Cómo organizar un festival de farolillos sin imprevistos

Un festival de farolillos requiere coordinar el programa, el recinto, la iluminación y la llegada de los visitantes en un orden claro. Empieza fijando la fecha y el recorrido, y comprueba después los permisos, las reservas y las necesidades del público. La iluminación y el tiempo condicionan buena parte del montaje, especialmente si se usan farolillos de papel y carpas. Este plan te ayuda a llegar al día del evento con las compras, el catering y los voluntarios preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
3
Comprobar permisos y notificaciones
4
Confirmar proveedores y reservas
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar información a los visitantes
10
Encargar faroles e iluminación
11
Calcular las cantidades de catering
2 personas
12
Preparar la música y la lista de reproducción
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
15
Repartir las instrucciones para voluntarios
16
Comprobar los materiales
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Enfriar bebidas
2 personas
19
Preparar aperitivos
4 personas
20
Comprobar los faroles
3 personas
21
Preparar protección contra la lluvia
2 personas

Evento

22
Cerrar el recinto
3 personas
23
Montar tiendas
5 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Montar mesas de buffet
3 personas
26
Montar el punto de café y té
2 personas
27
Montar el punto de bebidas
2 personas
28
Montar el punto de entrega de linternas
2 personas
29
Preparar las mesas creativas de manualidades
3 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Asegurar la electricidad y los cables
2 personas
34
Colocar señales de ruta
2 personas
35
Comprobar los baños
2 personas
36
Colocar el material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
37
Atender la mesa de registro
2 personas
38
Recibir a los visitantes
3 personas
39
Repartir farolillos
3 personas
40
Coordinar la actividad de manualidades
4 personas
41
Servir café y té
2 personas
42
Servir aperitivos
3 personas
43
Poner música
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
46
Comprobar puntos de luz
2 personas
47
Instruir al desfile
3 personas
48
Guiar el desfile de farolillos
8 personas
49
Atender el punto fotográfico
50
Servir la cena
4 personas
51
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
52
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
53
Retirar los farolillos
3 personas
54
Apagar la música y la electricidad
2 personas

Seguimiento

55
Retirar la decoración
3 personas
56
Recoger mesas y sillas
4 personas
57
Desmontar las tiendas
5 personas
58
Recoger la vajilla
3 personas
59
Recoger la basura
4 personas
60
Limpiar el recinto
4 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Limpiar el equipo
2 personas
63
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
64
Clasificar los materiales
2 personas
65
Devolver los objetos prestados
2 personas
66
Retirar los residuos
2 personas
67
Archivar datos de inscripción
68
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 110
Mesas de buffetcant. 4
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 130
Cuencos reutilizablescant. 130
Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cubiertoscant. 130
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 16
Jarrascant. 8
Termoscant. 8

Decoración

Faroles LEDcant. 120
Faroles de papelcant. 80
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 16
Bastones de linternacant. 20
Pizarrascant. 8
Photowall
Cestas decorativascant. 10

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 18
Focos LEDcant. 6
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Reproductor de música
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 6
Baterías recargablescant. 40
Cargadores de bateríascant. 8
Cargadores portátilescant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de servircant. 10
Bandejas de aluminiocant. 20
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Linternascant. 8
Chalecos reflectantescant. 12
Vallas de separacióncant. 12
Conoscant. 20
Bridascant. 200
Guantes de trabajocant. 12

Actividades

Mesas de manualidadescant. 4
Sillas para manualidadescant. 24
Delantales infantilescant. 30
Tijerascant. 30
Pistolas de pegamentocant. 6
Cajas para manualidadescant. 12
Papeleracant. 12
Rotuladores de tizacant. 20

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 30
Cubetas para lavarcant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la distribución del terreno antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar dónde aparcar, por qué ruta entrar y a qué hora comienza cada actividad.
Comprueba los permisos y las notificaciones con varias semanas de margen, y confirma las reservas de proveedores antes de publicar la información definitiva para visitantes.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. No dejes para el último momento los platos, vasos, cubiertos, jarras y termos reutilizables.
Prueba todos los farolillos, guirnaldas LED, focos, alargadores y regletas antes del montaje. Coloca alfombrillas sobre los cables y prepara una alternativa de iluminación si una conexión falla.
Consulta el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo el mismo día. Monta las carpas y la protección contra la lluvia con tiempo, y reparte las instrucciones de montaje, cierre y atención a los voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de farolillos?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, revisar permisos, reservar proveedores y preparar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas aproximadamente 7 días antes.
¿Cuándo hay que comprobar los farolillos y la iluminación?: Haz una primera comprobación al recibir el material y una prueba completa entre 3 y 7 días antes del festival. El día del evento revisa de nuevo las conexiones, las baterías y la ubicación de los cables antes de abrir el recinto.
¿Cuánta comida y bebida hay que calcular?: Calcula las cantidades según el número final de inscripciones y añade un margen aproximado del 10 % para imprevistos. Para el primer tramo del evento, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona y enfríalas con varias horas de antelación.
¿Qué hacer si llueve durante el festival de farolillos?: Decide el plan alternativo al menos 48 horas antes, según el pronóstico, y prepara carpas y protección contra la lluvia antes de que llegue el público. Comunica cualquier cambio de ruta, horario o ubicación en cuanto esté confirmado.

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