Zo organiseer je een kunstveiling zonder losse eindjes

Begin met het doel, de datum en de locatie voordat je kunstenaars benadert. Daarna leg je per kunstwerk de schenking, verzekering, foto, beschrijving en het lotnummer vast. Regel vervolgens de inschrijvingen, promotie, catering en vrijwilligers, terwijl de veilingmeester de volgorde en voorwaarden kent. In de laatste week draait alles om een geteste microfoon, duidelijke biedkaarten, een werkende pinautomaat en een logische route van expositie naar betaling.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Veilingdatum vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Veilingdoel vaststellen
2 personen
4
Kunstenaars benaderen
2 personen
5
Kunstwerken registreren
2 personen
6
Schenkingsformulieren versturen
7
Veilingvoorwaarden opstellen
2 personen
8
Verzekeringsgegevens controleren
9
Betaalwijze vastleggen
2 personen
10
Veilingcatalogus maken
2 personen
11
Kunstwerken fotograferen
2 personen
12
Online inschrijfformulier maken
13
Uitnodigingen versturen
2 personen
14
Promotie online plaatsen
15
Posters verspreiden
3 personen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Dieetwensen verzamelen
18
Catering bestellen
2 personen
19
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
20
Veilingmeester vastleggen
21
Muziek samenstellen
22
Techniek testen
2 personen
23
Veilingvolgorde bepalen
2 personen
24
Lotnummers toewijzen
2 personen
25
Biedkaarten voorbereiden
2 personen
26
Betaalformulieren voorbereiden
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Kunstwerken ophalen
3 personen
29
Kunstwerken veilig verpakken
2 personen
30
Presentielijst afdrukken
31
Naamkaartjes maken
2 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Hapjes voorbereiden
3 personen
34
Locatie controleren
2 personen
35
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
36
Expositiewanden plaatsen
3 personen
37
Kunstwerken ophangen
4 personen
38
Lotlabels plaatsen
2 personen
39
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet inrichten
3 personen
41
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
42
Verlichting instellen
2 personen
43
Veilingmeester briefen
2 personen
44
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

45
Registratie openen
3 personen
46
Gasten ontvangen
3 personen
47
Biedkaarten uitdelen
2 personen
48
Aperitief serveren
3 personen
49
Kunst toelichten
50
Veiling begeleiden
3 personen
51
Biedingen registreren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes bijvullen
2 personen
54
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
55
Verkoopprijzen bevestigen
2 personen
56
Betalingen afhandelen
3 personen
57
Kunstwerken uitgifte begeleiden
3 personen
58
Afscheid nemen van gasten
2 personen
59
Onverkochte werken apart zetten
2 personen

Nazorg

60
Servies verzamelen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Kunstwerken afbreken
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Locatie schoonmaken
3 personen
65
Kunstwerken retourneren
3 personen
66
Verkochte werken bezorgen
3 personen
67
Opbrengst controleren
2 personen
68
Donatie overmaken
69
Dankberichten versturen
2 personen
70
Gehuurde spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Gastentafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Expositiewandenaantal 8
Sokkelblokkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 10

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordjesaantal 80
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Kassaterminalsaantal 2
Pinautomaat

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 4

Decoratie

Tafellopersaantal 10
Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 8
Informatiebordenaantal 12
Richtingspijlenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Ijsemmersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handvegersaantal 2

Veilingmateriaal

Biedkaartenaantal 100
Lotkaartenaantal 100
Klembordenaantal 10
Ordnersaantal 6
Pennenaantal 120
Rekenmachinesaantal 3
Geldkistjesaantal 2
Transportdekensaantal 20
Noppenfolieaantal 2
Verhuisdozenaantal 30
Rolmaataantal 2
Schilderijhakenaantal 40
Montagetapeaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak per kunstwerk één registratie met kunstenaar, titel, afmetingen, minimale opbrengst, schenking en verzekeringsgegevens. Zo voorkom je dat een werk zonder juiste informatie in de catalogus of op het podium belandt.
Stel de veilingvoorwaarden op voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld onder meer wanneer een bod bindend is, hoe betaling verloopt en binnen welke termijn gekochte werken moeten worden opgehaald.
Plan fotografie en catalogus niet in de laatste dagen: houd minimaal 2 weken aan voor het verzamelen van beelden, proeflezen en publiceren. Gebruik dezelfde lotnummers op catalogus, biedkaarten en werken.
Test laptop, beamer, projectiescherm, luidsprekers en draadloze microfoon uiterlijk 1 week vooraf op de locatie. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en de zichtbaarheid van de presentatie vanaf de achterste rij.
Zet op de veilingavond aparte mensen in voor biedkaarten, registratie en betaling. Laat de veilingmeester niet tegelijk lotnummers, betalingen of vragen uit de zaal afhandelen; dat vertraagt al na enkele kavels de hele avond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstveiling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je kunstenaars benaderen, schenkingsformulieren verwerken, de locatie reserveren, promotie starten en de catalogus afronden.
Hoeveel kunstwerken heb je nodig voor een kunstveiling?: Plan voor een avond van ongeveer 2 uur meestal 30 tot 50 kavels. Reken per kavel gemiddeld 2 tot 4 minuten, inclusief toelichting en het afronden van het winnende bod.
Wanneer moet je de veilingcatalogus klaar hebben?: Zorg dat de catalogus minimaal 7 dagen voor de veiling definitief is. Dan hebben bezoekers tijd om werken te bekijken en kun je lotnummers, biedkaarten en de veilingvolgorde nog naast elkaar controleren.
Hoe regel je de betaling bij een kunstveiling?: Leg vóór de uitnodigingen vast welke betaalwijzen je accepteert en test de pinautomaat of kassaterminals uiterlijk 1 week vooraf. Plan na afloop een aparte betaalplek en noteer per lot het bedrag, de koper en de betaalstatus.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.