Organiser un salon du livre d’art, étape par étape

Un salon du livre d’art se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et des conditions de participation claires. Ensuite, il faut recruter les libraires, artistes et éditeurs, traiter les inscriptions et construire le plan des stands. Le programme des conférences et des dédicaces vient avant la communication finale. Les oublis les plus fréquents concernent la technique, l’accueil du public, l’alimentation et les informations visibles sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Faire des réservations pour le lieu
3
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
4
Créer le formulaire d’inscription pour les exposants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Contacter les libraires d’art
2 personnes
7
Contacter les artistes et les éditeurs
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Confirmer les exposants
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires des participants
11
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
12
Créer le plan du hall d’exposition
2 personnes
13
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
14
Composer un programme de conférences
2 personnes
15
Confirmer les intervenants et les auteurs en dédicace
16
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
17
Envoyer le communiqué de presse
18
Concevoir la signalétique
19
Créer les listes de prix et d’exposants
2 personnes
20
Planifier les bénévoles pour l’accueil du public
21
Commander le catering
22
Tester la technique pour les présentations
2 personnes
23
Vérifier les tables et chaises pour livres
2 personnes
24
Faire réaliser les imprimés
25
Vérifier la liste des courses
26
Faire les courses
2 personnes
27
Envoyer des informations pratiques aux exposants
28
Imprimer les listes d’inscription et les badges
2 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
31
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
32
Dégager les sorties de secours
2 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises et les espaces de lecture
3 personnes
35
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
38
Aménager le point de restauration
2 personnes
39
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
40
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes

Événement

41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
43
Vérifier les tables de livres
3 personnes
44
Ouvrir l'accueil du public
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
47
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
51
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
52
Accompagner l'intervention du premier orateur
2 personnes
53
Encadrer la séance de dédicaces
2 personnes
54
Gérer le buffet et le point boissons
2 personnes
55
Encadrer la présentation du deuxième intervenant
2 personnes
56
Faire encaisser les livres vendus
2 personnes
57
Fermer l’accueil du public
2 personnes
58
Faire le check-out des exposants
3 personnes
59
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

60
Emballer les livres et le matériel
4 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
62
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
2 personnes
63
Collecter et trier les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Gérer la caution et le matériel des exposants
2 personnes
70
Répondre aux questions des visiteurs après l'événement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Bibliothèquesqté 8
Poteaux de balisageqté 12
Caisses de rangementqté 24
Nappeqté 32

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Caisse
Caisse
Imprimante d'étiquettes

Éclairage

Lampes de bureauqté 16
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 32
Flèches directionnellesqté 20
Panneaux du programmeqté 6
Affichesqté 20
Plantes d’ornementqté 12
Cadres photoqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez ensuite au moins 8 semaines pour recueillir les candidatures, confirmer les exposants et attribuer les numéros de stand.
Préparez les conditions de participation et le formulaire avant d’envoyer les invitations. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, les contraintes de mobilier et les informations nécessaires aux listes d’exposants.
Dessinez le plan du hall après confirmation des exposants, pas avant. Prévoyez la circulation entre les tables, les bibliothèques et les espaces de conférence, puis transmettez à chaque participant son numéro de stand.
Bloquez le programme des conférences et les auteurs en dédicace au moins 4 semaines avant le salon. Testez ensuite l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les rallonges avant l’arrivée du public.
Ne gardez pas la signalétique et l’accueil pour le dernier jour. Faites imprimer les panneaux numérotés, les listes de prix et les listes d’exposants au moins 7 jours à l’avance, puis planifiez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du livre d’art ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, recruter les exposants, traiter les inscriptions, confirmer les intervenants et organiser la communication.
Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont confirmés, généralement 8 semaines avant le salon. Fixez une date limite 3 à 4 semaines avant l’événement pour avoir le temps de construire le plan des stands.
Quand tester la technique des conférences ?: Faites un test complet au moins 7 jours avant, puis une vérification rapide le matin même. Contrôlez notamment l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, l’enceinte et les multiprises.
Quand commander le catering pour un salon du livre d’art ?: Passez la commande 7 à 10 jours avant le salon, après avoir recueilli les besoins alimentaires des participants. Ajustez les quantités dès que les exposants et les intervenants sont définitivement confirmés.

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