Labor-Tag der offenen Tür organisieren

Ein Labor-Tag der offenen Tür braucht mehr als ein Programm und ein paar offene Türen. Lege zuerst Datum, Besucherablauf und Sicherheitsregeln fest, bevor du Einladungen verschickst oder Vorführungen planst. Danach folgen Anmeldungen, Catering und die Einteilung von Führungen, Demonstrationen und Empfang. Die letzten Tage gehören dem Test aller Präsentationen, der Beschilderung und einer vollständigen Kontrolle von Technik und Schutzausrüstung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
3
Führung festlegen
2 Personen
4
Vorführungen auswählen
3 Personen
5
Vorführungen auf Sicherheit testen
3 Personen
6
Einladungen erstellen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldeformular öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Anmeldungen bestätigen
12
Catering reservieren
13
Führer einteilen
2 Personen
14
Demonstratoren einteilen
2 Personen
15
Empfangsteam einteilen
16
Besucherplan erstellen
17
Schilder und Wegpfeile gestalten
18
Informationsschilder vorbereiten
2 Personen
19
Probematerialien inventarisieren
2 Personen
20
Schutzausrüstung inventarisieren
2 Personen
21
Arbeitsblätter für Besucher erstellen
2 Personen
22
Namensschilder und Anwesenheitsliste erstellen
23
Beleuchtung kontrollieren
24
Ausrüstung prüfen
2 Personen
25
Präsentationen testen
2 Personen
26
Kühlschränke und Gefriertruhen kontrollieren
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
29
Frisches Catering abholen
2 Personen
30
Ort und Räume kontrollieren
2 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Empfangstheke einrichten
2 Personen
33
Demotische aufbauen
4 Personen
34
Testmaterialien bereitstellen
3 Personen
35
Schutzbrillen bereitlegen
2 Personen
36
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
37
Wegweiser aufhängen
2 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Snacks auslegen
2 Personen
40
Ton- und Präsentationstechnik aufbauen
2 Personen
41
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
42
Demonstratoren einweisen
4 Personen
43
Briefing für Rundgangsleiter geben
3 Personen

Event

44
Besucher registrieren
3 Personen
45
Besuchern Ausweise geben
2 Personen
46
Begrüßungspräsentation halten
2 Personen
47
Führungen begleiten
4 Personen
48
Probierstationen begleiten
6 Personen
49
Vorführungen durchführen
4 Personen
50
Besucherfragen beantworten
3 Personen
51
Präsentationen halten
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Müllstellen kontrollieren
56
Probierstationen sicher auffüllen
3 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Probenmaterial sichern
3 Personen
61
Geräte ausschalten
2 Personen
62
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Abfall sammeln
2 Personen
66
Location reinigen
3 Personen
67
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
68
Materialien prüfen und verstauen
2 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Übrig gebliebenes Catering entsorgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
Empfangstresen
HockerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 12

Ausstattung

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
LaptopsAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
MessbecherAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Sicherheit

SchutzbrillenAnz. 40
LaborkittelAnz. 20
FeuerlöscherAnz. 2
FlüssigkeitsauffangwannenAnz. 8
Erste-Hilfe-Koffer

Dekoration

InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20
PräsentationsbannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm und Besucherführung mindestens 6 Wochen vorher fest. Plane feste Zeitfenster für Führungen und Vorführungen, damit sich am Empfang keine Gruppen stauen.
Teste jede Vorführung spätestens 7 Tage vor dem Termin unter realen Bedingungen. Prüfe dabei nicht nur den Ablauf, sondern auch Schutzbrillen, Laborkittel, Feuerlöscher und mögliche Stolperstellen durch Kabel.
Öffne das Anmeldeformular 4 bis 6 Wochen vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Bestätige Anmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Tag der offenen Tür, damit Catering und Besucherplan belastbar sind.
Teile Führer, Demonstratoren und das Empfangsteam mit konkreten Schichten ein. Plane pro Station mindestens 15 Minuten Wechselzeit ein, damit Ausfälle nicht sofort den gesamten Ablauf verschieben.
Bereite Beschilderung, Informationsschilder, Arbeitsblätter, Namensschilder und Anwesenheitsliste spätestens 2 Tage vorher vor. Kontrolliere am Vorabend Beleuchtung, Projektoren, Leinwände, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Labor-Tag der offenen Tür planen?: Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Sicherheitsplan und Besucherführung. Einladungen und Anmeldungen sollten 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Personen kann eine Führung beim Tag der offenen Tür aufnehmen?: Plane pro Führung ungefähr 10 bis 15 Personen, abhängig von Raumgröße und Sicherheitsvorgaben. Bei größerem Andrang legst du mehrere feste Zeitfenster fest, statt die Gruppen spontan zu vergrößern.
Wann müssen Vorführungen für einen Tag der offenen Tür getestet werden?: Teste jede Vorführung mindestens 7 Tage vorher vollständig und wiederhole die Kontrolle am Vorabend. So bleibt Zeit, Materialien, Schutzausrüstung oder Technik zu ersetzen.
Wann sollte man Catering und Ernährungswünsche organisieren?: Reserviere das Catering mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die endgültige Personenzahl spätestens 7 Tage vor dem Termin weiter.

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