Organiser une exposition d’art, étape par étape
Une exposition d’art se prépare d’abord sur le papier, puis dans la salle. Commencez par réserver l’espace et confirmer la date, avant d’inviter les artistes et d’inventorier les œuvres. Les informations souvent oubliées sont les dimensions, les prix, les besoins techniques et les conditions d’assurance. Prévoyez ensuite le transport, le plan d’accrochage et la communication, avec une vraie marge avant l’ouverture pour corriger les derniers problèmes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver l'espace d'exposition
- 2
Confirmer la date de l’exposition
- 3
Inviter les artistes
- 4
Inventorier les œuvres
2 personnes
- 5
Collecter les informations des artistes
- 6
Rassembler les fiches de poste
- 7
Collecter les informations sur les prix
- 8
Créer le plan de l'exposition
2 personnes
- 9
Concevoir les invitations
- 10
Envoyer les invitations
- 11
Rédiger le texte publicitaire
- 12
Publier l’exposition en ligne
- 13
Diffuser la communication locale
2 personnes
- 14
Traiter les inscriptions
- 15
Recueillir les besoins alimentaires
- 16
Réserver le catering
- 17
Coordonner le transport des œuvres d’art
2 personnes
- 18
Confirmer l’orateur d’ouverture
- 19
Vérifier les accords d’assurance
- 20
Vérifier la salle technique
2 personnes
- 21
Réceptionner les œuvres d’art
3 personnes
- 22
Enregistrer les œuvres d’art
2 personnes
- 23
Nettoyer la salle en profondeur
3 personnes
- 24
Mesurer les murs et les points d’accroche
2 personnes
- 25
Accrocher les œuvres
4 personnes
- 26
Installer les sculptures
3 personnes
- 27
Valider les légendes
2 personnes
- 28
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
- 29
Régler l’éclairage
2 personnes
- 30
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 31
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 32
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 34
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 35
Préparer les étiquettes nominatives
- 36
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Événement
- 37
Ouvrir les portes
2 personnes
- 38
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 39
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
- 40
Informer les visiteurs
2 personnes
- 41
Faire le discours d’ouverture
- 42
Présenter les artistes
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Réapprovisionner le café et le thé
- 46
Vérifier l’espace de la galerie
2 personnes
- 47
Évacuer les déchets au fur et à mesure
- 48
Mettre à jour les informations de vente
- 49
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 50
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
- 51
Sécuriser les œuvres d'art
2 personnes
- 52
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 53
Faire la vaisselle
2 personnes
- 54
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 55
Démonter les œuvres d’art
4 personnes
- 56
Emballer les œuvres d’art
3 personnes
- 57
Renvoyer les œuvres d'art
3 personnes
- 58
Nettoyer la salle
3 personnes
- 59
Évacuer complètement les déchets
2 personnes
- 60
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 61
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 40
- Tables hautesqté 6
- Tabouretsqté 12
- Nappesqté 6
- Panneaux de séparationqté 4
Présentation
- Murs d’expositionqté 8
- Soclesqté 6
- Vitrinesqté 3
- Rails de suspensionqté 12
- Crochets pour tableauxqté 40
- Câbles en acierqté 40
- Prises muralesqté 40
- Visqté 40
- Présentoirs de tableqté 10
- Étiquettes des œuvresqté 40
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux de signalisationqté 10
- Cartes d'artistesqté 40
- Listes de prixqté 10
- Film de protectionqté 2
Équipement
- Projecteurs LEDqté 16
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passages de câblesqté 6
- Perceuses-visseuses sans filqté 2
- Niveaux à bulleqté 2
- Échellesqté 2
- Chariots de transport manuelqté 2
- Écran de présentation
- Ordinateur portable
- Microphone
- Pied de microphone
Vaisselle
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 60
- Plateauxqté 60
- Assiettes à dessertqté 100
- Fourchettesqté 100
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Plateauxqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 2
Inscription
- Formulaires d'inscriptionqté 100
- Étiquettes nominativesqté 100
- Stylos à billeqté 20
- Livre d'orqté 2
- Presse-papiersqté 4
- Caisse
- Petit bac à monnaie
- Terminal de paiement
Décoration
- Compositions floralesqté 6
- Décoration de tableqté 6
- Papier blancqté 2
- Marqueurs noirsqté 10
- Ruban adhésif double faceqté 4
- Ruban de masquageqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LED de rechangeqté 10
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Balais à mainqté 3
- Brosses de toilettesqté 2
Transport
- Couvertures de déménagementqté 20
- Film à bullesqté 2
- Cartons de déménagementqté 20
- Sangles d'arrimageqté 8
- Étiquettesqté 100
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le plan de travail au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture : date, espace, artistes invités et informations à collecter doivent être confirmés avant de lancer les invitations.
- Pour chaque œuvre, notez dès sa réception le nom de l’artiste, le titre, les dimensions, le prix et son emplacement prévu. Un inventaire incomplet ralentit l’étiquetage et provoque des erreurs le jour du montage.
- Mesurez chaque mur et chaque point d’accroche avant de concevoir le parcours. Gardez environ 10 à 20 cm entre deux œuvres lorsque la salle doit rester lisible et accessible.
- Réservez le transport et vérifiez l’assurance avant l’arrivée des œuvres, idéalement 2 à 3 semaines à l’avance. Confirmez aussi qui réceptionne, enregistre et déplace les pièces sur place.
- Terminez la communication au moins 10 jours avant l’exposition, puis consacrez la dernière journée au nettoyage, aux tests techniques et à l’accrochage final plutôt qu’à la recherche d’informations manquantes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une exposition d’art ?
- Prévoyez généralement 6 à 8 semaines pour une exposition simple, et davantage si plusieurs artistes ou un transport spécialisé sont prévus. Les invitations et la communication doivent partir au moins 10 jours avant l’ouverture.
- Quand faut-il accrocher les œuvres d’une exposition ?
- L’accrochage se fait idéalement la veille ou 1 à 2 jours avant l’ouverture, après le nettoyage et la réception de toutes les œuvres. Gardez quelques heures pour ajuster les hauteurs, l’éclairage et les étiquettes.
- Quelles informations demander aux artistes ?
- Demandez au minimum le nom à afficher, une courte biographie, les titres, dimensions, techniques et prix des œuvres. Fixez une date limite, environ 3 semaines avant l’exposition, afin de terminer le plan et les supports imprimés.
- Quand réserver le transport des œuvres d’art ?
- Réservez-le au moins 2 à 3 semaines avant la réception prévue, après avoir confirmé les dimensions, le nombre de pièces et les conditions d’assurance. Confirmez l’horaire et la personne responsable de la livraison quelques jours avant.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !