Eine Kunstausstellung Schritt für Schritt organisieren
Beginne bei einer Kunstausstellung nicht mit der Werbung, sondern mit Raum, Termin und dem verfügbaren Bestand an Kunstwerken. Danach folgen Künstlerkontakte, Ausstellungsplan, Einladungen und die organisatorischen Details für Transport, Catering und Eröffnung. In den letzten Tagen zählen genaue Maße, Beschriftungen und ein sauberer Aufbau. Besonders häufig fehlen rechtzeitig geprüfte Versicherungsvereinbarungen, vollständige Preisinformationen und passende Aufhängepunkte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ausstellungsraum reservieren
- 2
Ausstellungsdatum bestätigen
- 3
Künstler einladen
- 4
Kunstwerke inventarisieren
2 Personen
- 5
Künstlerinformationen sammeln
- 6
Arbeitsbeschreibungen sammeln
- 7
Preisinformationen sammeln
- 8
Ausstellungsplan erstellen
2 Personen
- 9
Einladungen gestalten
- 10
Einladungen verschicken
- 11
Werbetext schreiben
- 12
Ausstellung online veröffentlichen
- 13
Lokale Werbung verteilen
2 Personen
- 14
Anmeldungen bearbeiten
- 15
Ernährungswünsche erfassen
- 16
Catering reservieren
- 17
Kunsttransport abstimmen
2 Personen
- 18
Eröffnungsredner bestätigen
- 19
Versicherungsvereinbarungen prüfen
- 20
Technikraum kontrollieren
2 Personen
- 21
Kunstwerke entgegennehmen
3 Personen
- 22
Kunstwerke registrieren
2 Personen
- 23
Saal gründlich reinigen
3 Personen
- 24
Wände und Aufhängepunkte messen
2 Personen
- 25
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
- 26
Skulpturen aufstellen
3 Personen
- 27
Beschriftungen anbringen
2 Personen
- 28
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 29
Beleuchtung einstellen
2 Personen
- 30
Infotisch einrichten
2 Personen
- 31
Catering bereitstellen
3 Personen
- 32
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 33
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 34
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 35
Namensaufkleber bereitlegen
- 36
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
Event
- 37
Türen öffnen
2 Personen
- 38
Besucher empfangen
2 Personen
- 39
Anmeldungen erfassen
2 Personen
- 40
Besucher informieren
2 Personen
- 41
Eröffnungsrede halten
- 42
Künstler vorstellen
- 43
Snacks servieren
3 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Kaffee und Tee nachfüllen
- 46
Galerieraum kontrollieren
2 Personen
- 47
Abfall zwischendurch entfernen
- 48
Verkaufsinformationen aktualisieren
- 49
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 50
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 51
Kunstwerke sichern
2 Personen
- 52
Catering aufräumen
3 Personen
- 53
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 54
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 55
Kunstwerke abbauen
4 Personen
- 56
Kunstwerke verpacken
3 Personen
- 57
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
- 58
Saal reinigen
3 Personen
- 59
Abfall vollständig entsorgen
2 Personen
- 60
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 61
Restbestand verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 6
- HockerAnz. 12
- TischdeckenAnz. 6
- TrennwändeAnz. 4
Präsentation
- AusstellungswändeAnz. 8
- PodesteAnz. 6
- VitrinenAnz. 3
- AufhängeschienenAnz. 12
- BilderhakenAnz. 40
- StahlseileAnz. 40
- WanddübelAnz. 40
- SchraubenAnz. 40
- TischaufstellerAnz. 10
- Kunstwerk-EtikettenAnz. 40
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 10
- KünstlerschilderAnz. 40
- PreislisteAnz. 10
- SchutzfolieAnz. 2
Ausstattung
- LED-SpotsAnz. 16
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelbrückenAnz. 6
- AkkuschrauberAnz. 2
- WasserwaagenAnz. 2
- LeiternAnz. 2
- HandtransportwagenAnz. 2
- Präsentationsbildschirm
- Laptop
- Mikrofon
- Mikrofonständer
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- ServierplattenAnz. 60
- DesserttellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 12
- KaraffenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- TablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 2
- ZangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
Registrierung
- AnmeldeformulareAnz. 100
- NamensaufkleberAnz. 100
- KugelschreiberAnz. 20
- BesucherbuchAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 4
- Kassabox
- Wechselgeldkasten
- Kartenterminal
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 6
- TischdekorationAnz. 6
- Weißes PapierAnz. 2
- Schwarze MarkerAnz. 10
- Doppelseitiges KlebebandAnz. 4
- AbdeckbandAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- Ersatz-LED-LampenAnz. 10
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 20
- HandfegerAnz. 3
- ToilettenbürstenAnz. 2
Transport
- UmzugsdeckenAnz. 20
- LuftpolsterfolieAnz. 2
- UmzugskartonsAnz. 20
- SpanngurteAnz. 8
- EtikettenAnz. 100
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Ausstellungsraum und bestätige das Datum zuerst. Plane danach die Frist für Einladungen und Werbung so, dass Besucher mindestens zwei bis drei Wochen vorher informiert werden.
- Erstelle den Ausstellungsplan erst, wenn Maße von Wänden und Aufhängepunkten vorliegen. Berücksichtige dabei auch Trennwände, Vitrinen, Podeste und ausreichend Abstand zwischen den Werken.
- Sammle pro Kunstwerk Künstlername, Titel, Beschreibung und Preis in einer gemeinsamen Liste. Erstelle die Etiketten und die Preisliste erst nach einer letzten Prüfung, damit am Eröffnungstag keine widersprüchlichen Angaben ausliegen.
- Stimme den Kunsttransport frühzeitig mit den beteiligten Künstlern ab und registriere jedes Werk bei der Anlieferung. Schutzfolie, Handtransportwagen und eine sichere Ablage verhindern Schäden während des Auf- und Umbaus.
- Kontrolliere vor dem Aufhängen Licht, Technik und Sicherheit im Raum. LED-Spots, Kabelbrücken, Leitern und Wasserwaagen sollten vor Beginn bereitliegen; nach dem Aufbau bleibt Zeit für einen Rundgang aus Besuchersicht.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kunstausstellung organisieren?
- Starte mindestens acht bis zwölf Wochen vor dem Eröffnungstermin. Raum, Künstler, Versicherungsfragen und Kunsttransport brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Beschriftungen.
- Wann sollte man Einladungen für eine Kunstausstellung verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise zwei bis drei Wochen vor der Eröffnung. Für lokale Werbung solltest du zusätzlich mindestens sieben Tage für Verteilung und Nachdruck einplanen.
- Wie plant man die Hängung einer Kunstausstellung?
- Miss Wände und Aufhängepunkte vor der endgültigen Planung und ordne die Werke anschließend im Grundriss an. Plane pro Wand mehrere Minuten für Ausrichtung und Abstand ein und halte Bilderhaken, Stahlseile und eine Wasserwaage bereit.
- Was muss man für die Eröffnung einer Kunstausstellung vorbereiten?
- Bestätige spätestens eine Woche vorher den Eröffnungsredner, das Catering und die Technik. Erfasse bis dahin auch Anmeldungen und Ernährungswünsche, damit Sitzplätze, Stehtische und Verpflegung passend vorbereitet werden können.
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