Zo organiseer je een LAN-party zonder technische chaos

Een LAN-party staat of valt met de voorbereiding vóór de eerste computer wordt aangesloten. Begin met de locatie, het aantal deelnemers en het toernooiformat; daarna werk je stroom, netwerk, zitplaatsen en spelservers uit. Test alle netwerkapparatuur vooraf en stuur praktische informatie op tijd naar deelnemers. Op de dag zelf bouw je eerst de infrastructuur, daarna pas de catering en registratie. Zo voorkom je losse kabels, ontbrekende adapters en een toernooi dat pas uren later kan starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Toernooiformat vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Aanwezigheid bevestigen
7
Praktische informatie versturen
8
Deelnemerslijst afdrukken
9
Zitindeling maken
2 personen
10
Stroomplan uitwerken
2 personen
11
Netwerkplan uitwerken
2 personen
12
Netwerkapparatuur testen
2 personen
13
Spelservers voorbereiden
2 personen
14
Toernooischema afdrukken
15
Apparatuurlabels maken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Geleende spullen ophalen
2 personen
18
Dranken koud zetten
2 personen
19
Snacks portioneren
2 personen
20
Eten voorbereiden
3 personen
21
Supplies naar locatie brengen
3 personen
22
Locatie openen
23
Tafels opstellen
4 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Stroomvoorziening aansluiten
3 personen
26
Netwerk opbouwen
3 personen
27
Netwerkverbinding controleren
2 personen
28
Cateringtafel inrichten
2 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Welkomstbord ophangen

Event

31
Deelnemers ontvangen
2 personen
32
Apparatuur aansluiten begeleiden
3 personen
33
Spelregels toelichten
34
Toernooirondes starten
2 personen
35
Technische problemen oplossen
2 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Snacks aanvullen
2 personen
38
Maaltijd serveren
3 personen
39
Koffie en thee verzorgen
2 personen
40
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
41
Toernooiresultaten noteren
42
Winnaars bekendmaken
43
Deelnemers laten uitloggen
2 personen

Nazorg

44
Computers en randapparatuur loskoppelen
4 personen
45
Netwerkapparatuur afbreken
3 personen
46
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
47
Servies afwassen
3 personen
48
Afval verzamelen
2 personen
49
Locatie schoonmaken
3 personen
50
Locatie afsluiten
2 personen
51
Spullen inventariseren
2 personen
52
Geleende spullen retourneren
2 personen
53
Beschadigde materialen apart zetten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 28
Cateringtafelaantal 2
Registratietafel

Apparatuur

Netwerkswitchesaantal 3
Router
Draadloos toegangspunt
Netwerkkabelsaantal 32
Reservebeeldschermenaantal 2
Reserve toetsenbordenaantal 2
Reserve muizenaantal 2
Luidsprekerset
Microfoon
Gereedschapskoffer
USB-sticksaantal 4
Ethernetstekkersaantal 10
Kabelbindersaantal 100
Apparaatlabelsaantal 40
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Overspanningsbeveiligersaantal 4

Verlichting

LED-werklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Mokkenaantal 30
Bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 4
Voedseltangenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Herbruikbare doekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak voor elke deelnemer een vaste plek en label apparatuur en kabels. Plan daarnaast minstens één reservebeeldscherm, toetsenbord en muis voor storingen tijdens het evenement.
Werk het stroomplan uit voordat je tafels definitief neerzet. Verdeel computers over meerdere stekkerdozen en verlengsnoeren en gebruik overspanningsbeveiliging; één overbelaste groep kan de hele LAN-party stilleggen.
Test switches, router, draadloos toegangspunt en netwerkkabels minimaal één dag vooraf met alle geplande aansluitingen. Controleer ook of de spelservers starten en of deelnemers elkaar op het netwerk kunnen vinden.
Leg het toernooischema vast voordat de uitnodigingen uitgaan. Vermeld inschrijvingstijd, starttijd, spelregels en wat deelnemers zelf meenemen, zodat je op locatie geen teams meer hoeft samen te stellen.
Regel eten en drinken in rondes: zet dranken vóór de opening koud, portioneer snacks vooraf en verzamel dieetwensen bij de aanmelding. Houd registratie, catering en kabels op aparte tafels om morsen bij apparatuur te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een LAN-party organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf en verstuur uitnodigingen zodra datum, capaciteit en toernooiformat vaststaan. Test netwerk en servers uiterlijk 1 dag van tevoren.
Hoeveel netwerkapparatuur heb ik nodig voor een LAN-party?: Plan per deelnemer één netwerkaansluiting en tel minimaal 2 reservepoorten per switch op. Neem daarnaast minstens 10 procent extra netwerkkabels mee voor fouten, omwegen en vervanging.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een LAN-party?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna regelmatig aan. Voor snacks werkt een voorraad van ongeveer 150 tot 250 gram per persoon bij een avondprogramma als praktisch uitgangspunt.
Wanneer moet ik de LAN-party opbouwen?: Begin 3 tot 4 uur vóór de aangekondigde starttijd met tafels, stoelen, stroom en netwerk. Reserveer daarna minstens 60 minuten voor servertests, registratie en het oplossen van kabel- of aansluitproblemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.