo
50
Servir le dîner
4 personnes
51
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
52
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
53
Récupérer les lanternes
3 personnes
54
Éteindre la musique et l'alimentation
2 personnes

Suivi

55
Retirer la décoration
3 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Démonter les tentes
5 personnes
58
Rassembler la vaisselle
3 personnes
59
Rassembler les déchets
4 personnes
60
Nettoyer le site
4 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le matériel
2 personnes
63
Traiter les restes
2 personnes
64
Trier les matériaux
2 personnes
65
Rendre les articles empruntés
2 personnes
66
Évacuer les déchets
2 personnes
67
Archiver les données d’inscription
68
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 110
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 130
Bols réutilisablesqté 130
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Couvertsqté 130
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Carafesqté 8
Thermosqté 8

Décoration

Lanternes LEDqté 120
Lanternes en papierqté 80
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 16
Bâtons de lanternesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Mur photo
Paniers décoratifsqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 18
Projecteurs LEDqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Lecteur audio
Glacièresqté 6
Rallongesqté 6
Piles rechargeablesqté 40
Chargeurs de batterieqté 8
Chargeurs mobilesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de serviceqté 10
Plateaux en aluminiumqté 20
Tapis de planche à découperqté 6
Pains de glaceqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Barrières de sécuritéqté 12
Cônesqté 20
Serre-câblesqté 200
Gants de travailqté 12

Activités

Tables de loisirs créatifsqté 4
Chaises de bricolageqté 24
Tabliers pour enfantsqté 30
Ciseauxqté 30
Pistolets à colleqté 6
Bacs de bricolageqté 12
Poubellesqté 12
Marqueurs craieqté 20

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Bacs à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Caisses de rangementqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de vérifier les autorisations, confirmer les réservations et envoyer les invitations sans devoir modifier les informations ensuite.
Traitez les inscriptions avant de calculer le catering. Demandez les besoins alimentaires et prévoyez les quantités séparément pour les boissons, les en-cas et le buffet, plutôt que d’acheter au dernier moment.
Prévoyez deux circuits distincts pour les visiteurs et les câbles. Installez les rallonges, multiprises et passe-câbles avant les guirlandes LED, les projecteurs et les lanternes, puis testez chaque zone une fois la nuit tombée.
Ne gardez pas la météo pour la veille. Vérifiez les prévisions plusieurs jours avant, préparez la protection contre les intempéries et placez les tentes de réception, tables et chaises de façon à conserver un espace couvert utilisable.
Donnez aux bénévoles un plan simple avec leurs horaires et leurs zones. Les panneaux d’itinéraire et de stationnement doivent être posés avant l’ouverture, tandis que les lanternes, le son et le matériel doivent être contrôlés le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival des lanternes ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai couvre les autorisations, les réservations, les inscriptions, la commande des lanternes et la préparation du site.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un festival des lanternes ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, puis relancez les invités 10 à 14 jours avant. Fixez une date limite d’inscription au moins 2 semaines avant pour calculer le catering.
Quand installer les lanternes et les éclairages ?: Montez les tentes et installez les tables plusieurs heures avant l’ouverture, puis posez les lanternes et les guirlandes LED après le balisage. Réservez au moins 60 minutes pour tester les éclairages, les câbles et les haut-parleurs.
Que faire en cas de pluie le jour du festival des lanternes ?: Prenez une décision opérationnelle 24 à 48 heures avant selon les prévisions. Préparez des tentes, une protection contre les intempéries et un parcours couvert afin de maintenir les zones d’accueil, de restauration et de circulation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.