Cómo organizar una feria agrícola sin perder el control
Organizar una feria agrícola requiere cerrar primero la fecha, los horarios y la lista de participantes. Después se define el plano de puestos, el programa de demostraciones y las necesidades de cada expositor. La preparación práctica incluye electricidad, seguro, catering, señalización, acreditaciones y materiales para el registro. El montaje final funciona mejor cuando las mesas, paredes de los stands, sonido y neveras se revisan antes de que llegue el público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y los horarios de la feria
- 2
Elaborar la lista de participantes
2 personas
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
- 7
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 8
Planificar el programa y las demostraciones
2 personas
- 9
Reservar el catering
- 10
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 11
Comprobar los datos del seguro
- 12
Diseñar la señalización
- 13
Imprimir el plano
- 14
Preparar acreditaciones
2 personas
- 15
Imprimir folletos del programa
2 personas
- 16
Enviar información a los expositores
- 17
Comprobar la lista de la compra
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Reunir los materiales
3 personas
- 20
Probar el equipo
2 personas
- 21
Rellenar las neveras
2 personas
- 22
Preparar la mesa de registro
2 personas
- 23
Marcar el espacio de la feria
3 personas
- 24
Instalar los paneles del stand
4 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Colgar los números de stand
2 personas
- 27
Colgar señalización
2 personas
- 28
Colocar el material de demostración
4 personas
- 29
Conectar la iluminación y la corriente
2 personas
- 30
Probar el sistema de sonido
2 personas
- 31
Montar el punto de café
2 personas
- 32
Preparar la restauración
3 personas
- 33
Preparar el material de registro
2 personas
Evento
- 34
Recibir a los expositores
3 personas
- 35
Realizar las últimas comprobaciones de los puestos
3 personas
- 36
Registrar a los visitantes
4 personas
- 37
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 38
Anunciar el programa
- 39
Servir café y té
3 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Servir aperitivos
3 personas
- 42
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 43
Comprobar los baños
- 44
Coordinar demostraciones
2 personas
- 45
Apoyar a los expositores
2 personas
- 46
Guardar los objetos perdidos
- 47
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 48
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
- 49
Recoger la vajilla
3 personas
- 50
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
- 51
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 52
Desconectar el equipo
2 personas
- 53
Retirar la decoración
2 personas
- 54
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Limpiar el recinto ferial
3 personas
- 57
Inventariar materiales
2 personas
- 58
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 59
Guardar los víveres sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 4
- Mesascant. 30
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 8
- Paredes para standscant. 24
- Taburetescant. 16
- Mantelescant. 30
- Percheroscant. 4
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Estaciones de cargacant. 2
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Pantalla de presentación
- Canaletas para cablescant. 12
- Carros de manocant. 2
- Cajas de herramientascant. 2
- Cintas métricascant. 3
- Tiza de marcarcant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Neverascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Tijerascant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras de servircant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banderas de granjacant. 8
- Jardinerascant. 12
- Decoración de mesacant. 30
- Carteles con número de standcant. 30
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas de bateríacant. 12
Catering
- Cajas de registrocant. 4
- Portanombrescant. 120
- Portapapelescant. 10
- Bolígrafoscant. 50
- Portafolletoscant. 20
- Carteles del menúcant. 6
- Compras
- Papeleracant. 12
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 12
Limpieza
- Sets de escobacant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Aspiradorascant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de papelcant. 6
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de dibujar el plano definitivo. Recoge también las preferencias dietéticas en ese momento, porque cambiar un puesto o el catering durante la última semana suele provocar errores.
- Reserva tiempo específico para comprobar la electricidad de cada zona. Cuenta los alargadores, regletas y canaletas para cables antes del montaje, y prueba el equipo de sonido, los micrófonos y la pantalla con antelación.
- Envía a los expositores un paquete de información al menos 7 días antes. Incluye horarios, ubicación de su puesto, plano, programa y cualquier indicación sobre mesas, paredes o necesidades eléctricas.
- Prepara el registro por separado del resto del montaje. Las acreditaciones, el plano impreso y los folletos del programa deben estar listos como mínimo 2 horas antes de abrir, no mientras llegan los primeros visitantes.
- Revisa las bebidas y el material de cocina el día anterior. Rellena las neveras, comprueba cafeteras, termos, tazas, vasos, platos y cubiertos, y deja una lista de compra marcada para detectar faltantes antes de la apertura.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria agrícola?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, participantes, seguros y proveedores. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, imprimir materiales y confirmar el montaje.
- ¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?
- Cierra el plano definitivo entre 7 y 10 días antes de la feria, cuando ya conozcas los participantes y sus necesidades. Después solo deja cambios para casos imprescindibles, porque afectan a mesas, paredes, electricidad y señalización.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria agrícola?
- Calcula al menos 3 horas para marcar el espacio, colocar mesas y sillas, instalar las paredes de los stands y preparar el registro. Añade tiempo extra si hay sonido, pantalla, muchos cables o demostraciones culinarias.
- ¿Cuándo se deben probar el sonido y los equipos?
- Haz una primera prueba 1 o 2 días antes y repítela durante el montaje. Comprueba micrófonos, altavoces, portátil, pantalla, cables y puntos de carga antes de que comiencen las demostraciones.
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