Eine LAN-Party organisieren: der Ablauf, der funktioniert

Bei einer LAN-Party entscheidet nicht nur das Spiel über den Abend, sondern vor allem die Vorbereitung. Kläre zuerst Location, Teilnehmerzahl und Turnierformat, bevor du Netzwerk, Strom und Verpflegung planst. Danach testest du die Technik vollständig und verschickst alle praktischen Informationen rechtzeitig. Am Veranstaltungstag brauchst du eine feste Reihenfolge: Räume öffnen, Tische und Strom aufbauen, Netzwerk prüfen, Geräte zuordnen und erst dann das Turnier starten.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Turnierformat festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Anwesenheit bestätigen
7
Praktische Informationen versenden
8
Teilnehmerliste ausdrucken
9
Sitzordnung erstellen
2 Personen
10
Stromplan ausarbeiten
2 Personen
11
Netzwerkplan ausarbeiten
2 Personen
12
Netzwerkgeräte testen
2 Personen
13
Spielserver vorbereiten
2 Personen
14
Turnierplan drucken
15
Geräteschilder erstellen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Geliehene Sachen abholen
2 Personen
18
Getränke kalt stellen
2 Personen
19
Snacks portionieren
2 Personen
20
Essen vorbereiten
3 Personen
21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
22
Location öffnen
23
Tische aufstellen
4 Personen
24
Stühle aufstellen
3 Personen
25
Stromversorgung anschließen
3 Personen
26
Netzwerk aufbauen
3 Personen
27
Netzwerkverbindung prüfen
2 Personen
28
Cateringtisch einrichten
2 Personen
29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
30
Willkommensschild aufhängen

Event

31
Teilnehmende empfangen
2 Personen
32
Anschluss der Geräte begleiten
3 Personen
33
Spielregeln erläutern
34
Turnierrunden starten
2 Personen
35
Technische Probleme lösen
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
2 Personen
37
Snacks auffüllen
2 Personen
38
Mahlzeit servieren
3 Personen
39
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
40
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
41
Turnierergebnisse notieren
42
Gewinner bekanntgeben
43
Teilnehmende ausloggen lassen
2 Personen

Nachbereitung

44
Computer und Peripheriegeräte abkoppeln
4 Personen
45
Netzwerkgeräte abbauen
3 Personen
46
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
47
Geschirr abwaschen
3 Personen
48
Abfall sammeln
2 Personen
49
Location reinigen
3 Personen
50
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
51
Material inventarisieren
2 Personen
52
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
53
Beschädigte Materialien separat ablegen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 28
CateringtischAnz. 2
Registrierungstisch

Ausstattung

Netzwerk-SwitchesAnz. 3
Router
Drahtloser Zugangspunkt
NetzwerkkabelAnz. 32
ErsatzbildschirmeAnz. 2
Ersatz-TastaturenAnz. 2
ErsatzmäuseAnz. 2
Lautsprecherset
Mikrofon
Werkzeugkoffer
USB-SticksAnz. 4
Ethernet-SteckerAnz. 10
KabelbinderAnz. 100
GeräteetikettenAnz. 40
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
ÜberspannungsschutzgeräteAnz. 4

Beleuchtung

LED-ArbeitslampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
TassenAnz. 30
TellerAnz. 30
BestecksetsAnz. 30

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 4
LebensmittelzangenAnz. 4

Dekoration

Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
TischdeckenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
Wiederverwendbare TücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane Strom und Netzwerk getrennt, aber auf Basis derselben Sitzordnung. Rechne pro Spielplatz mit einem Netzwerkanschluss und führe mindestens einen vollständigen Test mit den vorgesehenen Switches, Kabeln und Spielservern durch.
Verschicke die praktischen Informationen spätestens 7 Tage vor der LAN-Party. Nenne Beginn, Adresse, Sitzplatz- oder Gerätezuordnung, Turnierformat, benötigte Ausrüstung und eine Kontaktmöglichkeit für kurzfristige Änderungen.
Bestätige die Anwesenheit 2 bis 3 Tage vorher und drucke die Teilnehmerliste zusätzlich aus. So kannst du am Registrierungstisch auch dann arbeiten, wenn das Netzwerk noch nicht vollständig läuft.
Bereite Ersatztechnik nicht erst beim ersten Ausfall vor. Lege Ersatzbildschirme, Tastaturen, Mäuse, Werkzeug, USB-Sticks und Ethernet-Stecker an einem klar markierten Platz bereit und beschrifte die Geräte der Teilnehmenden.
Kühle Getränke früh genug und portioniere Snacks vor dem Einlass. Für das erste Stunden solltest du etwa 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen; stelle außerdem Teller, Besteck, Becher sowie Kaffee- und Heißwasserzubehör getrennt vom Technikbereich bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine LAN-Party organisieren?: Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Location, dem Turnierformat und den Einladungen. Netzwerk-, Strom- und Spielservertests sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin abgeschlossen sein.
Wie viele Netzwerk-Switches braucht man für eine LAN-Party?: Das hängt von der Zahl der Spielplätze und den Anschlüssen pro Switch ab. Plane pro Teilnehmer mindestens einen Netzwerkanschluss und zusätzlich 1 bis 2 freie Ports für Server oder Ersatzgeräte ein.
Wann sollte man die Teilnehmer einer LAN-Party bestätigen lassen?: Fordere die Anwesenheitsbestätigung 2 bis 3 Tage vor der Veranstaltung an. Damit kannst du Sitzordnung, Stromplan, Verpflegung und den Turnierplan an die tatsächliche Teilnehmerzahl anpassen.
Wie viel Getränke braucht man für eine LAN-Party?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach den weiteren Verbrauch abhängig von der Dauer. Getränke sollten vor dem Einlass gekühlt und in einem eigenen Bereich bereitgestellt werden.

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