Organiser une journée portes ouvertes du laboratoire

Commencez par fixer la date, le programme et le parcours des visiteurs avant de communiquer. Une journée portes ouvertes réussie repose ensuite sur des démonstrations testées, des consignes de sécurité visibles et une équipe répartie par rôle. Prévoyez l’inscription en amont pour connaître les effectifs, les besoins alimentaires et le nombre de guides nécessaires. Les oublis les plus fréquents concernent les essais techniques, les badges, l’orientation dans les locaux et les équipements de protection.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
3
Définir la visite guidée
2 personnes
4
Sélectionner les démonstrations
3 personnes
5
Tester la sécurité des démonstrations
3 personnes
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Confirmer les inscriptions
12
Réserver le catering
13
Répartir les guides
2 personnes
14
Répartir les démonstrateurs
2 personnes
15
Répartir l’équipe d’accueil
16
Créer un plan pour les visiteurs
17
Concevoir les panneaux et les flèches d’orientation
18
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
19
Inventorier le matériel de dégustation
2 personnes
20
Faire l’inventaire des équipements de protection
2 personnes
21
Préparer des fiches pour les visiteurs
2 personnes
22
Préparer les badges et la liste de présence
23
Vérifier l'éclairage
24
Vérifier l'équipement
2 personnes
25
Tester les présentations
2 personnes
26
Vérifier les réfrigérateurs et congélateurs
27
Faire les courses
2 personnes
28
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
29
Aller chercher le catering frais
2 personnes
30
Vérifier le site et les salles
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Aménager les tables de démonstration
4 personnes
34
Préparer le matériel de dégustation
3 personnes
35
Préparer les lunettes de protection
2 personnes
36
Placer les panneaux d’information
2 personnes
37
Installer la signalisation du parcours
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
40
Installer le son et les présentations
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
42
Donner le briefing aux démonstrateurs
4 personnes
43
Briefer les guides
3 personnes

Événement

44
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
45
Remettre les badges visiteurs
2 personnes
46
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
47
Accompagner les visites guidées
4 personnes
48
Encadrer les stations de dégustation
6 personnes
49
Réaliser les démonstrations
4 personnes
50
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
51
Assurer les présentations
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vérifier les points de collecte des déchets
56
Ravitailler les stations de dégustation en toute sécurité
3 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Mettre le matériel de dégustation en sécurité
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Ranger les restes au frais
2 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Rassembler les déchets
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
3 personnes
67
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
68
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Évacuer la restauration restante

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Accueil
Tabouretsqté 12
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 6
Saladiersqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Glacièresqté 4

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 40
Blouses de laboratoireqté 20
Extincteursqté 2
Bacs de récupération des liquidesqté 8
Trousse de premiers secours

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 20
Bannières de présentationqté 4
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme au moins 4 semaines avant l’ouverture : durée des visites, créneaux d’inscription et démonstrations prévues. Gardez 10 à 15 minutes entre deux groupes pour absorber les retards.
Testez chaque démonstration avec les équipements de protection et les conditions réelles au plus tard 7 jours avant. Vérifiez aussi les présentations, l’éclairage, les ordinateurs, les projecteurs et le son.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de répartir les guides, les démonstrateurs et l’équipe d’accueil. Utilisez la liste finale pour préparer les badges et recueillir les besoins alimentaires restants.
Faites le parcours complet avec un petit groupe test la veille : entrée, accueil, flèches, panneaux, visite et sortie. Un visiteur doit savoir où aller sans demander son chemin à chaque étape.
Préparez une zone d’accueil fonctionnelle dès la veille, avec la liste de présence, les badges et les consignes de sécurité. Comptez les tables, chaises, poubelles, gobelets et équipements de protection avant l’arrivée du public, pas le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes au laboratoire ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour fixer le programme, envoyer les invitations, ouvrir les inscriptions et réserver le catering. Gardez la dernière semaine pour tester les démonstrations, finaliser les équipes et préparer la signalétique.
Quand faut-il tester les démonstrations de laboratoire ?: Faites un premier test environ 2 semaines avant, puis un test final 7 jours avant l’événement. Répétez-le avec les lunettes de sécurité, les blouses et tout le matériel réellement utilisé.
Quand fermer les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, d’anticiper les besoins alimentaires et d’ajuster les groupes de visite.
Combien de temps prévoir entre deux visites guidées du laboratoire ?: Prévoyez 10 à 15 minutes entre deux groupes, en plus de la durée de la visite. Cette marge permet de gérer les retards, de remettre les espaces en ordre et de vérifier le matériel avant l’arrivée du groupe suivant.

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