Kunstmarkt organisieren: von der Anmeldung bis zum Abbau
Bei einem Kunstmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Kläre zuerst Datum, Ort und Teilnahmebedingungen, bevor du Anmeldungen veröffentlichst. Danach folgen Standplanung, Genehmigungen, Strombedarf und die Informationen für alle Ausstellenden. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Teilnehmerzahl, Material, Beschilderung und Wechselgeld – gerade diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Standlayout ausarbeiten
2 Personen
- 3
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular veröffentlichen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbetext verbreiten
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Teilnehmerliste aktualisieren
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 11
Reservierungen bestätigen
- 12
Teilnehmeranweisungen versenden
2 Personen
- 13
Genehmigungsunterlagen prüfen
- 14
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Endgültige Teilnehmer bestätigen
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Materialien abholen
3 Personen
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Standnummern drucken
- 22
Lageplan drucken
- 23
Beschilderung drucken
- 24
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 25
Erste-Hilfe-Set prüfen
- 26
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 27
Gelände freimachen
4 Personen
- 28
Stände aufbauen
6 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 31
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 32
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 33
Infostand einrichten
2 Personen
- 34
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 36
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
- 37
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 38
Stände den Teilnehmenden zuweisen
2 Personen
- 39
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 40
Standaufstellungen kontrollieren
3 Personen
- 41
Infostand besetzen
2 Personen
- 42
Besucher begrüßen
2 Personen
- 43
Programm vorstellen
- 44
Künstler unterstützen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 46
Snacks servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Cateringtisch sauber halten
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Toiletten kontrollieren
- 51
Route freihalten
- 52
Beleuchtung kontrollieren
- 53
Bestand prüfen
- 54
Besucher über Schließung informieren
- 55
Teilnehmer auschecken
2 Personen
- 56
Kasse abschließen
2 Personen
- 57
Kunstwerke sicher verpacken lassen
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Stände abbauen
6 Personen
- 59
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Geräte ausschalten
2 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 64
Gelände reinigen
4 Personen
- 65
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 66
Materialien zurückgeben
3 Personen
- 67
Fundsachen sammeln
- 68
Reste verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MessetischeAnz. 30
- PartyzelteAnz. 15
- StühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 10
- Infostand
- KleiderständerAnz. 6
- PräsentationspaneeleAnz. 20
- AbsperrpfostenAnz. 12
- TransportwagenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 150
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 10
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 35
- WimpelkettenAnz. 12
- StandnummernAnz. 30
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- AufstellerAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 4
- KlebehakenAnz. 50
Ausstattung
- KasseAnz. 2
- KartenlesegeräteAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- KabelkanäleAnz. 20
- KühlboxenAnz. 8
- HandlampenAnz. 6
- Mobile LautsprecherAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 20
- LichterkettenAnz. 10
- BatterienAnz. 40
Küche
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- ScherenAnz. 8
- KistenAnz. 20
- KühlelementeAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- PapierhandtuchspenderAnz. 4
- DesinfektionsspenderAnz. 6
- Erste-Hilfe-Set
- WerkzeugkofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Standgrößen und Wege fest, bevor du Plätze vergibst. Zeichne das Standlayout früh ein und prüfe, ob Tische, Präsentationspaneele und mindestens ein Infostand tatsächlich in den Raum passen.
- Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Bestätige die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Tage vorher und erfasse dabei auch Ernährungswünsche, Stromanschlüsse und besondere Aufbauanforderungen.
- Schicke Teilnehmeranweisungen mindestens 7 Tage vorher. Nenne darin Aufbauzeit, Standnummer, Zufahrt, Lageplan und den Umgang mit Verlängerungskabeln und Kabelkanälen.
- Drucke Lageplan, Wegweiser, Standnummern und Namensschilder erst nach der letzten Platzänderung. Eine Reserve von etwa 10 Prozent bei Namensschildern und Aufstellern verhindert hektische Nacharbeit.
- Bereite Kasse und Kartenlesegeräte am Vortag vor und prüfe Wechselgeld, Ladezustand und Verbindung. Kontrolliere außerdem das Erste-Hilfe-Set und die Wettervorhersage spätestens am Morgen vor dem Aufbau.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Kunstmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Ort und Teilnahmebedingungen festlegen, Genehmigungsunterlagen prüfen, Anmeldungen sammeln und das Standlayout ohne Zeitdruck erstellen.
- Wann sollte man die Anmeldung für einen Kunstmarkt schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit du Standplätze, Reservierungen und Stromanschlüsse planen kannst. Die endgültige Teilnehmerliste sollte 3 bis 5 Tage vorher feststehen.
- Wie viele Tische braucht man für einen Kunstmarkt?
- Das hängt von der bestätigten Zahl der Stände und der vereinbarten Standgröße ab. Plane erst nach Abschluss der Anmeldungen und rechne zusätzlich mit mindestens 1 bis 2 Tischen für den Infostand, die Kasse oder gemeinschaftliche Bereiche.
- Was muss man für einen Kunstmarkt am Vortag vorbereiten?
- Bereite Standnummern, Namensschilder, Lageplan, Beschilderung, Kasse und Wechselgeld am Vortag vor. Prüfe außerdem Mobiliar, Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Erste-Hilfe-Set und die Wettervorhersage.
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