Küstenradtour organisieren: der Ablauf von der Route bis zum Zielempfang

Bei einer Küstenradtour entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du brauchst früh einen festen Startort, eine erreichbare Endlocation und eine getestete Ausweichroute. Plane Anmeldung, Helfer, Verpflegung und Sicherheitsmaterial in dieser Reihenfolge, damit am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Besonders häufig werden Gefahrenstellen, Ernährungswünsche und die Kühlung der Lebensmittel zu spät berücksichtigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
2
Startort reservieren
3
Ruhebereich reservieren
4
Endlocation reservieren
5
Route vorab abfahren
2 Personen
6
Gefahren auf der Strecke notieren
2 Personen
7
Alternative Route festlegen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
9
Anmeldeformular öffnen
10
Teilnehmerliste führen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige einladen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Teilnehmerinformationen versenden
15
Wettervorhersage prüfen
16
Routenpläne drucken
17
Teilnehmerliste ausdrucken
18
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
19
Armbänder vorbereiten
20
Freiwilligenbriefing erstellen
21
Fahrradreparaturset prüfen
22
Erste-Hilfe-Set prüfen
23
Portionen und Diätmahlzeiten festlegen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Kühlwaren kühlen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen
27
Brötchen vorbereiten
3 Personen
28
Diätmahlzeiten separat verpacken
2 Personen
29
Materialien zusammenstellen
3 Personen
30
Startpaket pro Freiwilligen zusammenstellen
2 Personen
31
Telefonnummern prüfen
32
Wegweiser entlang der Strecke aufstellen
3 Personen
33
Rastplatz kontrollieren
2 Personen
34
Startort reinigen
2 Personen
35
Endlocation reinigen
2 Personen
36
Tische aufstellen
3 Personen
37
Stühle aufstellen
3 Personen
38
Partyzelte aufbauen
4 Personen
39
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
42
Essen aus dem Kühlraum holen
2 Personen
43
Streckenkarten bereitlegen
44
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
45
Fahrradreparaturstation einrichten
2 Personen
46
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
47
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen

Event

48
Teilnehmende empfangen
4 Personen
49
Anwesenheit abhaken
2 Personen
50
Armbänder verteilen
2 Personen
51
Route erklären
2 Personen
52
Radtour starten
3 Personen
53
Routeposten besetzen
3 Personen
54
Ruhepunkt eröffnen
3 Personen
55
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Fahrräder reparieren
2 Personen
58
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
59
Zielbereich besetzen
3 Personen
60
Teilnehmer bei der Ankunft registrieren
2 Personen
61
Snacks servieren
3 Personen
62
Brötchen servieren
3 Personen
63
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
64
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
65
Mülleimer leeren
2 Personen
66
Routenschilder entfernen
3 Personen
67
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
68
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

69
Geschirr sammeln
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
72
Partyzelte abbauen
4 Personen
73
Kühlboxen leeren
2 Personen
74
Location reinigen
4 Personen
75
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
76
Materialien prüfen
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Routenfotos archivieren
79
Fundgegenstände registrieren
80
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
KleiderständerAnz. 2

Sportmaterial

FahrradreparaturständerAnz. 2
FahrradpumpenAnz. 3
Multitools für FahrräderAnz. 3
ReifenheberAnz. 6
ErsatzschläucheAnz. 12
KlebesetsAnz. 6
Ersatz-FahrradkettenAnz. 2
FahrradbeleuchtungAnz. 6
WarnwestenAnz. 12
WegweiserAnz. 35
StreckenpylonenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
FahrradnummernAnz. 60
ArmbänderAnz. 60
RoutenpläneAnz. 70
Wasserdichte RoutenhüllenAnz. 10
KlemmbretterAnz. 6
KugelschreiberAnz. 24
EinwegkamerasAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
LebensmittelboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6
EtikettenAnz. 100
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FieberdeckenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Route und Entfernung fest und fahre die Strecke vorab ab. Notiere Gefahrenstellen, schwierige Passagen und mindestens eine alternative Route, bevor du Einladungen verschickst.
Reserviere Startort, Ruhebereich und Endlocation mit ausreichendem zeitlichem Abstand. Prüfe dabei, wo Partyzelte, Klapptische, Stühle und Fahrradständer aufgebaut werden können.
Öffne die Anmeldung früh und führe eine Teilnehmerliste mit Kontaktdaten und Ernährungswünschen. Verschicke die Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vor der Tour, damit Änderungen noch auffallen.
Teile die Freiwilligen nach Aufgaben ein und erstelle ein kurzes Briefing. Für die Strecke sollten unter anderem Warnwesten, Wegweiser, Streckenpylonen und Absperrband eindeutig zugeordnet sein.
Prüfe Fahrradreparaturset und Erste-Hilfe-Set mindestens 2 Tage vorher. Kühle verderbliche Lebensmittel am Vorabend und plane Portionen sowie Diätmahlzeiten anhand der bestätigten Teilnehmerzahl.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Küstenradtour planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Reservierungen und Anmeldung. Die Streckenprüfung, Helfereinteilung und Materialkontrolle sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin abgeschlossen sein.
Wie viele Helfer braucht man für eine Küstenradtour?: Plane mindestens 1 Helfer für Anmeldung und Start, 1 für Verpflegung und 1 bis 2 Personen für Streckenhinweise und Notfälle ein. Bei mehr als 30 Teilnehmenden solltest du zusätzliche Streckenhelfer einteilen.
Wann sollte man die Wettervorhersage prüfen?: Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und nochmals am Morgen der Tour. Lege bei unsicherem Wetter spätestens 24 Stunden vorher fest, ob die alternative Route genutzt oder der Ablauf angepasst wird.
Wie viel Verpflegung braucht man für eine Küstenradtour?: Plane pro Person mindestens 1 bis 1,5 Liter Getränke für die Tour ein, abhängig von Entfernung und Wetter. Lebensmittel, Kühlboxen und Kühlelemente sollten am Vorabend bereitstehen; Diätmahlzeiten richtest du nach der Anmeldeliste.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.