Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del laboratorio

Una jornada de puertas abiertas del laboratorio necesita más coordinación que una visita guiada convencional: debes proteger a los visitantes, controlar los aforos y explicar procesos técnicos con claridad. Empieza por fijar el programa y el recorrido, y después organiza la seguridad, las demostraciones y las inscripciones. La recepción, la señalización y las pruebas de equipos suelen dejarse para el final, aunque determinan cómo fluye la visita. El plan reúne las tareas y los materiales necesarios para avanzar en ese orden.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
3
Definir la visita guiada
2 personas
4
Seleccionar demostraciones
3 personas
5
Demostraciones de pruebas de seguridad
3 personas
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Confirmar inscripciones
12
Reservar el catering
13
Asignar guías
2 personas
14
Asignar a los demostradores
2 personas
15
Organizar el equipo de recepción
16
Crear un mapa para los visitantes
17
Diseñar los carteles y las flechas de ruta
18
Preparar los carteles informativos
2 personas
19
Inventariar materiales de degustación
2 personas
20
Inventariar equipos de protección
2 personas
21
Crear hojas de trabajo para visitantes
2 personas
22
Hacer las acreditaciones y la lista de asistencia
23
Comprobar la iluminación
24
Comprobar el equipo
2 personas
25
Probar presentaciones
2 personas
26
Comprobar refrigeradores y congeladores
27
Hacer la compra
2 personas
28
Preparar catering no perecedero
2 personas
29
Recoger el catering fresco
2 personas
30
Comprobar la ubicación y las salas
2 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar el mostrador de recepción
2 personas
33
Montar las mesas de demostración
4 personas
34
Preparar el material de degustación
3 personas
35
Preparar las gafas de seguridad
2 personas
36
Colocar los paneles informativos
2 personas
37
Colocar señalización de la ruta
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Montar aperitivos
2 personas
40
Preparar el sonido y las presentaciones
2 personas
41
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
42
Dar la charla informativa a los demostradores
4 personas
43
Dar la briefing a los guías
3 personas

Evento

44
Registrar a los visitantes
3 personas
45
Entregar acreditaciones a los visitantes
2 personas
46
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
47
Guiar visitas
4 personas
48
Guiar los puestos de prueba
6 personas
49
Realizar demostraciones
4 personas
50
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
51
Realizar presentaciones
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Comprobar los puntos de residuos
56
Reponer de forma segura las estaciones de degustación
3 personas
57
Comprobar los baños
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
59
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

60
Asegurar los materiales de prueba
3 personas
61
Apagar el equipo
2 personas
62
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Recoger la basura
2 personas
66
Limpiar el lugar
3 personas
67
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
68
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Retirar el catering sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mostrador de recepción
Taburetescant. 12
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Cucharones de servircant. 8
Neveras portátilescant. 4

Seguridad

Gafas de seguridadcant. 40
Batas de laboratoriocant. 20
Extintorescant. 2
Cubetas de recogida de líquidoscant. 8
Botiquín de primeros auxilios

Decoración

Paneles informativoscant. 12
Flechas de rutacant. 20
Banners de presentacióncant. 4
Mantelescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Define el recorrido antes de preparar las demostraciones. Calcula cuánto dura cada parada y deja al menos 10 minutos entre grupos para evitar que se acumulen visitantes en una zona.
Cierra las inscripciones con varios días de margen y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Confirma después la asistencia para ajustar el catering y preparar la recepción.
Asigna por separado a los guías, demostradores y personal de recepción. Para cada grupo debe quedar claro quién acompaña, quién explica cada prueba y quién controla las acreditaciones y la lista de asistencia.
Prepara la seguridad antes de ensayar el contenido. Comprueba que haya gafas, batas y extintores disponibles, y explica al equipo qué zonas están abiertas y qué zonas quedan restringidas.
Haz una prueba completa al menos un día antes: iluminación, portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos y presentaciones. Recorre también el mapa y las flechas de ruta como si fueras un visitante nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del laboratorio?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva durante la primera semana la fecha, el programa y los responsables; deja los últimos 3 días para confirmar asistentes, revisar equipos y preparar acreditaciones.
¿Cuánto debe durar una visita guiada al laboratorio?: Calcula entre 45 y 60 minutos por grupo, incluyendo las explicaciones y las demostraciones. Añade 10 minutos de margen entre grupos para la entrada, la salida y cualquier incidencia de seguridad.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes de la jornada. Así tendrás tiempo para confirmar las plazas, recoger las preferencias dietéticas, preparar la lista de asistencia y encargar el catering.
¿Qué hay que probar antes de abrir el laboratorio al público?: Haz una prueba completa el día anterior y otra revisión 60 minutos antes de recibir al primer grupo. Comprueba la iluminación, las presentaciones, el sonido, los proyectores, las conexiones eléctricas y el material de protección.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.