Cómo organizar una LAN party paso a paso

Organizar una LAN party empieza mucho antes de colocar los ordenadores sobre las mesas. Primero define el formato del torneo y el número de participantes; después comprueba que el lugar soporte la instalación eléctrica y la red. La semana anterior conviene cerrar las inscripciones, las preferencias alimentarias y la información práctica. El día del evento, monta mesas, sillas, red, servidores y alimentación antes de que llegue el primer jugador.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Definir el formato del torneo
2 personas
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Confirmar la asistencia
7
Enviar la información práctica
8
Imprimir la lista de participantes
9
Crear la distribución de asientos
2 personas
10
Elaborar el plan de energía
2 personas
11
Desarrollar el plan de red
2 personas
12
Probar el equipo de red
2 personas
13
Preparar los servidores de juego
2 personas
14
Imprimir el calendario del torneo
15
Crear etiquetas para el equipo
16
Hacer la compra
2 personas
17
Recoger los objetos prestados
2 personas
18
Enfriar las bebidas
2 personas
19
Porcionar los aperitivos
2 personas
20
Preparar la comida
3 personas
21
Trasladar los suministros al lugar
3 personas
22
Abrir la ubicación
23
Montar mesas
4 personas
24
Colocar las sillas
3 personas
25
Conectar la alimentación eléctrica
3 personas
26
Montar la red
3 personas
27
Comprobar la conexión de red
2 personas
28
Montar la mesa de catering
2 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Colgar el cartel de bienvenida

Evento

31
Recepción de participantes
2 personas
32
Guiar la conexión del equipo
3 personas
33
Explicar las reglas del juego
34
Dar inicio a las rondas del torneo
2 personas
35
Resolver problemas técnicos
2 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Reponer snacks
2 personas
38
Servir la comida
3 personas
39
Encargarse del café y el té
2 personas
40
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
41
Anotar los resultados del torneo
42
Anunciar a los ganadores
43
Hacer que los participantes cierren sesión
2 personas

Seguimiento

44
Desconectar los ordenadores y periféricos
4 personas
45
Desmontar el equipo de red
3 personas
46
Recoger mesas y sillas
4 personas
47
Lavar la vajilla
3 personas
48
Recoger la basura
2 personas
49
Limpiar el lugar
3 personas
50
Cerrar el recinto
2 personas
51
Inventariar los materiales
2 personas
52
Devolver los objetos prestados
2 personas
53
Separar los materiales dañados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 28
Mesa de cateringcant. 2
Mesa de registro

Equipo

Switches de redcant. 3
Router
Punto de acceso inalámbrico
Cables de redcant. 32
Pantallas de reservacant. 2
Teclados de repuestocant. 2
Ratones de reservacant. 2
Equipo de altavoces
Micrófono
Caja de herramientas
Memorias USBcant. 4
Conectores Ethernetcant. 10
Bridascant. 100
Etiquetas de dispositivoscant. 40
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Protectores contra sobretensióncant. 4

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Tazascant. 30
Platoscant. 30
Cubiertoscant. 30

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Bandejas de serviciocant. 4
Pinzas para alimentoscant. 4

Decoración

Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6
Mantelescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 4
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños reutilizablescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Calcula la red y la electricidad con el número máximo de jugadores, no con la asistencia provisional. Prueba switches, router, cables, regletas y protectores contra sobretensiones al menos 3 días antes.
Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes. Así puedes imprimir la lista de participantes, preparar la distribución de asientos y asignar etiquetas al equipo sin cambios de última hora.
Prepara los servidores de juego y el calendario del torneo como mínimo 24 horas antes. Guarda una copia en memorias USB por si falla el equipo principal o la conexión del lugar.
Reserva entre 60 y 90 minutos para el montaje: coloca primero mesas y sillas, después la alimentación y la red, y al final las pantallas, teclados, ratones y sonido. Deja cables alargadores y bridas a mano para corregir recorridos.
Compra y porciona la comida el día anterior y enfría las bebidas con varias horas de margen. Usa la mesa de catering y las bandejas de servicio separadas de la mesa de registro para no bloquear las inscripciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una LAN party?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, definir el torneo y enviar invitaciones. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes y deja la prueba de red para los 3 días previos.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una LAN party?: Calcula entre 60 y 90 minutos para montar mesas, sillas, alimentación, red y equipos básicos. Añade otros 30 minutos si debes preparar servidores, sonido y la mesa de registro en el lugar.
¿Cómo se planifica la electricidad para una LAN party?: Haz el plan con el número máximo de puestos y distribuye la carga entre varios circuitos cuando sea posible. Comprueba regletas, cables alargadores y protectores contra sobretensiones al menos 3 días antes, y no encadenes regletas.
¿Cuánta comida y bebida comprar para una LAN party?: Para una jornada de 6 a 8 horas, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante las primeras horas y añade agua durante todo el evento. Prepara varias raciones pequeñas de aperitivos y confirma las necesidades dietéticas entre 5 y 7 días antes.

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