Zo organiseer je een laboratorium open dag

Begin met het programma en de bezoekersroute, niet met de catering. Leg vast hoeveel rondleidingen en demonstraties je geeft, welke ruimtes bezoekers zien en hoeveel mensen per groep meekunnen. Test daarna elke demonstratie onder dezelfde omstandigheden als op de open dag en werk het veiligheidsplan uit. Pas wanneer de inhoud en doorstroom kloppen, regel je uitnodigingen, aanmeldingen, teams, materialen en ontvangst. Zo voorkom je dat bezoekers wachten of onverwacht in een onveilige werkzone terechtkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
3
Rondleiding bepalen
2 personen
4
Demonstraties selecteren
3 personen
5
Demonstraties op veiligheid testen
3 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Aanmeldingen bevestigen
12
Catering reserveren
13
Rondleiders indelen
2 personen
14
Demonstratoren indelen
2 personen
15
Ontvangstteam indelen
16
Plattegrond voor bezoekers maken
17
Bordjes en routepijlen ontwerpen
18
Informatieborden voorbereiden
2 personen
19
Proefmaterialen inventariseren
2 personen
20
Beschermingsmiddelen inventariseren
2 personen
21
Werkbladen voor bezoekers maken
2 personen
22
Badges en presentielijst maken
23
Verlichting controleren
24
Apparatuur controleren
2 personen
25
Presentaties testen
2 personen
26
Koelkasten en vriezers controleren
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
29
Verse catering ophalen
2 personen
30
Locatie en lokalen controleren
2 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
33
Demonstratietafels inrichten
4 personen
34
Proefmaterialen klaarzetten
3 personen
35
Veiligheidsbrillen klaarleggen
2 personen
36
Informatieborden plaatsen
2 personen
37
Routeaanduiding ophangen
2 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Hapjes uitstallen
2 personen
40
Geluid en presentaties klaarzetten
2 personen
41
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
42
Briefing demonstratoren geven
4 personen
43
Briefing rondleiders geven
3 personen

Event

44
Bezoekers registreren
3 personen
45
Bezoekers badges geven
2 personen
46
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
47
Rondleidingen begeleiden
4 personen
48
Proefstations begeleiden
6 personen
49
Demonstraties uitvoeren
4 personen
50
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
51
Presentaties verzorgen
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalpunten controleren
56
Proefstations veilig aanvullen
3 personen
57
Toiletten controleren
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Proefmaterialen veiligstellen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Afval verzamelen
2 personen
66
Locatie schoonmaken
3 personen
67
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
68
Materialen controleren en opbergen
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven catering afvoeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Maatbekersaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 40
Labjassenaantal 20
Brandblussersaantal 2
Vloeistofopvangbakkenaantal 8
EHBO-koffer

Decoratie

Informatiebordenaantal 12
Routepijlenaantal 20
Presentatiebannersaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste groepen en geef per tijdslot een duidelijke starttijd. Houd ruimte tussen twee groepen voor het wisselen van bezoekers en het herstellen van een demonstratie.
Test iedere demonstratie minimaal één week vooraf volledig, inclusief apparatuur, beschermingsmiddelen en opruimen. Noteer ook wat je doet als een proef mislukt of een apparaat uitvalt.
Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan en sluit het enkele dagen voor de open dag. Verwerk dieetwensen direct, zodat de catering niet op de ochtend zelf hoeft te worden aangepast.
Maak de bezoekersroute zichtbaar vanaf de ontvangstbalie met een plattegrond, informatieborden en routepijlen. Controleer de route ook op opstoppingen bij smalle doorgangen, demonstratietafels en de catering.
Plan een aparte technische controle voor verlichting, projectoren, microfoons, laptops en stroomvoorziening. Leg verlenghaspels en stekkerdozen vooraf klaar en wijs één persoon aan die tijdens de open dag storingen oplost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een laboratorium open dag organiseren?: Begin minimaal 8 weken van tevoren met datum, programma, veiligheidsplan en demonstraties. Verstuur uitnodigingen zodra het aanmeldformulier klaarstaat en plan de volledige test uiterlijk 1 week voor de open dag.
Hoeveel bezoekers kunnen er tegelijk mee met een laboratoriumrondleiding?: Bepaal de groepsgrootte per ruimte en demonstratie; houd voor de planning liever kleinere groepen aan dan één grote groep. Plan per rondleiding een vaste starttijd en minimaal 10 minuten wisseltijd als bezoekers tussen groepen doorstromen.
Wanneer test je demonstraties voor een open dag?: Test elke demonstratie minimaal 7 dagen vooraf en herhaal de controle op de dag zelf. Controleer daarbij niet alleen de proef, maar ook veiligheidsbrillen, labjassen, apparatuur, afval en de werkwijze bij een mislukte demonstratie.
Wat moet je regelen voor de ontvangst van bezoekers?: Zet de ontvangstbalie, badges en presentielijst minimaal 30 minuten voor de eerste bezoekers klaar. Zorg dat het ontvangstteam de route, groepsindeling, aanmeldingen en eventuele dieetwensen kan controleren zonder de ingang te blokkeren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.