Zo organiseer je een lampionoptocht

Een lampionoptocht begint niet bij de lampions, maar bij een haalbare route, een vaste datum en duidelijke afspraken over begeleiding. Leg eerst start- en eindlocatie vast en controleer welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Daarna regel je vrijwilligers, aanmeldingen, verlichting en catering in een vaste volgorde. Reserveer in de laatste week tijd voor een tweede routecontrole en een test van alle lampions, stokken, batterijen en communicatiemiddelen. Zo voorkom je dat deelnemers wachten, verdwalen of zonder licht vertrekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
3
Start- en eindlocatie bevestigen
2 personen
4
Route vooraf controleren
3 personen
5
Vrijwilligers werven
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
12
Vrijwilligers indelen
2 personen
13
Verkeersbegeleiders aanwijzen
2 personen
14
Startbriefing schrijven
15
Plattegrond en routekaart maken
2 personen
16
Deelnemerslijst bijwerken
17
Weersverwachting controleren
18
Route opnieuw controleren
3 personen
19
Lampions en stokken tellen
2 personen
20
Batterijen en verlichting testen
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Catering gekoeld opslaan
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
4 personen
24
Polsbandjes en routekaarten sorteren
2 personen
25
Naamstickers voorbereiden
2 personen
26
EHBO-materiaal controleren
27
Mobiele telefoons opladen
2 personen

Event

28
Startlocatie vrijmaken
4 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Partytenten opzetten
4 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Routepijlen plaatsen
3 personen
33
Afzetlint langs route plaatsen
4 personen
34
Verkeershesjes verdelen
2 personen
35
Lampionuitgiftepunt inrichten
3 personen
36
Inschrijftafel inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
4 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Aanmeldingen afvinken
2 personen
42
Lampions uitdelen
3 personen
43
Lampions veilig bevestigen
3 personen
44
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
45
Voorhoede naar startpositie sturen
2 personen
46
Achterhoede naar positie sturen
2 personen
47
Optocht begeleiden
10 personen
48
Kruisingen beveiligen
6 personen
49
Achterblijvers begeleiden
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Warme dranken serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Lampionnen controleren
2 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen
56
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Catering afbouwen
3 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Routepijlen verwijderen
3 personen
60
Afzetlint verwijderen
4 personen
61
Verlichting afbouwen
3 personen
62
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
63
Servies en materialen afwassen
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Materialen terugbrengen
3 personen
67
Geleende spullen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Foto's en deelnemersinformatie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 30
Staantafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Verlichting

Led-lichtsnoerenaantal 6
Led-lantaarnsaantal 8
Zaklampenaantal 10
Reservebatterijenaantal 40

Decoratie

Lampionsaantal 180
Lampionstokkenaantal 180
Reserve-lampionhoudersaantal 20
Vlaggenlijnaantal 6
Ballonnenaantal 100
Touwaantal 100
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6

Apparatuur

Luidspreker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Klembordenaantal 4
Pennenaantal 20
Schaaraantal 4
Nietmachinesaantal 2
Meetlintenaantal 2
Portofoonsaantal 8
Telefoonladersaantal 6
Paraplu'saantal 6
Regencapesaantal 20

Veiligheid

Verkeershesjesaantal 12
Pionnenaantal 24
Afzethekkenaantal 8
Afzetlintaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12

Informatie

Routekaartenaantal 200
Routepijlenaantal 30
Programmapostersaantal 12
Naamstickersaantal 200
Polsbandjesaantal 200

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare mokkenaantal 100
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Opscheplepelsaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Isolerende handschoenenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Afwasteilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal twee keer: bij het vastleggen en opnieuw in de laatste week. Let daarbij op donkere stukken, oversteekplaatsen, wegwerkzaamheden en plekken waar de groep kan uitrekken.
Maak per verkeersbegeleider een duidelijk post- en tijdschema. Gebruik portofoons voor de voor- en achterhoede en geef iedereen vóór vertrek een routekaart en startbriefing.
Test alle verlichting uiterlijk één dag vooraf. Tel lampions, stokken en reserve-lampionhouders afzonderlijk en leg reservebatterijen, zaklampen en powerbanks op één herkenbare plek.
Open de aanmeldingen pas nadat datum, route, start- en eindlocatie vaststaan. Werk de deelnemerslijst bij tot aan de start en verzamel dieetwensen voordat je cateringhoeveelheden berekent.
Plan een droog alternatief voor ontvangst en uitgifte van materialen met partytenten en tafels. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en leg paraplu's en extra verlichting klaar als omstandigheden kunnen omslaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lampionoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, route en vergunningen of meldingen. Reserveer daarna tijd voor vrijwilligers, uitnodigingen en aanmeldingen; de laatste week gebruik je voor de tweede routecontrole en materiaaltest.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een lampionoptocht?: Reken minimaal op één verkeersbegeleider per belangrijk oversteekpunt en daarnaast op een voorloper, achterloper en coördinator. Bij een groep van ongeveer 50 deelnemers zijn meestal 6 tot 8 ingedeelde vrijwilligers werkbaar, afhankelijk van de route.
Wanneer moet ik de lampions en batterijen testen?: Test alle lampions, stokken en verlichting uiterlijk 24 uur voor vertrek. Leg per 10 deelnemers minstens 1 zaklamp of reserveverlichting klaar en houd extra batterijen apart bij de startlocatie.
Hoeveel drinken en catering moet ik regelen voor een lampionoptocht?: Bereken de catering op basis van de definitieve deelnemerslijst en controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon; houd gekoelde producten tot uitgifte koel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.