Cómo organizar una subasta de arte sin perder el control
Una subasta de arte combina una exposición, un evento para invitados y un proceso de venta que debe quedar documentado. Empieza fijando la fecha, el lugar y el objetivo; después confirma las obras, las condiciones, el seguro y los métodos de pago. Con el catálogo y las inscripciones listos, organiza la promoción, el catering y los voluntarios. En la última fase se decide el orden de los lotes, se prueban el micrófono y el proyector y se preparan las tarjetas de puja.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha de la subasta
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Fijar el objetivo de la subasta
2 personas
- 4
Contactar con artistas
2 personas
- 5
Registrar obras de arte
2 personas
- 6
Enviar formularios de donación
- 7
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
- 8
Comprobar los datos del seguro
- 9
Registrar método de pago
2 personas
- 10
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
- 11
Fotografiar las obras de arte
2 personas
- 12
Crear formulario de inscripción online
- 13
Enviar invitaciones
2 personas
- 14
Publicar la promoción en línea
- 15
Distribuir carteles
3 personas
- 16
Gestionar inscripciones
2 personas
- 17
Recoger preferencias dietéticas
- 18
Pedir el catering
2 personas
- 19
Programar a los voluntarios
2 personas
- 20
Contratar al subastador
- 21
Seleccionar la música
- 22
Probar la técnica
2 personas
- 23
Determinar el orden de la subasta
2 personas
- 24
Asignar números de lote
2 personas
- 25
Preparar las tarjetas de puja
2 personas
- 26
Preparar formularios de pago
2 personas
- 27
Hacer la compra
3 personas
- 28
Recoger las obras de arte
3 personas
- 29
Empaquetar las obras de arte de forma segura
2 personas
- 30
Imprimir la lista de asistencia
- 31
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 32
Enfriar las bebidas
2 personas
- 33
Preparar aperitivos
3 personas
- 34
Comprobar el lugar
2 personas
- 35
Montar mesas y sillas
4 personas
- 36
Colocar las paredes de exposición
3 personas
- 37
Colgar obras de arte
4 personas
- 38
Colocar etiquetas de lotería
2 personas
- 39
Montar el mostrador de recepción
2 personas
- 40
Montar el buffet de catering
3 personas
- 41
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 42
Configurar la iluminación
2 personas
- 43
Informar al subastador
2 personas
- 44
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 45
Abrir el registro
3 personas
- 46
Recibir a los invitados
3 personas
- 47
Repartir tarjetas de puja
2 personas
- 48
Servir el aperitivo
3 personas
- 49
Explicar la obra de arte
- 50
Dirigir la subasta
3 personas
- 51
Registrar pujas
2 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Reponer aperitivos
2 personas
- 54
Reponer el bufé del descanso
3 personas
- 55
Confirmar los precios de venta
2 personas
- 56
Gestionar los pagos
3 personas
- 57
Coordinar la entrega de las obras de arte
3 personas
- 58
Despedirse de los invitados
2 personas
- 59
Separar las obras no vendidas
2 personas
Seguimiento
- 60
Recoger la vajilla
3 personas
- 61
Recoger la basura
3 personas
- 62
Desmontar las obras de arte
4 personas
- 63
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 64
Limpiar el lugar
3 personas
- 65
Devolver las obras de arte
3 personas
- 66
Entregar las obras vendidas
3 personas
- 67
Comprobar el rendimiento
2 personas
- 68
Transferir la donación
- 69
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
- 70
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de recepcióncant. 2
- Mesas de invitadoscant. 8
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 6
- Paredes de exposicióncant. 8
- Bloques de peanacant. 6
- Percheroscant. 2
- Postes separadorescant. 10
Vajilla
- Copas de vinocant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 80
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono inalámbricocant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Terminales de cajacant. 2
- Cajero automático
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Luces decorativascant. 12
- Cables de luzcant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Marcos de fotoscant. 8
- Paneles informativoscant. 12
- Flechas de direccióncant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 8
- Cubiterascant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Aspiradora
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Escobas de manocant. 2
Material de subasta
- Tarjetas de pujacant. 100
- Boletos de sorteocant. 100
- Portapapelescant. 10
- Carpetas archivadorascant. 6
- Bolígrafoscant. 120
- Calculadorascant. 3
- Cajas de caudalescant. 2
- Mantas de transportecant. 20
- Plástico de burbujascant. 2
- Cajas de mudanzacant. 30
- Cinta métricacant. 2
- Ganchos para cuadroscant. 40
- Cinta de montajecant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la recepción de obras al menos 3 semanas antes. Registra cada pieza con artista, título, medidas, técnica, valor declarado y fotografía para evitar errores en el catálogo y en las tarjetas de lote.
- Redacta las condiciones de la subasta antes de abrir las inscripciones. Indica quién puede pujar, cuándo y cómo se paga, si existe una comisión, cuándo se retiran las obras y qué ocurre con las pujas impagadas.
- Comprueba el seguro con al menos 14 días de antelación y confirma por escrito qué cubre durante el transporte, el montaje, la exposición y la recogida. Las paredes de exposición, peanas y separadores deben estar colocados antes de que lleguen las obras.
- Cierra el número de asistentes y sus preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Encarga el catering según ese dato y reserva mesas, vajilla, copas y vasos; también deja una mesa de recepción separada de la zona de pujas.
- Haz una prueba técnica completa 1 día antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono inalámbrico, cables, regletas y terminales de caja; durante el evento, asigna una persona a los pagos y otra al registro de lotes adjudicados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una subasta de arte?
- Calcula entre 6 y 8 semanas para una subasta pequeña o mediana. Reserva el lugar y contacta con los artistas al principio, y deja las 2 últimas semanas para catálogo, promoción, inscripciones, voluntarios y pruebas técnicas.
- ¿Cuándo hay que cerrar el catálogo de una subasta de arte?
- Cierra el contenido definitivo entre 10 y 14 días antes del evento. Así puedes fotografiar las obras, asignar números de lote, revisar los datos y enviar o imprimir el catálogo sin cambios de última hora.
- ¿Cuántas obras hacen falta para una subasta de arte?
- No hay una cifra única, pero un programa manejable suele tener entre 20 y 40 lotes. Reserva aproximadamente 3 minutos por lote, incluyendo la descripción y la puja, para calcular la duración de la subasta.
- ¿Cuándo se preparan las tarjetas de puja y los números de lote?
- Prepáralos cuando el catálogo esté cerrado, normalmente entre 7 y 10 días antes. Imprime algunos números adicionales y verifica que cada tarjeta coincide con el registro de inscripción y con el método de pago previsto.
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