Organiser un marché de l’art, étape par étape

Un marché de l’art se prépare d’abord sur plan, puis avec les exposants. Commence par confirmer la date et le lieu, répartir les stands et rédiger des conditions de participation claires. Les inscriptions, les autorisations et les besoins électriques doivent être suivis dans une liste unique. Dans les derniers jours, concentre-toi sur les confirmations, la signalétique, la caisse, l’accueil et la météo : ce sont les points souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer la répartition des stands
2 personnes
3
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Diffuser le texte promotionnel
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Attribuer les emplacements de stand
2 personnes
11
Confirmer les réservations
12
Envoyer les instructions aux participants
2 personnes
13
Vérifier les documents d'autorisation
14
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Confirmer les participants définitifs
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer le matériel
3 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les numéros de stand
22
Imprimer le plan de salle
23
Imprimer la signalisation
24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
25
Vérifier la trousse de premiers secours
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Dégager le site
4 personnes
28
Monter les stands
6 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
34
Installer la table traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

37
Accueillir les participants
3 personnes
38
Attribuer les stands aux participants
2 personnes
39
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
40
Vérifier les installations de stand
3 personnes
41
Tenir le stand d’information
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
2 personnes
43
Présenter le programme
44
Soutenir les artistes
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Maintenir la table de restauration propre
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Dégager le parcours
52
Vérifier l'éclairage
53
Vérifier les stocks
54
Informer les visiteurs de la fermeture
55
Faire le check-out des participants
2 personnes
56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Faire emballer les œuvres en toute sécurité
3 personnes

Suivi

58
Démonter les stands
6 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Retourner les matériels
3 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Ranger les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 30
Tentes de réceptionqté 15
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 10
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 6
Panneaux de présentationqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Chariots de transportqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 10
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 8

Décoration

Nappesqté 35
Guirlandes de fanionsqté 12
Numéros des standsqté 30
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Chevalets de trottoirqté 6
Panneaux de signalisationqté 12
Panneaux d’informationqté 4
Crochets adhésifsqté 50

Équipement

Caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 20
Glacièresqté 8
Lampes de pocheqté 6
Enceintes mobilesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 20
Guirlandes lumineusesqté 10
Pilesqté 40

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Ciseauxqté 8
Caissesqté 20
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de serviettes en papierqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Trousse de premiers secours
Boîtes à outilsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la répartition des stands avant de publier l’inscription : indique les dimensions disponibles, l’accès électrique et le matériel fourni pour éviter de devoir déplacer les exposants ensuite.
Demande les besoins alimentaires et les besoins électriques dès l’inscription. Fais un point à J-14, puis confirme chaque demande avec la liste définitive des participants.
Envoie les consignes aux participants au moins 7 jours avant le marché : horaires d’arrivée, emplacement, accès, documents nécessaires et procédure de déchargement doivent tenir dans un même message.
Prépare la signalétique et le plan de salle avant la veille. Imprime les numéros de stand, les badges, le plan et les panneaux d’information en prévoyant quelques exemplaires de rechange.
Garde les vérifications finales pour une réunion à J-1 : météo, courses, matériel récupéré, monnaie, moyens de paiement, rallonges et trousse de premiers secours doivent être contrôlés point par point.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour un marché de l’art ?: Lance le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la date prévue. Prévois une date limite d’inscription à 3 semaines, puis garde les 14 derniers jours pour attribuer les emplacements et confirmer les participants.
Que faut-il envoyer aux exposants avant un marché de l’art ?: Envoie les horaires d’installation, l’adresse, le numéro de stand, les conditions de participation et les consignes d’accès au moins 7 jours avant. Ajoute les informations sur l’électricité et les documents d’autorisation demandés.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Prévois au minimum 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les panneaux, les numéros de stand et le bureau d’information. Ajoute du temps si le lieu nécessite un transport avec chariots ou une installation sous tentes.
Quand vérifier le matériel et la météo pour un marché de l’art ?: Vérifie les prévisions météo entre 48 et 72 heures avant, puis une dernière fois le matin même. Contrôle la veille les tentes, rallonges, multiprises, signalétique, caisse, monnaie et trousse de premiers secours.

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