Organiser un défilé de lanternes, étape par étape
Un défilé de lanternes se prépare d’abord comme un parcours encadré, puis comme un accueil de participants. Commencez par fixer la date, le départ, l’arrivée et l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, les signaleurs et le briefing doivent être prêts avant l’installation sur place. Prévoyez aussi un contrôle séparé des lanternes, des bâtons, des piles et du catering : ce sont les éléments le plus souvent vérifiés trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
- 2
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
- 3
Confirmer le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
- 4
Vérifier l’itinéraire à l’avance
3 personnes
- 5
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 6
Concevoir les invitations
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Ouvrir les inscriptions
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Calculer les quantités de catering
2 personnes
- 12
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 13
Désigner les signaleurs
2 personnes
- 14
Rédiger le briefing de départ
- 15
Créer le plan du site et le plan d’itinéraire
2 personnes
- 16
Mettre à jour la liste des participants
- 17
Vérifier les prévisions météo
- 18
Revérifier l'itinéraire
3 personnes
- 19
Compter les lanternes et les bâtons
2 personnes
- 20
Tester les piles et l'éclairage
2 personnes
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Stocker le catering au frais
2 personnes
- 23
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
- 24
Trier les bracelets et les cartes d’itinéraire
2 personnes
- 25
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
- 26
Vérifier le matériel de premiers secours
- 27
Recharger les téléphones portables
2 personnes
Événement
- 28
Dégager le départ
4 personnes
- 29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 30
Installer les tentes de fête
4 personnes
- 31
Installer l'éclairage
3 personnes
- 32
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
- 33
Installer des rubans de balisage le long du parcours
4 personnes
- 34
Distribuer les gilets de sécurité
2 personnes
- 35
Installer le point de distribution des lampions
3 personnes
- 36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 37
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
- 38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 39
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 40
Accueillir les participants
4 personnes
- 41
Cocher les inscriptions
2 personnes
- 42
Distribuer les lanternes
3 personnes
- 43
Fixer les lampions en toute sécurité
3 personnes
- 44
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
- 45
Envoyer l’avant-garde à la position de départ
2 personnes
- 46
Envoyer l’arrière-garde en position
2 personnes
- 47
Encadrer le défilé
10 personnes
- 48
Sécuriser les intersections
6 personnes
- 49
Encadrer les retardataires
3 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Servir des boissons chaudes
2 personnes
- 52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Vérifier les lanternes
2 personnes
- 55
Rassembler les objets trouvés
- 56
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
- 57
Démonter le catering
3 personnes
- 58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 59
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
- 60
Retirer le ruban de délimitation
4 personnes
- 61
Démonter l’éclairage
3 personnes
- 62
Collecter et trier les déchets
4 personnes
- 63
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
- 64
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 65
Inventorier le matériel
2 personnes
- 66
Rapporter le matériel
3 personnes
- 67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 68
Ranger le stock restant
2 personnes
- 69
Enregistrer les objets trouvés
- 70
Archiver les photos et les informations des participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 30
- Tables hautesqté 2
- Nappesqté 10
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 6
- Lanternes LEDqté 8
- Lampes de pocheqté 10
- Piles de rechangeqté 40
Décoration
- Lampionsqté 180
- Bâtons de lampionqté 180
- Supports de lanterne de réserveqté 20
- Guirlande de fanionsqté 6
- Ballonsqté 100
- Cordeqté 100
- Attaches-câblesqté 200
- Ruban adhésifqté 6
Équipement
- Haut-parleur
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 4
- Presse-papiersqté 4
- Stylosqté 20
- Ciseauxqté 4
- Agrafeusesqté 2
- Mètres rubansqté 2
- Talkies-walkiesqté 8
- Chargeurs de téléphoneqté 6
- Parapluiesqté 6
- Capes de pluieqté 20
Sécurité
- Gilets de signalisationqté 12
- Cônesqté 24
- Barrières de sécuritéqté 8
- Ruban de balisageqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures de survieqté 4
- Gants de travailqté 12
Informations
- Cartes d'itinéraireqté 200
- Flèches de directionqté 30
- Affiches du programmeqté 12
- Étiquettes nominativesqté 200
- Braceletsqté 200
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Mugs réutilisablesqté 100
- Assiettesqté 200
- Couvertsqté 200
- Louchesqté 6
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Glacièresqté 4
- Pains de glaceqté 16
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Gants isolantsqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seaux de nettoyageqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Raclettes de solqté 2
- Bacs à vaisselleqté 4
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez l’itinéraire et les points de départ et d’arrivée avant de concevoir les invitations. Faites le parcours à pied au moins une fois et revérifiez-le le jour même, car des travaux ou une rue barrée peuvent modifier le passage.
- Ne limitez pas les bénévoles à l’accueil. Répartissez-les entre inscriptions, catering, encadrement et signalement, puis donnez à chacun un briefing écrit avant le départ.
- Comptez les lanternes, les bâtons et les supports de réserve séparément. Testez l’éclairage et les piles avant l’acheminement du matériel, puis gardez des piles de rechange et des lampes de poche accessibles.
- Préparez les bracelets, cartes d’itinéraire et étiquettes nominatives avant l’ouverture des inscriptions. Mettez à jour la liste des participants jusqu’au départ afin d’adapter le catering et les groupes d’accompagnement.
- Ne stockez pas le catering sur le site sans solution de conservation. Faites les courses assez tôt pour garder les produits au frais et transportez-les avec le reste du matériel, sans oublier les rallonges, multiprises et batteries externes.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer un défilé de lanternes ?
- Commencez plusieurs semaines avant la date prévue, car les autorisations, les déclarations et la réservation des lieux peuvent prendre du temps. L’itinéraire et les bénévoles doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
- Comment choisir l’itinéraire d’un défilé de lanternes ?
- Choisissez un parcours dont vous pouvez confirmer le départ, l’arrivée et les points de passage. Vérifiez-le à pied au moins une fois, puis faites une seconde vérification le jour du défilé pour repérer les changements et les obstacles.
- Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de lanternes ?
- Le nombre dépend de l’effectif et de la longueur du parcours, mais prévoyez des personnes pour l’accueil, le catering, le départ, l’arrivée et les points de signalement. Chaque bénévole doit connaître son poste avant le briefing de départ.
- Quand tester les lanternes et les piles ?
- Testez toutes les lanternes et les dispositifs d’éclairage avant de charger le matériel, puis contrôlez rapidement les réserves le jour même. Gardez des piles de rechange, des lampes de poche et des supports supplémentaires sur le site.
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !