Zo organiseer je een kunstboekenbeurs

Een kunstboekenbeurs organiseren begint niet bij de promotie, maar bij de indeling en de afspraken met standhouders. Leg eerst datum, locatie en deelnemersvoorwaarden vast. Daarna bouw je de beurs stap voor stap op: aanmeldingen verwerken, stands toewijzen, het programma bevestigen en bezoekersregistratie openen. Reserveer tijd voor drukwerk, techniek en opbouw; juist daar ontstaan op de dag zelf de meeste vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Reserveringen voor locatie maken
3
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
4
Aanmeldformulier voor standhouders maken
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Kunstboekhandelaren benaderen
2 personen
7
Kunstenaars en uitgevers benaderen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Standhouders bevestigen
2 personen
10
Dieetwensen van deelnemers verzamelen
11
Bezoekersregistratie openen
12
Plattegrond van beursvloer maken
2 personen
13
Standnummers toewijzen
2 personen
14
Programma met lezingen samenstellen
2 personen
15
Sprekers en signerende auteurs bevestigen
16
Promotie op sociale media plaatsen
17
Persbericht versturen
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Prijs- en standhouderslijsten maken
2 personen
20
Vrijwilligers voor publieksbalie inroosteren
21
Catering bestellen
22
Techniek voor presentaties testen
2 personen
23
Boekentafels en stoelen controleren
2 personen
24
Drukwerk laten maken
25
Boodschappenlijst controleren
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Standhouders praktische informatie sturen
28
Registratielijsten en badges printen
2 personen
29
Dranken koelen
2 personen
30
Materialen naar locatie brengen
3 personen
31
Locatie openen en controleren
2 personen
32
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen en leesplekken plaatsen
3 personen
35
Standnummers ophangen
2 personen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Registratiebalie inrichten
2 personen
38
Cateringpunt inrichten
2 personen
39
Presentatieruimte inrichten
3 personen
40
Verlichting en kabels controleren
2 personen

Event

41
Standhouders ontvangen
3 personen
42
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
43
Boekentafels controleren
3 personen
44
Publieksbalie openen
2 personen
45
Bezoekers ontvangen
3 personen
46
Bezoekers registreren
2 personen
47
Programma en plattegrond uitdelen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Hapjes aanvullen
2 personen
51
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
52
Lezing eerste spreker begeleiden
2 personen
53
Signeersessie begeleiden
2 personen
54
Buffet en drankpunt bijhouden
2 personen
55
Lezing tweede spreker begeleiden
2 personen
56
Verkochte boeken laten afrekenen
2 personen
57
Publieksbalie sluiten
2 personen
58
Standhouders uitchecken
3 personen
59
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

60
Boeken en materialen inpakken
4 personen
61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
62
Servies en keukenspullen afwassen
2 personen
63
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
64
Locatie schoonmaken
4 personen
65
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven catering opruimen
2 personen
68
Gevonden voorwerpen registreren
69
Standhouders borg en materialen afhandelen
2 personen
70
Bezoekersvragen na afloop beantwoorden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 32
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Boekenkastenaantal 8
Afzetpalenaantal 12
Opbergkrattenaantal 24
Tafelkleedaantal 32

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 3
Kassa
Geldkist
Labelprinter

Verlichting

Bureaulampenaantal 16
Lichtslingersaantal 6
LED-lampenaantal 12

Decoratie

Standnummerbordenaantal 32
Richtingpijlenaantal 20
Programmabordenaantal 6
Postersaantal 20
Sierplantenaantal 12
Fotolijstenaantal 10

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, deelnemersvoorwaarden en het aanmeldformulier. Geef standhouders een vaste sluitingsdatum, zodat je niet tegelijk de plattegrond en de deelnemerslijst blijft aanpassen.
Maak de plattegrond zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn. Wijs elke stand een nummer toe en controleer of boekentafels, stoelen, looproutes en eventuele boekenkasten samen passen zonder smalle doorgangen.
Plan lezingen en signeermomenten in blokken van 30 tot 45 minuten. Bevestig sprekers en auteurs schriftelijk en test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en microfoon uiterlijk een week vooraf.
Open de bezoekersregistratie minimaal 3 weken voor de beurs en zet een publieksbalie klaar met registratiegegevens, standnummerborden en prijs- en standhouderslijsten. Rooster daar minstens 2 vrijwilligers per druk tijdvak in.
Bestel catering pas nadat je het deelnemersaantal en de dieetwensen hebt verzameld. Reken voor koffie en thee niet alleen kopjes en glazen, maar controleer ook schenkkan, serveerschalen, koelboxen, bestek en betaalterminals.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstboekenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je standhouders benaderen, aanmeldingen verwerken, een programma samenstellen en drukwerk tijdig laten maken.
Wanneer maak je de plattegrond van een kunstboekenbeurs?: Maak een eerste plattegrond zodra de eerste standhouders zijn bevestigd en werk die uiterlijk 2 weken voor de beurs definitief uit. Geef daarna pas standnummers en definitieve informatie door.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een kunstboekenbeurs?: Plan minimaal 2 vrijwilligers tegelijk bij de publieksbalie tijdens de drukste uren. Voeg daarnaast per programmaonderdeel iemand toe voor microfoon, beamer en ontvangst van sprekers.
Wanneer test je de techniek voor lezingen op een kunstboekenbeurs?: Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk 7 dagen vooraf. Doe op de opbouwdag nog een korte volledige test in de zaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.