Zo organiseer je een kustfietstocht

Begin met de route, niet met de catering. Leg afstand, start, rustpunt en eindlocatie vast en fiets het volledige traject vooraf, zodat je gevaarlijke overgangen en een haalbare omweg kent. Daarna regel je inschrijvingen, vrijwilligers en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je het weer, druk je routekaarten en deelnemerslijsten af en zet je reparatie-, EHBO- en bewegwijzeringsmateriaal per locatie klaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Rustlocatie reserveren
4
Eindlocatie reserveren
5
Route vooraf fietsen
2 personen
6
Gevaren op de route noteren
2 personen
7
Alternatieve route vastleggen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldformulier openen
10
Deelnemerslijst bijhouden
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers uitnodigen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Weersverwachting controleren
16
Routekaarten afdrukken
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Routebordjes voorbereiden
2 personen
19
Polsbandjes klaarmaken
20
Vrijwilligersbriefing maken
21
Fietsenmakerset controleren
22
EHBO-set controleren
23
Porties en dieetmaaltijden bepalen
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Koelwaren koelen
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Broodjes voorbereiden
3 personen
28
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
29
Materialen verzamelen
3 personen
30
Startpakket per vrijwilliger maken
2 personen
31
Telefoonnummers controleren
32
Routebordjes langs route plaatsen
3 personen
33
Rustpunt controleren
2 personen
34
Startlocatie schoonmaken
2 personen
35
Eindlocatie schoonmaken
2 personen
36
Tafels opstellen
3 personen
37
Stoelen opstellen
3 personen
38
Partytenten opzetten
4 personen
39
Inschrijftafel inrichten
2 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Eten uit de koeling halen
2 personen
43
Routekaarten klaarleggen
44
EHBO-punt inrichten
2 personen
45
Fietsreparatiepunt inrichten
2 personen
46
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
47
Muziek en verlichting testen
2 personen

Event

48
Deelnemers ontvangen
4 personen
49
Aanwezigheid afvinken
2 personen
50
Polsbandjes uitdelen
2 personen
51
Route uitleggen
2 personen
52
Fietstocht starten
3 personen
53
Routepost bemannen
3 personen
54
Rustpunt openen
3 personen
55
Water en fruit uitdelen
3 personen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Fietsen repareren
2 personen
58
Achterblijvers begeleiden
2 personen
59
Eindpunt bemannen
3 personen
60
Deelnemers bij aankomst registreren
2 personen
61
Hapjes serveren
3 personen
62
Broodjes serveren
3 personen
63
Koffie en thee serveren
2 personen
64
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
65
Afvalbakken legen
2 personen
66
Routebordjes verwijderen
3 personen
67
Laatste deelnemers opvangen
2 personen
68
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

69
Servies verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
72
Partytenten afbreken
4 personen
73
Koelboxen leegmaken
2 personen
74
Locatie schoonmaken
4 personen
75
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
76
Materialen controleren
2 personen
77
Geleende materialen retourneren
2 personen
78
Routefoto's archiveren
79
Gevonden voorwerpen registreren
80
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Fietsreparatiestandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 3
Multitools voor fietsenaantal 3
Bandenlichtersaantal 6
Reservebinnenbandenaantal 12
Plaksetsaantal 6
Reserve fietskettingenaantal 2
Fietsverlichtingaantal 6
Reflecterende hesjesaantal 12
Routepijlenaantal 35
Routepionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Fietsnummersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Routekaartenaantal 70
Waterdichte routehoezenaantal 10
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 24
Wegwerpcamera'saantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Voedselbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 6
Etikettenaantal 100
EHBO-koffersaantal 2
Koortsdekensaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Fiets de route uiterlijk twee weken vooraf zelf en noteer per gevaarlijk punt wat je doet bij drukte, wegwerkzaamheden of slecht wegdek. Leg meteen een alternatieve route vast.
Reserveer start-, rust- en eindlocatie voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer ook waar partytenten, klaptafels, koelboxen en fietsenmakersets veilig kunnen staan.
Open het aanmeldformulier minimaal drie weken vooraf en vraag daarin dieetwensen, noodcontact en verwachte aankomsttijd uit. Gebruik de deelnemerslijst later voor polsbandjes, fietsnummers en maaltijden.
Plan de vrijwilligers per taak en locatie en geef ze uiterlijk 48 uur vooraf een briefing. Vermeld wie routepijlen controleert, wie het rustpunt bemant en wie eerste hulp of fietsreparaties opvangt.
Maak op de avond ervoor één krat per post met routekaarten in waterdichte hoezen, klemborden, balpennen, hesjes, verlichting en reserveonderdelen. Koelwaren en koelelementen zet je pas gekoeld klaar nadat de porties definitief zijn geteld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kustfietstocht organiseren?: Begin minstens 6 weken vooraf met route en locaties. Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor vertrek en rond materiaal, routekaarten en vrijwilligersbriefing in de laatste 48 uur af.
Hoe ver moet je een kustfietstocht vooraf fietsen?: Fiets het hele traject minimaal 2 weken vooraf. Controleer daarna de route nog een keer in de week voor vertrek, omdat werkzaamheden, zand of tijdelijke afsluitingen kunnen veranderen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kustfietstocht?: Plan minimaal één vrijwilliger bij de start, het rustpunt en de finish, plus één persoon voor fietsreparaties en één voor EHBO. Bij meerdere groepen of onoverzichtelijke kruisingen voeg je per knelpunt één vrijwilliger toe.
Hoeveel eten en drinken moet je regelen voor een kustfietstocht?: Tel het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 3 dagen vooraf en maak aparte porties voor dieetwensen. Zorg dat iedere deelnemer bij de start drinken krijgt en plan bij het rustpunt een nieuwe drink- en eetronde; de exacte hoeveelheid hangt af van afstand, temperatuur en pauzeduur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.