Organiser une randonnée cycliste côtière, étape par étape

Une randonnée cycliste côtière se prépare d’abord comme un itinéraire, puis comme un accueil. Commence par mesurer la distance, repérer les dangers et prévoir un parcours de repli avant d’ouvrir les inscriptions. Réserve ensuite les lieux de départ, de pause et d’arrivée, puis attribue à chaque bénévole un rôle précis. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, l’état du matériel de réparation, le balisage et les besoins alimentaires des participants.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Consigner le parcours et la distance
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Réserver le lieu de repos
4
Réserver le lieu d’arrivée
5
Reconnaissance préalable de l'itinéraire à vélo
2 personnes
6
Noter les dangers sur l’itinéraire
2 personnes
7
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
8
Envoyer les invitations
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Tenir à jour la liste des participants
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Inviter les bénévoles
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Vérifier les prévisions météo
16
Imprimer les cartes d'itinéraire
17
Imprimer la liste des participants
18
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
19
Préparer les bracelets
20
Préparer le briefing des bénévoles
21
Vérifier le kit de réparation de vélo
22
Vérifier la trousse de premiers secours
23
Déterminer les portions et les repas diététiques
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Préparer les sandwichs
3 personnes
28
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
29
Rassembler le matériel
3 personnes
30
Préparer un kit de départ par bénévole
2 personnes
31
Vérifier les numéros de téléphone
32
Installer les panneaux de parcours le long du trajet
3 personnes
33
Vérifier l'aire de repos
2 personnes
34
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
35
Nettoyer le lieu final
2 personnes
36
Installer les tables
3 personnes
37
Installer les chaises
3 personnes
38
Installer les tentes de fête
4 personnes
39
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Sortir les aliments du réfrigérateur
2 personnes
43
Préparer les cartes d’itinéraire
44
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
45
Mettre en place le point de réparation de vélos
2 personnes
46
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
47
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes

Événement

48
Accueillir les participants
4 personnes
49
Cocher la présence
2 personnes
50
Distribuer les bracelets
2 personnes
51
Expliquer l’itinéraire
2 personnes
52
Lancer la randonnée à vélo
3 personnes
53
Tenir le poste de route
3 personnes
54
Ouvrir le point de repos
3 personnes
55
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Réparer les vélos
2 personnes
58
Encadrer les retardataires
2 personnes
59
Tenir le point d'arrivée
3 personnes
60
Enregistrer les participants à leur arrivée
2 personnes
61
Servir des amuse-bouches
3 personnes
62
Servir des sandwiches
3 personnes
63
Servir le café et le thé
2 personnes
64
Servir les repas diététiques
2 personnes
65
Vider les poubelles
2 personnes
66
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
67
Accueillir les derniers participants
2 personnes
68
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
72
Démonter les tentes de fête
4 personnes
73
Vider les glacières
2 personnes
74
Nettoyer le lieu
4 personnes
75
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
76
Vérifier le matériel
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Archiver les photos du parcours
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables hautesqté 4
Nappesqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Supports de réparation de véloqté 2
Pompes à véloqté 3
Outils multifonctions pour vélosqté 3
Démonte-pneusqté 6
Chambres à air de rechangeqté 12
Sets de collageqté 6
Chaînes de vélo de rechangeqté 2
Éclairage de véloqté 6
Gilets réfléchissantsqté 12
Flèches de directionqté 35
Piquets de parcoursqté 20
Ruban de balisageqté 4
Dossards de véloqté 60
Braceletsqté 60
Cartes d'itinéraireqté 70
Chemises de parcours imperméablesqté 10
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 24
Appareils photo jetablesqté 2

Équipement

Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceintes portablesqté 2
Téléphones portablesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 3
Bacs alimentairesqté 12
Pinces de serviceqté 6
Étiquettesqté 100
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-fièvreqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fais une reconnaissance complète à vélo au moins 2 à 3 semaines avant le départ. Note les passages dangereux, les portions difficiles et les endroits où les flèches directionnelles seront visibles; garde une alternative prête en cas de travaux ou de météo défavorable.
N’ouvre les inscriptions qu’après avoir confirmé les trois lieux clés : départ, repos et arrivée. Demande dès le formulaire les allergies, régimes alimentaires et coordonnées utiles afin d’éviter des achats de dernière minute.
Prévois un briefing bénévole de 20 à 30 minutes avant l’accueil du public. Répartis clairement les postes : inscriptions, orientation, pause, arrivée et assistance mécanique, avec une liste imprimée des participants pour le suivi.
Contrôle le matériel de sécurité et de dépannage la veille, pas le matin même. Vérifie notamment les pompes, démonte-pneus, chambres à air, kits de collage, chaînes de rechange, gilets réfléchissants et éclairages.
Prépare le ravitaillement en fonction du nombre confirmé de participants, puis réfrigère les produits frais la veille. Place les glacières et pains de glace de façon à garder les portions disponibles pendant toute la durée de la randonnée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée cycliste côtière ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de reconnaître le parcours, réserver les trois lieux, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et préparer un itinéraire alternatif.
Quand faut-il reconnaître le parcours à vélo ?: Fais une première reconnaissance 2 à 3 semaines avant l’événement, puis un dernier contrôle dans les 3 à 5 jours précédant le départ. Vérifie alors les travaux, les dangers, le balisage possible et l’état des routes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartis au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour la pause, 1 pour l’arrivée et 1 personne capable d’aider pour les réparations. Ajoute des renforts dès que le groupe devient difficile à suivre ou que plusieurs points sont éloignés.
Quand vérifier la météo et prévenir les participants ?: Consulte les prévisions 72 heures avant, puis à nouveau la veille. Envoie les consignes finales au plus tard 24 heures avant le départ, avec l’horaire, le parcours retenu, l’équipement conseillé et la procédure en cas de changement.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.