Zo organiseer je een landbouwbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, openingstijden en deelnemerslijst; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Bevestig daarna standhouders, maak een standindeling en plan demonstraties voordat je uitnodigingen en praktische informatie verstuurt. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen centraal, controleer stroom en verzekering en druk plattegronden, badges en programmafolders op tijd af. Op de opbouwdag draait alles om een gemarkeerde beursvloer, geteste apparatuur en een registratiebalie die vóór de eerste bezoeker klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en tijden vastleggen
2
Deelnemerslijst samenstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Standhouders bevestigen
2 personen
7
Standindeling maken
2 personen
8
Programma en demonstraties plannen
2 personen
9
Catering reserveren
10
Stroompunten controleren
2 personen
11
Verzekeringsgegevens controleren
12
Bewegwijzering ontwerpen
13
Plattegrond afdrukken
14
Naambadges voorbereiden
2 personen
15
Programmafolders afdrukken
2 personen
16
Standhoudersinformatie versturen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
3 personen
20
Apparatuur testen
2 personen
21
Koelers vullen
2 personen
22
Registratietafel klaarzetten
2 personen
23
Beursvloer markeren
3 personen
24
Standwanden plaatsen
4 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Standnummers ophangen
2 personen
27
Bewegwijzering ophangen
2 personen
28
Demonstratiemateriaal plaatsen
4 personen
29
Licht en stroom aansluiten
2 personen
30
Geluidsinstallatie testen
2 personen
31
Koffiepunt inrichten
2 personen
32
Catering klaarzetten
3 personen
33
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen

Event

34
Standhouders ontvangen
3 personen
35
Laatste standcontroles uitvoeren
3 personen
36
Bezoekers registreren
4 personen
37
Bezoekers welkom heten
2 personen
38
Programma aankondigen
39
Koffie en thee serveren
3 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Hapjes serveren
3 personen
42
Afvalbakken legen
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Demonstraties begeleiden
2 personen
45
Standhouders ondersteunen
2 personen
46
Gevonden voorwerpen bewaren
47
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Standhouders laten afbouwen
3 personen
49
Servies verzamelen
3 personen
50
Voedsel veilig opbergen
2 personen
51
Meubilair afbreken
4 personen
52
Apparatuur loskoppelen
2 personen
53
Decoratie verwijderen
2 personen
54
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
55
Servies afwassen
3 personen
56
Beursvloer schoonmaken
3 personen
57
Materialen inventariseren
2 personen
58
Geleende spullen retourneren
2 personen
59
Overgebleven boodschappen opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beursbaliesaantal 4
Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Standwandenaantal 24
Krukkenaantal 16
Tafelkledenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadstationsaantal 2
Laptopaantal 2
Printer
Presentatiescherm
Kabelgotenaantal 12
Steekwagensaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Meetlintenaantal 3
Markeerkrijtaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Boerderijvlaggenaantal 8
Bloembakkenaantal 12
Tafeldecoratieaantal 30
Standnummerbordenaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlampenaantal 12

Catering

Registratiebakkenaantal 4
Naambadgehoudersaantal 120
Clipboardsaantal 10
Pennenaantal 50
Folderhoudersaantal 20
Menubordenaantal 6
Boodschappen
Afvalbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigersaantal 2
Poetsdoekenaantal 20
Papierdispensersaantal 6

Tips

Plan de standindeling zodra de standhouders zijn bevestigd. Houd rekening met beursbalies, tafels, standwanden, kabelgoten en voldoende loopruimte; een wijziging op de ochtend zelf zorgt snel voor vertraging.
Leg demonstraties en presentaties uiterlijk 3 weken vooraf vast. Test geluidsinstallatie, draadloze microfoons, luidsprekers, laptop en presentatiescherm minimaal 1 dag eerder, inclusief alle verlengkabels en stekkerdozen.
Sluit aanmeldingen en dieetwensen 7 dagen voor de beurs af. Geef dat aantal door aan de catering en controleer daarna de boodschappen, koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, koelboxen en koelkasten.
Maak voor standhouders één informatiebericht met aankomsttijd, standnummer, plattegrond, stroompunten en contactpersoon. Stuur dit uiterlijk 5 dagen vooraf, zodat ontbrekende verzekeringsgegevens of materiaal nog kunnen worden nagevraagd.
Zet registratie, bewegwijzering en naam badges niet als laatste klus weg. Leg de plattegronden, programmafolders en printer de avond ervoor klaar en reserveer op de opbouwdag minstens 2 uur voor markeren, wanden, tafels en stoelen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een landbouwbeurs organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemers en standhouders. Plan programma, catering en standindeling uiterlijk 6 weken vooraf; drukwerk en de laatste bevestigingen regel je in de laatste 2 weken.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een landbouwbeurs?: Reserveer minimaal 2 uur voor een kleine beurs en 4 uur wanneer je meerdere standwanden, beursbalies, demonstraties en geluidsapparatuur plaatst. Test apparatuur en stroom vóór de stands worden gevuld.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een landbouwbeurs?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken voor de beurs en sluit aanmeldingen 7 dagen vooraf. Zo houd je tijd over om dieetwensen, badges, catering en programmafolders af te ronden.
Hoe maak je een goede standindeling voor een landbouwbeurs?: Maak de indeling nadat alle standhouders zijn bevestigd, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Noteer per stand het formaat, benodigde tafels, stroompunt en eventuele demonstratie, en druk minstens 2 plattegronden af voor registratie en opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.