Organiser un Salon de l’agriculture, étape par étape

Pour organiser un Salon de l’agriculture, commencez par fixer la date, les horaires et le nombre de participants avant de contacter les exposants. Enchaînez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires, le plan des stands et le programme des démonstrations. Les problèmes arrivent souvent dans les derniers jours : branchements oubliés, badges non imprimés, matériel non testé ou informations incomplètes envoyées aux exposants. Prévoyez une vérification finale du stand, de la restauration et de l’accueil au moins 24 heures avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2
Établir la liste des participants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les exposants
2 personnes
7
Préparer le plan du stand
2 personnes
8
Planifier le programme et les démonstrations
2 personnes
9
Réserver le catering
10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
11
Vérifier les informations d'assurance
12
Concevoir la signalétique
13
Imprimer le plan
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les programmes
2 personnes
16
Envoyer les informations aux exposants
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler le matériel
3 personnes
20
Tester l'équipement
2 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Préparer la table d'inscription
2 personnes
23
Marquer la zone d'exposition
3 personnes
24
Installer les parois des stands
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
27
Installer la signalétique
2 personnes
28
Installer le matériel de démonstration
4 personnes
29
Raccorder l'éclairage et l'alimentation
2 personnes
30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
31
Mettre en place le point café
2 personnes
32
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
33
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes

Événement

34
Accueillir les exposants
3 personnes
35
Effectuer les dernières vérifications des stands
3 personnes
36
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
37
Accueillir les visiteurs
2 personnes
38
Annoncer le programme
39
Servir le café et le thé
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
42
Vider les poubelles
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Encadrer les démonstrations
2 personnes
45
Soutenir les exposants
2 personnes
46
Conserver les objets trouvés
47
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

48
Faire démonter les stands
3 personnes
49
Rassembler la vaisselle
3 personnes
50
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
51
Démonter le mobilier
4 personnes
52
Débrancher l’équipement
2 personnes
53
Retirer la décoration
2 personnes
54
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
57
Inventorier le matériel
2 personnes
58
Rendre les articles empruntés
2 personnes
59
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tablesqté 30
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Panneaux de standqté 24
Tabouretsqté 16
Nappesqté 30
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Écran de présentation
Goulottes de câblesqté 12
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Mètres rubansqté 3
Craie de marquageqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de fermeqté 8
Jardinièresqté 12
Décoration de tableqté 30
Panneaux numérotés des standsqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 12

Catering

Bacs d'inscriptionqté 4
Supports de badges nominatifsqté 120
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 50
Présentoirs à brochuresqté 20
Panneaux de menuqté 6
Courses
Poubellesqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 12

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateursqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de papierqté 6

Conseils

Fixez les horaires avant les invitations : indiquez clairement l’heure d’arrivée des exposants, l’ouverture au public et la fin du démontage. Cela évite les installations simultanées et les stands encore en cours de montage à l’ouverture.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fil de l’eau, puis faites une relance 7 jours avant le salon. Gardez une liste séparée pour les exposants confirmés et les participants dont les informations sont encore incomplètes.
Dessinez le plan du stand avant de réserver ou d’installer le mobilier. Prévoyez les comptoirs, tables, chaises, panneaux, circulation et emplacement de l’écran sans bloquer les rallonges ni les sorties.
Testez le son, les microphones, l’ordinateur, l’écran et l’imprimante la veille. Vérifiez chaque point d’alimentation et ajoutez des rallonges, multiprises et goulottes de câbles avant l’arrivée des exposants.
Préparez l’accueil le jour précédent : badges, programmes, plan imprimé, signalétique et table d’inscription doivent être regroupés au même endroit. Remplissez les glacières et vérifiez les tasses, verres, assiettes et couverts avant le début du catering.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Salon de l’agriculture ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les exposants, traiter les inscriptions, réserver le catering et construire le programme. Gardez les 7 derniers jours pour les relances, les impressions et les tests techniques.
Quand envoyer les invitations pour un Salon de l’agriculture ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec les horaires et les modalités d’inscription. Faites une relance environ 10 jours avant la clôture des inscriptions.
Quand préparer le plan des stands ?: Préparez un premier plan 3 à 4 semaines avant le salon, dès que les exposants principaux sont confirmés. Bloquez la version finale au plus tard 7 jours avant l’installation pour imprimer le plan et transmettre les consignes.
Quand tester le matériel du salon ?: Testez le système de sonorisation, les microphones, l’écran, l’ordinateur et l’imprimante la veille, puis refaites un contrôle rapide 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les branchements et la recharge des équipements.

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