Zo organiseer je een kunstmarkt zonder last-minute chaos

Begin een kunstmarkt niet met versiering, maar met de locatie, datum en beschikbare ruimte. Werk daarna de kraamindeling en deelnemersvoorwaarden uit, zodat je weet hoeveel kramen, stroompunten en materialen nodig zijn. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, houd je één actuele deelnemerslijst bij en bevestig je elke kraamplek schriftelijk. In de laatste week controleer je vergunningen, weersverwachting, betalingen en bewegwijzering. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke plattegrond, herkenbare kraamnummers en een korte opbouwinstructie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Kraamindeling uitwerken
2 personen
3
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Aanmeldformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotietekst verspreiden
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Kraamplaatsen toewijzen
2 personen
11
Reserveringen bevestigen
12
Deelnemersinstructies versturen
2 personen
13
Vergunningdocumenten controleren
14
Stroompunten inventariseren
2 personen
15
Weersverwachting controleren
16
Definitieve deelnemers bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Materialen ophalen
3 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Kraamnummers printen
22
Plattegrond printen
23
Bewegwijzering printen
24
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
25
EHBO-set controleren
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Terrein vrijmaken
4 personen
28
Kramen opbouwen
6 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
31
Decoratie ophangen
3 personen
32
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
33
Infobalie inrichten
2 personen
34
Cateringtafel inrichten
3 personen
35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
36
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

37
Deelnemers ontvangen
3 personen
38
Kramen aan deelnemers toewijzen
2 personen
39
Naambadges uitdelen
2 personen
40
Kraamopstellingen controleren
3 personen
41
Infobalie bemannen
2 personen
42
Bezoekers verwelkomen
2 personen
43
Programma toelichten
44
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
45
Koffie en thee serveren
2 personen
46
Hapjes serveren
2 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Cateringtafel schoonhouden
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten controleren
51
Route vrijhouden
52
Verlichting controleren
53
Voorraad controleren
54
Bezoekers informeren over sluiting
55
Deelnemers uitchecken
2 personen
56
Kassa afsluiten
2 personen
57
Kunstwerken veilig laten inpakken
3 personen

Nazorg

58
Kramen afbreken
6 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
64
Terrein schoonmaken
4 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Materialen retourneren
3 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
68
Restanten opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Kraamtafelsaantal 30
Partytentenaantal 15
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 10
Infobalie
Kledingrekkenaantal 6
Presentatiepanelenaantal 20
Afzetpalenaantal 12
Transportkarrenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 10
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 35
Vlaggenlijnenaantal 12
Kraamnummersaantal 30
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Stoepbordenaantal 6
Bewegwijzeringsbordenaantal 12
Infobordenaantal 4
Kleefhakenaantal 50

Apparatuur

Kassaaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelgotenaantal 20
Koelboxenaantal 8
Handlampenaantal 6
Mobiele speakersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 20
Lichtsnoerenaantal 10
Batterijenaantal 40

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Scharenaantal 8
Krattenaantal 20
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Papieren handdoekdispensersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
EHBO-set
Gereedschapskoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kraamindeling voordat je deelnemers definitief bevestigt. Reserveer loopruimte, plaats de infobalie bij de ingang en noteer per kraam of een stroompunt nodig is.
Stuur deelnemersinstructies uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld aankomsttijd, kraamnummer, laad- en losplek, beschikbare tafelruimte en wat zij zelf moeten meenemen.
Controleer vergunningdocumenten en stroompunten in de laatste 2 weken opnieuw. Tel verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten per zone; losse kabels op een publieksroute veroorzaken direct problemen.
Print kraamnummers, badges, de plattegrond en bewegwijzering minimaal 2 dagen vooraf. Neem extra exemplaren mee: reken op minstens 10 procent reserve voor beschadiging of wijzigingen.
Bereid kassa en wisselgeld de dag vóór de markt voor en test elk pinapparaat. Leg een eenvoudige registratie klaar voor storingen en wijs één persoon aan die betalingen en vragen bij de infobalie opvangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, deelnemersvoorwaarden en vergunningen. Open de aanmeldingen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de markt de kraamindeling en definitieve deelnemers kunt vastleggen.
Hoeveel ruimte heb je nodig per kraam op een kunstmarkt?: Plan niet alleen de tafel, maar ook ongeveer 1 meter werk- en presentatieruimte vóór de kraam. Tel daarnaast brede looppaden, een infobalie en ruimte voor wachtrijen mee voordat je het aantal deelnemers vastlegt.
Wanneer moet je deelnemers van hun kraamplek informeren?: Stuur het kraamnummer, de plattegrond en de praktische instructies uiterlijk 7 dagen voor de kunstmarkt. Bevestig eventuele wijzigingen nog een keer 24 tot 48 uur voor de opbouw.
Hoe regel je stroom op een kunstmarkt?: Maak uiterlijk 2 weken vooraf een overzicht van alle stroomgebruikers en beschikbare stroompunten. Gebruik verlengkabels en stekkerdozen alleen binnen de afgesproken zones en dek kabels op looproutes af met kabelgoten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.