Lampionumzug organisieren: So gelingt die Planung

Ein Lampionumzug braucht vor allem eine klare Route, genügend Helfer und funktionierende Beleuchtung. Beginne mehrere Wochen vorher mit Datum, Start- und Endpunkt sowie den nötigen Genehmigungen. Danach folgen Anmeldung, Verkehrshelfer, Verpflegung und die Ausgabe von Lampions und Routenplänen. Am Veranstaltungstag entscheidet ein kurzes Briefing darüber, ob der Zug sicher und ohne unnötige Wartezeiten startet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Datum festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
3
Start- und Endlocation bestätigen
2 Personen
4
Route im Voraus prüfen
3 Personen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Einladungen gestalten
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Cateringmengen berechnen
2 Personen
12
Freiwillige einteilen
2 Personen
13
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
14
Startbriefing schreiben
15
Lageplan und Streckenkarte erstellen
2 Personen
16
Teilnehmerliste aktualisieren
17
Wettervorhersage prüfen
18
Route erneut prüfen
3 Personen
19
Lampions und Stäbe zählen
2 Personen
20
Batterien und Beleuchtung testen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Catering gekühlt lagern
2 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
24
Armbänder und Karten mit der Route sortieren
2 Personen
25
Namensaufkleber vorbereiten
2 Personen
26
Erste-Hilfe-Material prüfen
27
Handys aufladen
2 Personen

Event

28
Startort freimachen
4 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Wegweiser aufstellen
3 Personen
33
Absperrband entlang der Route anbringen
4 Personen
34
Warnwesten verteilen
2 Personen
35
Ausgabestelle für Lampions einrichten
3 Personen
36
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
40
Teilnehmende empfangen
4 Personen
41
Anmeldungen abhaken
2 Personen
42
Lampions verteilen
3 Personen
43
Lampions sicher befestigen
3 Personen
44
Route und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
45
Vorhut zur Startposition schicken
2 Personen
46
Abwehrspieler in Position bringen
2 Personen
47
Umzug begleiten
10 Personen
48
Kreuzungen absichern
6 Personen
49
Zurückbleibende betreuen
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Heiße Getränke servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Laternen kontrollieren
2 Personen
55
Fundsachen sammeln
56
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

57
Catering abbauen
3 Personen
58
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
59
Wegweiser entfernen
3 Personen
60
Absperrband entfernen
4 Personen
61
Beleuchtung abbauen
3 Personen
62
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
63
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
64
Location reinigen
4 Personen
65
Materialien inventarisieren
2 Personen
66
Materialien zurückbringen
3 Personen
67
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
68
Restbestand einlagern
2 Personen
69
Fundgegenstände registrieren
70
Fotos und Teilnehmerinformationen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
StehtischeAnz. 2
TischdeckenAnz. 10

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8
TaschenlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 40

Dekoration

LaternenAnz. 180
LaternenstäbeAnz. 180
Ersatz-LampionhalterAnz. 20
WimpelketteAnz. 6
BallonsAnz. 100
SeilAnz. 100
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6

Ausstattung

Lautsprecher
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 4
KlemmbretterAnz. 4
StifteAnz. 20
SchereAnz. 4
TackerAnz. 2
MessbänderAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
TelefonladegeräteAnz. 6
RegenschirmeAnz. 6
RegencapesAnz. 20

Sicherheit

WarnwestenAnz. 12
KegelAnz. 24
AbsperrgitterAnz. 8
AbsperrbandAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Informationen

RoutenpläneAnz. 200
WegweiserAnz. 30
Programmatische PosterAnz. 12
NamensaufkleberAnz. 200
ArmbänderAnz. 200

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Wiederverwendbare BecherAnz. 100
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 16
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
Isolierende HandschuheAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
SpülwannenAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Datum und Start- sowie Endlocation zuerst fest. Prüfe die Strecke mindestens einmal vorab und am Veranstaltungstag erneut, besonders bei Baustellen, engen Wegen oder schlecht beleuchteten Abschnitten.
Plane die Helfer nicht erst am Vorabend ein: Teile Verkehrshelfer, Empfang, Ausgabe und Streckenposten spätestens eine Woche vorher zu. Für jede Gruppe sollte eine verantwortliche Person mit Funkgerät oder geladenem Telefon erreichbar sein.
Zähle Lampions, Laternenstäbe, Ersatzhalter und Batterien getrennt. Teste jede Beleuchtung vor dem Transport und packe Ersatzbatterien sowie Taschenlampen in eine eigene Kiste, damit ein Ausfall nicht den Start verzögert.
Schließe die Anmeldung früh genug, um Essenswünsche und Cateringmengen zu berechnen. Gekühlte Speisen gehören bis zur Ausgabe in die Kühlung; plane außerdem Zeit für Transport, Aufbau und das Sortieren von Armbändern und Routenkarten ein.
Schreibe das Startbriefing auf eine Seite und erkläre darin Treffpunkt, Route, Rückkehr, Notfallkontakt und das Verhalten an Straßen. Aktualisiere die Teilnehmerliste am Veranstaltungstag und prüfe die Wettervorhersage spätestens am Morgen erneut.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Lampionumzug anmelden?: Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen und Meldungen. Für eine öffentliche Strecke kann die Bearbeitung länger dauern, besonders wenn Verkehrshelfer oder eine Straßensicherung nötig sind.
Wie viele Helfer braucht ein Lampionumzug?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Start, Ende und jede wichtige Kreuzung ein. Bei größeren Gruppen kommen Helfer für Anmeldung, Lampionausgabe und Verpflegung hinzu; die genaue Zahl hängt von Route und Teilnehmerzahl ab.
Wie viele Batterien braucht man für einen Lampionumzug?: Halte pro batteriebetriebenem Licht mindestens einen vollständigen Ersatzsatz bereit. Teste die Beleuchtung vor dem Einpacken und bewahre Ersatzbatterien trocken und getrennt von den Lampions auf.
Was muss man bei schlechtem Wetter am Veranstaltungstag tun?: Prüfe die Wettervorhersage morgens und kontrolliere die Route erneut. Lege vorher fest, wer bei Starkregen oder Gewitter absagt, informiert und die Startlocation sowie Helfer benachrichtigt.

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