Kunstauktion organisieren: So planst du den Ablauf
Bei einer Kunstauktion müssen Ausstellung, Versteigerung und Zahlungsabwicklung gleichzeitig funktionieren. Beginne mit Datum, Ort und dem Ziel der Auktion, bevor du Künstler ansprichst oder Einladungen verschickst. Danach registrierst du die Kunstwerke, klärst Bedingungen und Versicherungsdaten und baust die Kommunikation auf. In den letzten Tagen entscheidet sich, ob Losnummern, Technik, Helfer und Bezahlmöglichkeiten wirklich einsatzbereit sind.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Auktionsdatum festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Auktionsziel festlegen
2 Personen
- 4
Künstler ansprechen
2 Personen
- 5
Kunstwerke registrieren
2 Personen
- 6
Spendenformulare verschicken
- 7
Auktionsbedingungen festlegen
2 Personen
- 8
Versicherungsdaten prüfen
- 9
Zahlungsart festlegen
2 Personen
- 10
Auktionskatalog erstellen
2 Personen
- 11
Kunstwerke fotografieren
2 Personen
- 12
Online-Anmeldeformular erstellen
- 13
Einladungen verschicken
2 Personen
- 14
Werbung online stellen
- 15
Poster verteilen
3 Personen
- 16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 17
Ernährungswünsche erfassen
- 18
Catering bestellen
2 Personen
- 19
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 20
Auktionator festlegen
- 21
Musik zusammenstellen
- 22
Technik testen
2 Personen
- 23
Auktionsreihenfolge festlegen
2 Personen
- 24
Losnummern zuweisen
2 Personen
- 25
Gebotskarten vorbereiten
2 Personen
- 26
Zahlungsformulare vorbereiten
2 Personen
- 27
Einkaufen gehen
3 Personen
- 28
Kunstwerke abholen
3 Personen
- 29
Kunstwerke sicher verpacken
2 Personen
- 30
Anwesenheitsliste drucken
- 31
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 32
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 33
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 34
Ort überprüfen
2 Personen
- 35
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 36
Ausstellungswände aufstellen
3 Personen
- 37
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
- 38
Losetiketten anbringen
2 Personen
- 39
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 40
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 41
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 42
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 43
Auktionator briefen
2 Personen
- 44
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 45
Registrierung öffnen
3 Personen
- 46
Gäste empfangen
3 Personen
- 47
Gebotskarten verteilen
2 Personen
- 48
Aperitif servieren
3 Personen
- 49
Kunst erläutern
- 50
Versteigerung begleiten
3 Personen
- 51
Gebote erfassen
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 54
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
- 55
Verkaufspreise bestätigen
2 Personen
- 56
Zahlungen abwickeln
3 Personen
- 57
Die Ausgabe der Kunstwerke begleiten
3 Personen
- 58
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen
- 59
Unverkaufte Werke beiseitestellen
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Geschirr sammeln
3 Personen
- 61
Abfall sammeln
3 Personen
- 62
Kunstwerke abbauen
4 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Location reinigen
3 Personen
- 65
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
- 66
Verkaufte Werke liefern
3 Personen
- 67
Erlös kontrollieren
2 Personen
- 68
Spende überweisen
- 69
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
- 70
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- EmpfangstischeAnz. 2
- GästetischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 6
- AusstellungswändeAnz. 8
- SockelblöckeAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 10
Geschirr
- WeingläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 80
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierbesteckAnz. 12
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- KassenterminalsAnz. 2
- Geldautomat
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichtkabelAnz. 4
Dekoration
- TischläuferAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 8
- BilderrahmenAnz. 8
- InfotafelnAnz. 12
- RichtungspfeileAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierzangenAnz. 8
- EiskübelAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Staubsauger
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- HandfegerAnz. 2
Auktionsmaterial
- GebotskartenAnz. 100
- LoskartenAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 10
- OrdnerAnz. 6
- StifteAnz. 120
- TaschenrechnerAnz. 3
- GeldkassettenAnz. 2
- TransportdeckenAnz. 20
- LuftpolsterfolieAnz. 2
- UmzugskartonsAnz. 30
- MaßbandAnz. 2
- BilderhakenAnz. 40
- MontagebandAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Auktionsbedingungen fest, bevor du Spendenformulare verschickst. Darin sollten unter anderem Gebote, Zahlung, Abholung und der Umgang mit nicht verkauften Werken eindeutig geregelt sein.
- Registriere jedes Kunstwerk mit Künstlername, Titel, Maßen, Mindestgebot und Losnummer. Fotografiere die Werke frühzeitig, damit Katalog, Online-Anmeldung und Werbung nicht von fehlenden Bildern abhängen.
- Plane die Reihenfolge der Versteigerung nicht erst am Veranstaltungstag. Lege sie spätestens eine Woche vorher fest und bereite die Gebotskarten mit denselben Losnummern vor.
- Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher und kabelloses Mikrofon mindestens 48 Stunden vorher gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Mikrofonständer und die Sichtbarkeit der Präsentation.
- Teile Freiwillige konkret auf Empfang, Ausstellung, Gebote und Kasse ein. Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und bestelle das Catering erst, wenn du die Anzahl der Zusagen mit einem Puffer von etwa 10 Prozent kennst.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kunstauktion organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location, Auktionsziel und der Ansprache der Künstler. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Kunstwerke, Bedingungen, Zahlungsart und Helferplanung feststehen.
- Wie viele Kunstwerke braucht man für eine Kunstauktion?
- Die passende Anzahl hängt von der verfügbaren Zeit ab: Rechne pro Werk mit etwa 3 bis 5 Minuten Versteigerungszeit. Bei 40 Werken dauert die Auktion damit ungefähr 2 bis 3,5 Stunden, ohne Pausen und Abrechnung.
- Wann sollte man Einladungen für eine Kunstauktion verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher und setze die Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Auktion. So bleiben Zeit für Ernährungswünsche, Sitzplätze und die Cateringbestellung.
- Was muss man bei der Technik einer Kunstauktion prüfen?
- Teste Bild, Ton, Mikrofon und Stromversorgung mindestens 48 Stunden vor Beginn und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Halte Ersatzkabel und eine gedruckte Auktionsreihenfolge bereit, falls die Projektion ausfällt.
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