Cómo organizar un desfile de farolillos sin perder el control

Un desfile de farolillos se organiza en dos partes: el recorrido y todo lo que ocurre antes y después de caminar. Empieza cerrando la fecha, la hora, la salida y el punto final; después tramita el permiso y coordina las medidas de tráfico. Cuando la ruta esté confirmada, calcula participantes, voluntarios, farolillos e iluminación. La última semana sirve para probar luces, preparar señales, revisar el tiempo y dejar claro quién se encarga de cada tramo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y hora
2 personas
2
Definir la ruta
3 personas
3
Solicitar permiso para la ruta
4
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
5
Confirmar el lugar de inicio
6
Confirmar la ubicación final
7
Reservar proveedores
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Redactar invitaciones
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Determinar el número de participantes
2 personas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Crear un mapa de la ruta
16
Distribuir el mapa de la ruta
2 personas
17
Encargar farolillos
18
Probar la iluminación
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Recordar a los participantes
21
Hacer la compra
3 personas
22
Recoger los materiales
2 personas
23
Comprobar los farolillos
3 personas
24
Montar los palos de los faroles
4 personas
25
Preparar señales de ruta
2 personas
26
Imprimir las instrucciones para voluntarios
27
Preparar aperitivos
4 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Montar el punto de café y té
2 personas
30
Montar la mesa de inicio
3 personas
31
Preparar el lugar de cierre
3 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colgar la iluminación
3 personas
36
Colocar flechas de ruta
3 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Realizar el control de seguridad
3 personas

Evento

39
Recibir a los voluntarios
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
2 personas
41
Atender la mesa de registro
3 personas
42
Repartir farolillos
4 personas
43
Repartir la iluminación de farolillos
2 personas
44
Explicar la ruta
2 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Servir las bebidas
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Reunir a los participantes
4 personas
50
Encender los farolillos
4 personas
51
Dar salida al desfile
3 personas
52
Acompañar al grupo de cabeza
3 personas
53
Acompañar al grupo de retaguardia
3 personas
54
Asegurar los cruces
6 personas
55
Mantener libre la ruta
4 personas
56
Atender a los participantes perdidos
2 personas
57
Disolver el desfile
3 personas
58
Servir la bebida de cierre
3 personas
59
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

60
Recoger los farolillos
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Retirar los carteles de ruta
3 personas
63
Desmontar la iluminación
3 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Desmontar mesas y sillas
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Llevar la basura
2 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Retirar la comida sobrante
2 personas
72
Devolver objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mantelescant. 8
Percheroscant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Faroles LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4

Decoración

Farolillos de papelcant. 180
Palos de los farolescant. 180
Soportes para pilascant. 180
Guirnaldas de banderines decorativascant. 8
Globoscant. 100
Decoración de mesacant. 10

Equipo

Megáfonocant. 2
Altavoz Bluetoothcant. 2
Baterías externascant. 4
Cables de cargacant. 6
Walkie-talkiescant. 8
Linternas de manocant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Seguridad

Chalecos reflectantescant. 16
Conos de tráficocant. 20
Vallas de control de multitudescant. 8
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 8
Extintorescant. 2

Señalización de ruta

Señales de rutacant. 20
Cinta de delimitarcant. 6
Tizacant. 12
Mapas de rutacant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Organización

Caja registradora o caja de efectivo
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 20
Pegatinas con nombrecant. 100
Pulserascant. 200
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta antes de enviar invitaciones. Dibuja el recorrido completo, marca la salida y la llegada, y distribuye el mapa con antelación; cambiarlo después complica los permisos y la comunicación.
Calcula los voluntarios por puntos, no solo por asistentes. Reserva personas para la salida, los cruces, el final y cualquier tramo con poca visibilidad; entrégales chalecos reflectantes y walkie-talkies.
Prueba todos los farolillos y sus soportes al menos 7 días antes. Comprueba pilas, iluminación y palos, y guarda baterías de repuesto para no resolver fallos justo antes de empezar.
Prepara las señales de ruta y el material de seguridad antes del día del desfile. Conos, vallas, cinta de delimitar, linternas y un botiquín deben estar agrupados y asignados a una persona responsable.
Revisa el pronóstico 24 horas antes y vuelve a comprobarlo el mismo día. Confirma también las inscripciones, preferencias dietéticas y el número final de participantes antes de hacer la compra y montar la zona de llegada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para un desfile de farolillos?: Solicítalo en cuanto tengas definida la ruta, la fecha y la hora, preferiblemente varias semanas antes. La administración puede pedir cambios o medidas de tráfico adicionales, así que no conviene esperar a la semana del desfile.
¿Cuántos farolillos necesito para un desfile?: Calcula un farolillo por participante inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Así puedes cubrir pérdidas, unidades defectuosas o personas que se incorporen a última hora.
¿Cuándo debo probar la iluminación de los farolillos?: Haz una primera prueba al menos 7 días antes y una revisión final el mismo día. Comprueba también los soportes para pilas, los cables de carga y las baterías de repuesto.
¿Qué hay que preparar el día anterior al desfile?: Deja reunidos los farolillos, palos, señales de ruta, conos, vallas, chalecos y linternas. Confirma además los voluntarios, el pronóstico y el número de participantes entre 24 y 48 horas antes.

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